{"id":153808,"date":"2026-11-04T14:36:21","date_gmt":"2026-11-04T14:36:21","guid":{"rendered":"https:\/\/mentorday.es\/wikitips\/?p=153808"},"modified":"2026-11-05T08:56:47","modified_gmt":"2026-11-05T08:56:47","slug":"como-justificar-idi-empresa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/mentorday.es\/wikitips\/como-justificar-idi-empresa\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo justificar la I+D+i de tu empresa: gu\u00eda pr\u00e1ctica para documentar proyectos, gastos y personal investigador"},"content":{"rendered":"\t\t
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Aprende a demostrar que tu empresa realiza investigaci\u00f3n, desarrollo e innovaci\u00f3n tecnol\u00f3gica, conservar las evidencias adecuadas y preparar la documentaci\u00f3n necesaria para acceder a incentivos fiscales, subvenciones y financiaci\u00f3n.<\/strong><\/p><\/blockquote>

Gu\u00eda pr\u00e1ctica para emprendedores, startups y pymes. Actualizada: noviembre de 2026.<\/em><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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\u00bfPor qu\u00e9 es tan importante demostrar la innovaci\u00f3n?<\/h2>

Imagina que llevas un a\u00f1o desarrollando un producto innovador. Has invertido dinero, contratado profesionales, realizado pruebas y conseguido resultados interesantes.<\/p>

Un d\u00eda descubres que podr\u00edas acceder a incentivos fiscales por I+D+i o solicitar una ayuda p\u00fablica.<\/p>

Pero cuando te piden documentaci\u00f3n aparecen las dificultades:<\/p>

  • No recuerdas exactamente cu\u00e1ndo empezaron determinadas actividades.<\/p><\/li>

  • No puedes demostrar cu\u00e1ntas horas dedic\u00f3 cada trabajador.<\/p><\/li>

  • Las facturas no indican a qu\u00e9 experimentos corresponden.<\/p><\/li>

  • Has perdido resultados de pruebas anteriores.<\/p><\/li>

  • No has documentado los problemas t\u00e9cnicos que tuviste que resolver.<\/p><\/li>

  • No sabes diferenciar qu\u00e9 actividades fueron realmente I+D+i.<\/p><\/li><\/ul>

    El problema no es necesariamente que tu empresa no haya innovado. El problema es que no puedes demostrar suficientemente qu\u00e9 hizo, c\u00f3mo lo hizo y cu\u00e1nto le cost\u00f3.<\/strong><\/p>

    La buena noticia es que puedes evitar esta situaci\u00f3n desde el primer d\u00eda, sin grandes inversiones y utilizando herramientas sencillas.<\/p>

    Esta gu\u00eda te ense\u00f1ar\u00e1 a hacerlo.<\/p>

    1. \u00bfQu\u00e9 significa justificar un proyecto de I+D+i?<\/h2>

    Justificar un proyecto de investigaci\u00f3n, desarrollo e innovaci\u00f3n tecnol\u00f3gica significa reunir evidencias suficientes para que una persona independiente pueda comprender y verificar:<\/p>

    1. Qu\u00e9 problema cient\u00edfico o tecnol\u00f3gico quer\u00edas resolver.<\/p><\/li>

    2. Qu\u00e9 conocimientos o soluciones exist\u00edan antes.<\/p><\/li>

    3. Qu\u00e9 novedad o avance pretend\u00edas conseguir.<\/p><\/li>

    4. Qu\u00e9 actividades realizaste.<\/p><\/li>

    5. Qu\u00e9 dificultades t\u00e9cnicas encontraste.<\/p><\/li>

    6. Qu\u00e9 experimentos, pruebas y desarrollos llevaste a cabo.<\/p><\/li>

    7. Qu\u00e9 resultados obtuviste, incluidos los negativos.<\/p><\/li>

    8. Qu\u00e9 personas participaron y cu\u00e1nto tiempo dedicaron.<\/p><\/li>

    9. Qu\u00e9 gastos e inversiones corresponden a las actividades.<\/p><\/li>

    10. Qu\u00e9 documentaci\u00f3n demuestra todo lo anterior.<\/p><\/li><\/ol>

      La documentaci\u00f3n debe permitir reconstruir la historia t\u00e9cnica y econ\u00f3mica del proyecto.<\/strong><\/p>

      No basta con explicar que has creado algo novedoso. Necesitas demostrar c\u00f3mo lo desarrollaste.<\/p>

      Ejemplo: una empresa que fabrica alimentos<\/h3>

      Una peque\u00f1a empresa desarrolla un envase que pretende conservar determinados alimentos durante m\u00e1s tiempo.<\/p>

