Compliance tributario. cumplimiento correcto de todas las obligaciones tributarias 

¿Qué es el Compliance Tributario y por Qué es Crucial para tu Empresa?

El compliance tributario o cumplimiento correcto de todas las obligaciones tributarias es una tarea esencial que exige significativos esfuerzos de gestión para las empresas. Mantenerse al día con la normativa fiscal vigente requiere una actualización constante y un seguimiento meticuloso de todas las obligaciones fiscales.

Importancia del Compliance Tributario

El compliance tributario es un sistema de gestión diseñado para garantizar que las empresas cumplan con todas sus obligaciones fiscales de acuerdo con la normativa aplicable. Desde el pago de impuestos hasta la presentación de declaraciones tributarias y el control de riesgos fiscales, el compliance tributario es esencial para evitar sanciones y asegurar la integridad financiera de la empresa.

Ventajas del Compliance Tributario

Implementar un sistema robusto de compliance tributario ofrece numerosas ventajas:

1. Evitar Sanciones y Multas: Un sistema de compliance eficiente ayuda a evitar liquidaciones complementarias, sanciones y posibles delitos fiscales.
2. Mejorar la Reputación Empresarial: Cumplir con las obligaciones fiscales mejora la reputación de la empresa y genera confianza entre clientes, proveedores y socios.
3. Planificación Financiera Anticipada: Un buen compliance permite planificar los recursos financieros de manera efectiva, evitando errores y optimizando la gestión de recursos.
4. Minimizar el Riesgo Penal: Reduce el riesgo de responsabilidad penal por incumplimientos fiscales graves.
5. Proteger a los Administradores: Limita la responsabilidad subsidiaria de los administradores y proporciona evidencia de diligencia debida.

Cómo Alcanzar el Cumplimiento Tributario

La Norma UNE 19602 proporciona una guía para establecer un sistema de compliance tributario efectivo. Aquí hay algunos pasos clave:

1. Comprender la Normativa Tributaria: Conocer y aplicar correctamente las leyes y regulaciones fiscales que afectan a la empresa.
2. Mantener una Contabilidad Exacta: Llevar una contabilidad precisa y actualizada para evitar discrepancias en las liquidaciones tributarias.
3. Definir un Calendario Fiscal: Establecer un calendario con las obligaciones fiscales y sus plazos correspondientes para evitar sanciones.
4. Designar un Tax Compliance Officer: Contar con un oficial de compliance tributario o un asesor fiscal externo que supervise y gestione el cumplimiento fiscal.
5. Establecer una Política de Compliance: Definir y publicar una política clara de compliance tributario con compromisos y objetivos específicos.
6. Implementar un Canal de Denuncias: Crear un canal para que los empleados puedan reportar incumplimientos de buena fe.
7. Utilizar Software de Gestión Fiscal: Adoptar un software de gestión contable y fiscal que cumpla con la Ley Antifraude, automatizando procesos y mejorando la eficiencia.

Enfoque Inicial para Emprendedores

Desde MentorDay, recomendamos que, al principio, los emprendedores se enfoquen en conseguir clientes para generar ingresos suficientes. Este enfoque inicial permitirá pagar a un buen asesor fiscal, lo que es crucial para gestionar adecuadamente el compliance tributario y dedicar menos tiempo a este aspecto, permitiendo centrarse en el crecimiento del negocio.

Conclusión

El compliance tributario no solo es una obligación legal, sino una estrategia de gestión que protege a la empresa y sus administradores de riesgos significativos. Implementar un sistema de compliance efectivo permite a las empresas evitar sanciones, mejorar su reputación, planificar mejor sus recursos financieros y minimizar riesgos legales y penales. Para los emprendedores, contar con un buen asesor fiscal desde el inicio es fundamental para asegurar que todas las obligaciones tributarias se cumplan correctamente, permitiendo enfocarse en el crecimiento y desarrollo del negocio.

Ejemplo Práctico: Cómo Realizar el Compliance Tributario para un Emprendedor

Contexto

Juan es un emprendedor que ha iniciado una empresa llamada EcoTech, dedicada a la fabricación de dispositivos tecnológicos ecológicos. Juan está participando en el programa de aceleración de MentorDay y necesita establecer un sistema de compliance tributario para garantizar que su empresa cumpla con todas las obligaciones fiscales de manera efectiva.

Paso 1: Comprender la Normativa Tributaria

Actividad: Juan realiza un curso sobre normativa tributaria para entender las leyes y regulaciones fiscales que afectan a EcoTech.

Acciones:

• Estudiar las leyes fiscales aplicables a su sector y región.
• Consultar con un asesor fiscal para resolver dudas específicas.

Prompt a ChatGPT:

• «ChatGPT, ¿qué leyes fiscales debo conocer para gestionar correctamente los impuestos de mi empresa tecnológica en España?»

