EQUIPO HUMANO NECESARIO PARA TU EMPRESA

Acelera tu empresa con estos consejos de expertos que cuenta sobre «Equipo humano necesario para tu empresa». ¡Analiza y descubre esta TIP!

Por un lado estáis: el equipo promotor (+) del proyecto y los socios y ahora nos toca diseñar, seleccionar, captar, retener, formar, incentivar al resto de personas que necesitamos para poner en marcha y acelerar.

En cualquier empresa el capital humano representa el activo más importante de la misma, por ello, es necesario que cuando tengas clara todas las actividades clave de tu CANVAS (+) empieces a pensar en las personas que vas a necesitar como recursos clave (+), sus funciones, nivel formativo… cuidar e incentivar al grupo humano que la configure.

En este apartado se tratarán los aspectos más importantes relativos a la estructura organizativa y planificación de los recursos humanos de la nueva empresa. Bien es cierto, que el término recurso aplicado a personas no es muy correcto, pues la mayoría de los proyectos empresariales funcionan gracias, esencialmente, a la implicación de las personas queconforman la organización de la empresa.

Para ello, habrá que crear un equipo sólido y comprometido, complementario en sus funciones y áreas de expertise, con cierta experiencia, pero sobre todo, ¡muy motivado! Todas éstas cualidades serán indispensables para lograr el éxito (incluso mucho más que el propio precio o la calidad del producto) del negocio.

En este entregable debes de analizar qué necesidades de personal, cualitativas y cuantitativas, va a demandar tu nueva empresa, tanto para su arranque como en relación a la previsión de nuevas contrataciones durante los primeros años de vida de la misma.

Por tanto, habrá que diseñar, construir y habilitar la estructura organizativa necesaria en cada momento; definir qué funciones empresariales habrá que desarrollar y qué responsabilidades asumir, agrupar éstas en puestos de trabajo, establecer las relaciones jerárquicas correspondientes y determinar qué habilidades y capacidades se necesitarán para cubrir las diferentes posiciones definidas.

También, se deben definir las líneas maestras, de aquellas políticas habituales de recursos humanos: selección/contratación, retribución, evaluación de desempeño, formación y capacitación, reglas de funcionamiento, etc.

LLEGADO A ESTE PUNTO TIENES QUE CONTESTAR A LAS SIGUIENTES PREGUNTAS

• ¿Cuál es la estructura organizativa en la que se va a apoyar tu empresa?
• ¿Cuál será la composición del equipo directivo? ¿Han trabajado juntos con antelación? ¿Tienen experiencia laboral previa?
• ¿Cuál es su formación académica, empresarial o técnica? ¿Cuáles serán los roles y áreas de cada uno?

¿Estarán a tiempo completo en el futuro proyecto?

• ¿Qué recursos humanos y perfiles se van a utilizar para la ejecución del negocio? ¿Qué roles y responsabilidades van a asumir? ¿Qué habilidades requieren acreditar?
• ¿Cómo se va a contratar? ¿Qué tipos de contratos se van a realizar? ¿Qué salario y beneficios van a tener los empleados? ¿Cómo se les va a retribuir? ¿Cómo se va a medir el desempeño? ¿Cómo se van a formar? ¿Habrá desarrollo de carrera profesional?
• ¿Cuáles serán las normas y políticas operativas que deberán cumplir los empleados?
• ¿Qué necesidades de personal hay al inicio del negocio? ¿Cuáles se prevén para los próximos años?

ORGANIGRAMA

En primer lugar, hay que resaltar que, la mayoría de las nuevas empresas que se constituyen carecen de estructura organizativa en su fase inicial, debido a que sus plantillas están formadas por muy pocas personas, aunque siempre es necesario especificar cuáles van a ser las principales tareas y funciones que tiene que realizar la empresa (fabricación, diseño, compras, comercialización y ventas, etc.).

Lo ideal, es que, debido a las exigencias del mercado, las empresas dispongan de una estructura flexible y adaptable a las nuevas circunstancias que se presenten y que les permita operar con la mayor eficiencia posible. ¡La capacidad de reacción en las empresas es hoy en día clave!

La elaboración del organigrama estará condicionada por diversos factores (el sector en el que se compita, la propiedad de la empresa, la naturaleza de la misma —prestación de servicios, comercialización de productos o fabricación—, el tamaño de la empresa, etc.)

TODO ORGANIGRAMA DEBE INCLUIR LOS SIGUIENTES ASPECTOS:

• Los diferentes niveles jerárquicos que lo componen (directivos, mandos intermedios, operarios).
• Las diferentes áreas de actividad (ventas, producción, finanzas).
• La ubicación de cada uno de los puestos de trabajo que se consideren.
• Las relaciones de dependencia jerárquica y funcional existentes entre los diferentes puestos.
• Asignación nominal a cada uno de los puestos.