      Durante seis meses realiza pruebas con materiales, temperaturas y condiciones de conservaci\u00f3n.<\/p>

      Si no documenta el proceso:<\/strong> al terminar solo puede mostrar el envase final.<\/p>

      Si documenta correctamente:<\/strong> puede presentar las hip\u00f3tesis iniciales, materiales utilizados, resultados de laboratorio, pruebas fallidas, modificaciones, horas de los t\u00e9cnicos y costes de cada actividad.<\/p>

      La segunda empresa dispone de una base mucho m\u00e1s s\u00f3lida para analizar si existen actividades de I+D+i elegibles.<\/p>

      Pregunta para reflexionar:<\/strong> si ma\u00f1ana un evaluador te pidiera demostrar c\u00f3mo desarrollaste tu producto, \u00bfpodr\u00edas hacerlo con documentos o depender\u00edas de tus recuerdos?<\/p>

      2. \u00bfToda innovaci\u00f3n empresarial se considera I+D+i?<\/h2>

      No. Esta es una de las confusiones m\u00e1s frecuentes entre emprendedores.<\/p>

      Una actividad puede ser innovadora comercialmente y no cumplir los requisitos para considerarse investigaci\u00f3n y desarrollo o innovaci\u00f3n tecnol\u00f3gica a efectos fiscales.<\/p>

      En Espa\u00f1a, el art\u00edculo 35 de la Ley 27\/2014 del Impuesto sobre Sociedades establece las definiciones y requisitos aplicables.<\/p>

      Investigaci\u00f3n<\/h3>

      Consiste, en t\u00e9rminos legales, en una indagaci\u00f3n original y planificada orientada a descubrir nuevos conocimientos y mejorar la comprensi\u00f3n cient\u00edfica o tecnol\u00f3gica.<\/p>

      Ejemplo:<\/strong> investigar un nuevo material biodegradable cuyas propiedades todav\u00eda no se conocen suficientemente.<\/p>

      Desarrollo<\/h3>

      Supone aplicar conocimientos cient\u00edficos o tecnol\u00f3gicos para desarrollar nuevos materiales, productos, procesos o sistemas, o mejoras tecnol\u00f3gicas sustanciales de los existentes, conforme a los requisitos legales.<\/p>

      Ejemplo:<\/strong> desarrollar un prototipo experimental utilizando conocimientos cient\u00edficos para conseguir propiedades t\u00e9cnicas sustancialmente mejores.<\/p>

      Innovaci\u00f3n tecnol\u00f3gica<\/h3>

      Se refiere a actividades cuyo resultado es un avance tecnol\u00f3gico en la obtenci\u00f3n de nuevos productos o procesos de producci\u00f3n, o mejoras sustanciales de los existentes, seg\u00fan los criterios de la normativa fiscal.<\/p>

      Ejemplo:<\/strong> desarrollar un proceso de fabricaci\u00f3n tecnol\u00f3gicamente mejorado que cumpla los requisitos legales de novedad o mejora sustancial.<\/p>

      Actividades que no necesariamente son I+D+i fiscal<\/h3>

      • Crear una nueva p\u00e1gina web utilizando herramientas convencionales.<\/p><\/li>

      • Comprar maquinaria moderna.<\/p><\/li>

      • Instalar un programa de gesti\u00f3n comercial.<\/p><\/li>

      • Cambiar el dise\u00f1o est\u00e9tico de un producto.<\/p><\/li>

      • Adaptar un producto existente a las preferencias de un cliente.<\/p><\/li>

      • Realizar controles de calidad rutinarios.<\/p><\/li>

      • Resolver incidencias t\u00e9cnicas habituales.<\/p><\/li><\/ul>

        Estas actividades pueden generar mucho valor empresarial, pero eso no las convierte autom\u00e1ticamente en I+D+i elegible.<\/p>

        Importante:<\/strong> el uso de inteligencia artificial, blockchain, rob\u00f3tica o cualquier tecnolog\u00eda avanzada tampoco demuestra por s\u00ed solo que exista I+D+i.<\/p>

        Lo determinante es la naturaleza de las actividades, la novedad o avance tecnol\u00f3gico y el cumplimiento de los requisitos aplicables.<\/p>