Respuesta:

• «Debes conocer las leyes fiscales relativas al Impuesto sobre Sociedades, el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), retenciones fiscales a empleados y proveedores, y cualquier normativa específica aplicable a la industria tecnológica y ecológica.»

Paso 2: Mantener una Contabilidad Exacta y Actualizada

Actividad: Juan contrata un contable y adquiere un software de contabilidad para mantener registros precisos y actualizados.

Acciones:

• Llevar un registro detallado de todas las transacciones financieras.
• Utilizar software de gestión contable para automatizar el proceso.

Prompt a ChatGPT:

• «ChatGPT, ¿qué software de contabilidad me recomiendas para gestionar las finanzas de mi empresa de forma eficiente?»

Respuesta:

• «Algunos software recomendados incluyen QuickBooks, Xero y Sage. Estos programas ofrecen funcionalidades de automatización de contabilidad y cumplimiento con la normativa fiscal.»

Paso 3: Definir un Calendario Fiscal

Actividad: Juan elabora un calendario con todas las fechas importantes relacionadas con las obligaciones fiscales.

Acciones:

• Crear un calendario con plazos para la presentación de declaraciones y pagos de impuestos.
• Programar recordatorios para evitar retrasos y sanciones.

Prompt a ChatGPT:

• «ChatGPT, ¿cuáles son las fechas clave para presentar impuestos y declaraciones fiscales en España para una empresa como la mía?»

Respuesta:

• «Algunas fechas clave incluyen el 20 de abril, julio y octubre para la presentación trimestral del IVA, y el 25 de julio para el Impuesto sobre Sociedades. Asegúrate de revisar el calendario fiscal actualizado para confirmar estas fechas.»

Paso 4: Designar un Tax Compliance Officer

Actividad: Juan nombra a su contable como el responsable de compliance tributario y define sus responsabilidades.

Acciones:

• Establecer claramente las responsabilidades del tax compliance officer.
• Asegurarse de que esta persona esté capacitada y tenga acceso a recursos necesarios.

Prompt a ChatGPT:

• «ChatGPT, ¿qué responsabilidades debe tener un tax compliance officer en mi empresa?»

Respuesta:

• «Un tax compliance officer debe supervisar el cumplimiento de todas las obligaciones fiscales, mantener actualizada la normativa fiscal, preparar y revisar las declaraciones de impuestos, y actuar como enlace con las autoridades fiscales.»

Paso 5: Establecer una Política de Compliance Tributario

Actividad: Juan redacta y publica una política de compliance tributario que establece compromisos y objetivos claros.

Acciones:

• Definir los principios y objetivos de la política de compliance tributario.
• Comunicar la política a todos los empleados y stakeholders relevantes.

Prompt a ChatGPT:

• «ChatGPT, ¿qué debe incluir una política de compliance tributario para una empresa tecnológica?»

Respuesta:

• «La política debe incluir los compromisos de la empresa con el cumplimiento fiscal, las responsabilidades de los empleados y administradores, los procedimientos para la preparación y presentación de declaraciones fiscales, y las sanciones por incumplimiento.»

Paso 6: Implementar un Canal de Denuncias

Actividad: Juan establece un canal de denuncias anónimo para que los empleados puedan reportar incumplimientos fiscales de buena fe.

Acciones:

• Crear un sistema seguro y anónimo para recibir denuncias.
• Promover el canal de denuncias entre los empleados.

Prompt a ChatGPT:

• «ChatGPT, ¿cómo puedo implementar un canal de denuncias efectivo para temas fiscales en mi empresa?»

Respuesta:

• «Puedes utilizar plataformas digitales que ofrezcan anonimato, como Ethicontrol o Navex Global. Asegúrate de comunicar claramente a los empleados cómo usar el canal y la importancia de reportar cualquier irregularidad fiscal.»

Paso 7: Utilizar Software de Gestión Fiscal

Actividad: Juan implementa un software de gestión fiscal que cumple con la Ley Antifraude.

Acciones:

• Seleccionar e implementar un software que automatice los procesos contables y fiscales.
• Asegurarse de que el software impida contabilidades paralelas y la alteración de facturas.

Prompt a ChatGPT:

• «ChatGPT, ¿qué características debe tener un buen software de gestión fiscal para mi empresa?»

Respuesta:

• «El software debe ser compatible con la normativa fiscal vigente, permitir la automatización de procesos contables, ofrecer seguridad para evitar fraudes, y facilitar la generación y presentación de declaraciones fiscales.»

Conclusión

A través de estos pasos, Juan ha establecido un sistema de compliance tributario efectivo para EcoTech, asegurando que la empresa cumpla con todas sus obligaciones fiscales de manera adecuada. Al principio, se enfoca en conseguir clientes y generar ingresos suficientes para poder pagar a un buen asesor fiscal, permitiéndole dedicar menos tiempo a la gestión fiscal y más al crecimiento del negocio. Este enfoque no solo protege a la empresa de posibles sanciones y multas, sino que también mejora su reputación y facilita una planificación financiera más eficiente.