Los organigramas de estructura lineal son los que se imponen hoy en día, pues el proceso de decisión no lo monopoliza una única persona, sino que se trata de procesos de decisión participados en el que varias personas, correspondientes a distintas unidades del negocio de la empresa, toman decisiones de manera conjunta. Por ello, no todas las empresas están preparadas para adoptar este tipo de estructura organizativa.

En empresas de tamaño reducido, los puestos o niveles directivos son desempeñados por la propiedad, es decir, por los propios emprendedores. También, es habitual, que en este tipo de empresas (la mayoría de PYMES) no existan mandos intermedios, ya que, no se considera oportuno ni eficiente dotar al nuevo negocio, desde su inicio, de una estructura desproporcionada que le lastre excesivamente en la búsqueda de la rentabilidad económica.

PERFILES Y PUESTOS DE TRABAJO

SERÁ NECESARIO DESCRIBIR, DE FORMA DETALLADA Y PARA CADA UNO DE LOS MIEMBROS QUE INTEGREN EL EQUIPO DIRECTIVO DE LA EMPRESA, LOS SIGUIENTES ASPECTOS:

• Experiencia laboral y empresarial acumulada.
• Experiencia y habilidades como directivo.
• La formación académica, empresarial y técnica acreditada.
• La especialización que posean en un área funcional concreta o en un sector determinado.
• Los logros, hitos profesionales y éxitos empresariales obtenidos a lo largo de la carrera, el puesto directivo que va a ocupar, y funciones que va a desempeñar, así como las responsabilidades que va a asumir.

Además de los puestos directivos, se especificarán si procede el resto de puestos o categorías profesionales necesarios (fundamentalmente mandos intermedios, personal administrativo y de operaciones), señalando las tareas y funciones (deberes y derechos) que les competen, y el perfil, cualidades y experiencia profesional requeridos.

La descripción de los puestos de trabajo tiene una finalidad esencial: conocer detalladamente cuáles son los puestos que se precisa para asegurar el correcto funcionamiento de la empresa y, en base a ellos, cubrirlos a través de la contratación de personas (proceso de reclutamiento) que cumplan con los perfiles definidos.

A modo de ejemplo especificamos, qué tipo de elementos habrá que considerar a la hora de definir un puesto de trabajo.

DESCRIPCIÓN Y UBICACIÓN

• Denominación del puesto.
• Superior jerárquico / Nivel organizativo.
• Ubicación organizativa (área / departamento).
• Ubicación física (oficina / tienda / fábrica).
• Misión y objetivos del puesto.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

• Funciones a desempeñar / Responsabilidades a asumir.
• Complejidades de problemas a resolver (de carácter técnico, de gestión, de operación).
• Canales de relación internos (con quiénes y con qué objetivos).
• Canales de relación externos (con quiénes y con qué objetivos).
• Personas dependientes a su cargo.
• Material y equipo a su cargo.

HABILIDADES Y CUALIFICACIÓN NECESARIAS

• Titulación / Estudios requeridos.
• Formación específica necesaria para el puesto de trabajo.
• Idiomas.
• Años de experiencia requeridos en el desempeño de funciones.
• Habilidades necesarias para el puesto de trabajo.

POLÍTICA DE DIRECCIÓN DE PERSONAS

El emprendedor deberá ser consciente de que la puesta en marcha de una empresa también, requerirá, la habilitación de un conjunto de políticas de recursos humanos que ofrezcan cobertura a todo el ciclo del personal: selección y contratación, formación o capacitación, evaluación de desempeño, retribución, etc.

Dependiendo de la filosofía que presida la nueva empresa, así como su dimensión y estructura, serán o no aplicables algunas de las políticas que a continuación se describen.

SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN

Actualmente, la identificación de talento es una de las cuestiones más importantes para las empresas.

En este apartado se indicarán qué modalidades de selección y contratación de personal se piensan poner en marcha en la etapa inicial de la empresa. También se concretarán si las labores de selección van a ser desarrolladas por el propio equipo de emprendedores o se van a subcontratar (externalizar), confiando para ello en una empresa especializada del sector empresas de selección de personal, headhunting, trabajo temporal, etc.

RETRIBUCIÓN E INCENTIVOS

En este apartado debemos definir cómo se va a remunerar a los diferentes profesionales y empleados que constituirán la plantilla de la futura empresa, para ello debemos tener en cuenta el mercado de trabajo, el grado de cualificación y la experiencia de cada trabajador, los convenios colectivos, los costes sociales, etc.