        3. Los tres pilares de una justificaci\u00f3n documental s\u00f3lida<\/h2>

        Para preparar adecuadamente un proyecto conviene organizar la documentaci\u00f3n en tres bloques.<\/p>
        Pilar<\/th>Pregunta principal<\/th>Evidencias<\/th><\/tr>
        T\u00e9cnico<\/td>\u00bfQu\u00e9 hicimos y qu\u00e9 avance persegu\u00edamos?<\/td>Memorias, dise\u00f1os, experimentos, prototipos y resultados<\/td><\/tr>
        Econ\u00f3mico<\/td>\u00bfCu\u00e1nto cost\u00f3 cada actividad?<\/td>Facturas, n\u00f3minas, contratos, imputaciones y registros contables<\/td><\/tr>
        Personal<\/td>\u00bfQui\u00e9n trabaj\u00f3 y durante cu\u00e1nto tiempo?<\/td>Partes horarios, tareas, contratos y registros de dedicaci\u00f3n<\/td><\/tr><\/tbody><\/table>

        Los tres pilares deben estar conectados.<\/p>

        Por ejemplo, si una factura corresponde a materiales empleados en un experimento, deber\u00eda ser posible identificar el experimento y localizar el registro que demuestra su realizaci\u00f3n.<\/p>

        Si una persona declara 80 horas de desarrollo, debe existir una relaci\u00f3n coherente entre esas horas y las tareas efectivamente ejecutadas.<\/p>

        La regla fundamental es sencilla:<\/p>

        Cada gasto y cada hora imputada deben poder relacionarse con actividades concretas y documentadas.<\/strong><\/p>

        Adem\u00e1s, cada partida deber\u00e1 superar los requisitos espec\u00edficos del incentivo o ayuda que se pretenda solicitar.<\/p>

        4. C\u00f3mo documentar correctamente las actividades t\u00e9cnicas<\/h2>

        No necesitas redactar informes enormes cada semana.<\/p>

        Necesitas conservar evidencias \u00fatiles, aut\u00e9nticas y organizadas.<\/p>

        Paso 1. Define el problema inicial<\/h3>

        Antes de empezar, escribe:<\/p>

        • \u00bfQu\u00e9 problema t\u00e9cnico queremos resolver?<\/p><\/li>

        • \u00bfQu\u00e9 soluciones existen actualmente?<\/p><\/li>

        • \u00bfPor qu\u00e9 no son suficientes?<\/p><\/li>

        • \u00bfQu\u00e9 queremos conseguir que todav\u00eda no sabemos hacer?<\/p><\/li>

        • \u00bfQu\u00e9 dificultades t\u00e9cnicas prevemos encontrar?<\/p><\/li><\/ul>

          Ejemplo:<\/strong><\/p>

          Una startup desarrolla un sistema de riego inteligente.<\/p>

          Problema: los sistemas utilizados no consiguen ajustar suficientemente el riego a determinadas condiciones cambiantes del suelo.<\/p>

          Objetivo: investigar y desarrollar un sistema que combine sensores y modelos predictivos para mejorar la precisi\u00f3n.<\/p>

          No basta con afirmar que el sistema ser\u00e1 innovador. Es necesario explicar qu\u00e9 avance tecnol\u00f3gico concreto se pretende alcanzar.<\/p>

          Paso 2. Documenta las hip\u00f3tesis<\/h3>

          Cada vez que propongas una soluci\u00f3n, registra qu\u00e9 esperas conseguir y por qu\u00e9.<\/p>

          Ejemplo:<\/p>

          Hip\u00f3tesis H-01: combinar determinadas mediciones de humedad y temperatura permitir\u00e1 mejorar la precisi\u00f3n de las predicciones respecto al sistema de referencia.<\/em><\/p>

          Paso 3. Registra los experimentos<\/h3>

          Cada experimento deber\u00eda incluir:<\/p>
          Campo<\/th>Ejemplo<\/th><\/tr>
          C\u00f3digo<\/td>EXP-001<\/td><\/tr>
          Fecha<\/td>10\/02\/2026<\/td><\/tr>
          Responsable<\/td>Responsable t\u00e9cnico<\/td><\/tr>
          Hip\u00f3tesis<\/td>Mejorar la precisi\u00f3n de predicci\u00f3n<\/td><\/tr>
          Actividad<\/td>Ensayo con sensores<\/td><\/tr>
          Recursos<\/td>Tres sensores y software experimental<\/td><\/tr>
          Resultado<\/td>No se alcanza el objetivo<\/td><\/tr>
          Evidencia<\/td>Archivo de datos y fotograf\u00edas<\/td><\/tr>
          Pr\u00f3xima decisi\u00f3n<\/td>Modificar el modelo<\/td><\/tr><\/tbody><\/table>

          Paso 4. Conserva tambi\u00e9n los fracasos<\/h3>

          Este punto es especialmente importante.<\/p>

          Muchos emprendedores eliminan las pruebas fallidas porque creen que solo deben demostrar resultados positivos.<\/p>

          Sin embargo, un experimento fallido puede aportar informaci\u00f3n relevante sobre las dificultades t\u00e9cnicas abordadas y el trabajo realizado.<\/p>

          Ejemplo:<\/strong><\/p>

          Una startup intenta desarrollar una bater\u00eda con mayor duraci\u00f3n.<\/p>

          Realiza diez experimentos. Los primeros ocho fracasan.<\/p>

          Si conserva \u00fanicamente los dos \u00faltimos, pierde informaci\u00f3n esencial sobre las alternativas exploradas y los problemas encontrados.<\/p>

          Los resultados negativos, cuando est\u00e1n bien documentados, ayudan a explicar el proceso real de investigaci\u00f3n y desarrollo.<\/p>

          Eso no significa que cualquier fracaso sea autom\u00e1ticamente I+D+i elegible.<\/p>

          Paso 5. Registra las decisiones<\/h3>

          Cuando cambies de estrategia t\u00e9cnica, deja constancia de:<\/p>

          • Qu\u00e9 alternativa descartaste.<\/p><\/li>

          • Por qu\u00e9 no funcion\u00f3.<\/p><\/li>

          • Qu\u00e9 evidencia motiv\u00f3 el cambio.<\/p><\/li>

          • Qu\u00e9 nueva soluci\u00f3n decidiste probar.<\/p><\/li><\/ul>

            Paso 6. Conserva las versiones<\/h3>

            En proyectos tecnol\u00f3gicos pueden ser especialmente \u00fatiles:<\/p>

            • Repositorios de c\u00f3digo.<\/p><\/li>

            • Historial de versiones.<\/p><\/li>

            • Planos y dise\u00f1os.<\/p><\/li>

            • Fotograf\u00edas de prototipos.<\/p><\/li>

            • Resultados de laboratorio.<\/p><\/li>

            • Informes de ensayos.<\/p><\/li>

            • Actas de reuniones t\u00e9cnicas.<\/p><\/li>

            • Registros de modificaciones.<\/p><\/li><\/ul>

              Es importante que los documentos tengan fechas, responsables y relaci\u00f3n identificable con las actividades.<\/p>

              5. C\u00f3mo justificar los gastos de un proyecto de I+D+i<\/h2>

              Uno de los errores m\u00e1s habituales es considerar que todo el presupuesto de un proyecto innovador puede incluirse en una deducci\u00f3n fiscal.<\/p>

              No funciona as\u00ed.<\/p>

              La normativa establece requisitos diferentes para investigaci\u00f3n y desarrollo y para innovaci\u00f3n tecnol\u00f3gica.<\/p>

              En particular, los gastos deben estar directamente relacionados con las actividades correspondientes, aplicarse efectivamente a su realizaci\u00f3n y estar espec\u00edficamente individualizados por proyectos.<\/p>

              Principales categor\u00edas que debes controlar<\/h3>

              Personal:<\/strong> salarios y costes laborales, en la medida en que correspondan a actividades elegibles y cumplan los requisitos aplicables.<\/p>

              Materiales:<\/strong> consumibles y otros recursos empleados en las actividades que puedan formar parte de la base de deducci\u00f3n.<\/p>

              Colaboraciones externas:<\/strong> servicios de investigaci\u00f3n, ensayos o desarrollos contratados a terceros, cuando cumplan las condiciones legales.<\/p>

              Equipos:<\/strong> inversiones o amortizaciones que puedan resultar elegibles seg\u00fan su naturaleza, utilizaci\u00f3n y r\u00e9gimen fiscal.<\/p>

              Otros gastos:<\/strong> \u00fanicamente cuando la normativa del incentivo permita incluirlos.<\/p>

              No todas las categor\u00edas tienen el mismo tratamiento en I+D y en innovaci\u00f3n tecnol\u00f3gica.<\/p>

              Ejemplo pr\u00e1ctico<\/h3>

              Una startup desarrolla un nuevo dispositivo tecnol\u00f3gico y registra estos costes:<\/p>
              Concepto<\/th>Coste registrado<\/th><\/tr>
              Personal t\u00e9cnico<\/td>30.000 \u20ac<\/td><\/tr>
              Materiales de prototipado<\/td>8.000 \u20ac<\/td><\/tr>
              Ensayos externos<\/td>6.000 \u20ac<\/td><\/tr>
              Campa\u00f1a comercial<\/td>4.000 \u20ac<\/td><\/tr>
              Dise\u00f1o publicitario<\/td>2.000 \u20ac<\/td><\/tr>
              Total<\/strong><\/td>50.000 \u20ac<\/strong><\/td><\/tr><\/tbody><\/table>