Asimismo, se debe establecer una previsión anual del incremento salarial en términos porcentuales y los regímenes de Seguridad Social para cada categoría. La estructura del salario hoy en día viene delimitada por diferentes componentes.

A MODO DE EJEMPLO, SE PODRÍAN SEÑALAR LOS SIGUIENTES:

• Componente fijo: salario base calculado en función de la categoría profesional del trabajador.
• Componentes variables.
• Porcentaje variable del salario en función de la categoría profesional, condicionado al cumplimiento de los objetivos de la compañía a nivel global para el caso de puestos de más responsabilidad.

OTROS POSIBLES BENEFICIOS EN ESPECIE:

• Subvenciones para cursos.
• Bonificaciones extras por horas extraordinarias o localización permanente.
• Seguros (médico, de vida).
• Fondo de pensiones.
• Acciones de empresa.
• Viajes.

Otro aspecto importante, a tener en cuenta en este apartado, es el proceso de incentivación del personal, ya que, constituye uno de los principales motores de motivación para los trabajadores de las empresas (Pirámide de Maslow +), en la medida en que podrán ver recompensados sus esfuerzos y rendimiento personal con determinados reconocimientos. Por ello, en numerosas ocasiones (dependiendo de la competitividad del sector), es importante habilitar un sistema de compensación y un programa de incentivos que premie/penalice el desempeño individual de forma objetiva.

Hoy en día se ha demostrado que la mayoría de las personas no sólo y exclusivamente trabajamos por el dinero percibido en forma de salario, sino por otras motivaciones que el profesional de la dirección de personas tiene que identificar y seguir estimulando.

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

La evaluación de desempeño es una herramienta clave para motivar a los trabajadores y consiste en la evaluación o valoración del desempeño del personal, de forma alineada con las categorías y perfiles definidos. Este proceso está orientado a analizar, de forma individual y personalizada, el rendimiento de cada trabajador de la empresa a lo largo de un período determinado (por ejemplo, un año), para poder aplicar con posterioridad las políticas de promoción y retribución/incentivación que correspondan.

En definitiva, valorar el trabajo realizado de acuerdo con las expectativas de su perfil y categoría.

LAS CLAVES PARA IMPLANTAR UN PROCESO DE ESTAS CARACTERÍSTICAS SON, BÁSICAMENTE:

• Inicialmente, la planificación de objetivos, actividades y formación de todos los empleados, en función de su perfil y categoría, y basándose en el marco de expectativas que se definan para cada puesto o categoría.
• Finalmente, el análisis y valoración, por parte del superior o supervisor, de la consecución o no de los objetivos al término del período que sea objeto de análisis.

FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN

Proporcionar una adecuada formación a los empleados, es uno de los compromisos clave que debe asumir el emprendedor. Una buena formación y capacitación va a generar una mayor motivación en los trabajadores.

Existen, lógicamente, diversas modalidades de impartir formación (presencial, e-learning, a distancia, blended learning), siendo unas más apropiadas que otras, dependiendo del tipo de empresa, del perfil del trabajador y del objetivo que persiga la acción formativa.

CARRERA PROFESIONAL

El desarrollo de una carrera profesional es un proceso continuado en el tiempo que tiene una importancia crucial a la hora de conseguir el éxito en determinadas empresas que requieren una determinada  cualificación.

Si en la filosofía del equipo de emprendedores se contempla la posibilidad de ofrecer una carrera profesional a los empleados (o a determinados perfiles, quizás las personas con más talento dentro de la empresa), con la finalidad de asegurar su fidelización y estimular el grado de compromiso con la empresa, fomentando su crecimiento profesional, sería conveniente proporcionarles un marco de referencia que permita medirles y evaluar su progreso, en función de unas pautas y unos objetivos de desempeño. Un aspecto muy relevante en este contexto es establecer las políticas de promoción y rotación adecuadas.

Lógicamente, esta política estará íntimamente ligada a los procesos de evaluación de desempeño y retribución/incentivación.

NECESIDADES DE PERSONAL Y PERSPECTIVAS DE CRECIMIENTO

El Plan de Empresa debe acreditar que se han cuantificado los recursos humanos necesarios a lo largo del horizonte temporal objeto de la planificación, por tanto, se proyectarán también las expectativas decrecimiento de plantilla que prevé el equipo de emprendedores para cada perfil durante los primeros años de vida de la nueva empresa, para luego contemplarlo en el Plan Financiero en la partida de contratación de personal a tres años.