              Ser\u00eda incorrecto afirmar autom\u00e1ticamente que los 50.000 \u20ac constituyen la base de deducci\u00f3n.<\/p>

              Primero habr\u00e1 que identificar las actividades que cumplen los requisitos legales y despu\u00e9s determinar qu\u00e9 gastos son fiscalmente elegibles.<\/p>

              La campa\u00f1a comercial y el dise\u00f1o publicitario, por ejemplo, no pasan a ser gastos de I+D+i simplemente porque se relacionen con un producto innovador.<\/p>

              C\u00f3mo registrar cada gasto<\/h3>

              Recomendamos una tabla con los siguientes campos:<\/p>

              • C\u00f3digo del proyecto.<\/p><\/li>

              • C\u00f3digo de actividad.<\/p><\/li>

              • Fecha.<\/p><\/li>

              • Proveedor o trabajador.<\/p><\/li>

              • Descripci\u00f3n.<\/p><\/li>

              • Importe.<\/p><\/li>

              • Documento justificativo.<\/p><\/li>

              • Evidencia t\u00e9cnica relacionada.<\/p><\/li>

              • Criterio de imputaci\u00f3n.<\/p><\/li>

              • Importe potencialmente elegible.<\/p><\/li>

              • Estado de revisi\u00f3n.<\/p><\/li><\/ul>

                Consejo:<\/strong> no esperes al cierre del ejercicio para identificar los gastos. Hazlo mensualmente.<\/p>

                6. C\u00f3mo demostrar la dedicaci\u00f3n del personal investigador<\/h2>

                Una persona puede trabajar en un proyecto innovador sin dedicar todas sus horas a actividades fiscalmente elegibles.<\/p>

                Imagina que una ingeniera trabaja 160 horas durante un mes:<\/p>

                • 70 horas desarrollando y ensayando un prototipo.<\/p><\/li>

                • 40 horas instalando equipos comerciales.<\/p><\/li>

                • 30 horas atendiendo incidencias rutinarias.<\/p><\/li>

                • 20 horas en reuniones administrativas.<\/p><\/li><\/ul>

                  No ser\u00eda correcto imputar autom\u00e1ticamente las 160 horas a I+D+i.<\/p>

                  Es necesario analizar la naturaleza de cada actividad.<\/p>

                  Registro sencillo de dedicaci\u00f3n<\/h3>
                  Fecha<\/th>Persona<\/th>Actividad<\/th>Horas<\/th>Evidencia<\/th><\/tr>
                  03\/03<\/td>Ingeniera A<\/td>Ensayo EXP-014<\/td>4<\/td>Informe de ensayo<\/td><\/tr>
                  04\/03<\/td>Ingeniera A<\/td>Modificaci\u00f3n prototipo<\/td>5<\/td>Versi\u00f3n t\u00e9cnica<\/td><\/tr>
                  05\/03<\/td>Ingeniera A<\/td>Instalaci\u00f3n comercial<\/td>6<\/td>Parte de instalaci\u00f3n<\/td><\/tr><\/tbody><\/table>

                  Este registro ayuda a justificar la imputaci\u00f3n de costes de personal a los proyectos.<\/p>

                  Atenci\u00f3n: deducciones y bonificaciones no son lo mismo<\/h3>

                  Las deducciones fiscales por I+D+i y las bonificaciones en la cotizaci\u00f3n del personal investigador son incentivos diferentes.<\/p>

                  Las bonificaciones tienen requisitos espec\u00edficos de contrataci\u00f3n, dedicaci\u00f3n y exclusividad, adem\u00e1s de reglas particulares de compatibilidad.<\/p>

                  Un registro de horas \u00fatil para una deducci\u00f3n fiscal no demuestra autom\u00e1ticamente que una persona cumpla los requisitos para una bonificaci\u00f3n de Seguridad Social.<\/strong><\/p>

                  Antes de solicitar cualquiera de estos incentivos, comprueba la regulaci\u00f3n aplicable.<\/p>

                  7. C\u00f3mo organizar el expediente documental de I+D+i<\/h2>

                  Te proponemos crear una carpeta principal por proyecto, con un c\u00f3digo \u00fanico.<\/p>

                  Ejemplo:<\/p>

                  IDI-2026-001 \u2014 Desarrollo de sistema de riego inteligente<\/strong><\/p>

                  Dentro de ella:<\/p>

                  01. Definici\u00f3n del proyecto<\/strong><\/p>