BLOQUE 1. ¿QUÉ ES GESTIÓN DE OPERACIONES Y POR QUÉ ES CRUCIAL?
Definición y esencia
La Gestión de Operaciones es la capacidad de diseñar, ejecutar y mejorar los procesos que transforman insumos en productos o servicios de valor para el cliente. Implica coordinar personas, tecnología y procedimientos para lograr eficiencia, calidad y escalabilidad.
No consiste solo en “gestionar la producción”, sino en planificar, organizar y controlar los flujos que sostienen la propuesta de valor. En una startup, es lo que convierte el caos en una máquina predecible y rentable.
Comportamientos clave del emprendedor operativo
Diseña procesos que entregan valor al cliente.
Mapea flujos de trabajo para identificar cuellos de botella.
Monitoriza métricas de eficiencia y calidad.
Optimiza recursos humanos, materiales y tecnológicos.
Documenta procedimientos (SOPs) para el 80% de tareas repetitivas.
Promueve la mejora continua basada en datos y feedback.
Beneficios clave
Aumenta la rentabilidad y los márgenes.
Permite escalar sin que los costes se disparen.
Garantiza la calidad y consistencia del servicio.
Mejora la puntualidad y la previsibilidad operativa.
Acelera la respuesta ante clientes y cambios del mercado.
Ejemplos prácticos
Implementar un sistema visual (Kanban) que reduce un 30% el tiempo de entrega.
Automatizar tareas de facturación con Zapier.
Hacer benchmarking exprés con competidores y aplicar mejoras inmediatas.
Por qué acelera tu empresa
Una gestión operativa sólida permite absorber picos de demanda, mantener calidad y escalar sin pérdida de control. La eficiencia operativa es la base del crecimiento sostenible.
Frase inspiradora: “Optimiza tus recursos, personas y procesos para entregar valor al cliente con eficiencia, calidad y rentabilidad.”
BLOQUE 2. AUTODIAGNÓSTICO – TU PUNTO DE PARTIDA
Indicadores conductuales observables
| Indicador | Lo hago | A veces | No lo hago |
|---|---|---|---|
| Documentas tus procesos operativos clave. | |||
| Monitorizas métricas de eficiencia y calidad. | |||
| Gestionas cuellos de botella de forma proactiva. | |||
| Tienes un sistema de inventario y proveedores. | |||
| Mejoras procesos basándote en datos. | |||
| Automatizas flujos repetitivos. |
KPIs Clave
| Métrica | Fórmula | Nivel Excelente |
|---|---|---|
| Tiempo de ciclo promedio | (Tiempo total / unidades procesadas) | < benchmark |
| OEE (Eficiencia Global del Equipo) | Disponibilidad × Rendimiento × Calidad | > 80% |
| Tasa de defectos | (Unidades defectuosas / total) × 100 | < 2% |
| Rotación de stock | Ventas / Stock medio | > 10x |
Niveles de dominio
| Nivel | Descripción |
|---|---|
| 1 Básico | Operaciones caóticas y manuales. |
| 3 Medio | Procesos básicos mapeados; uso de Asana o Trello. |
| 5 Experto | Estandarización, automatización y OEE >80%. |
Mini test situacional (SJT)
Situación: Hay retrasos constantes en las entregas.
→ Mejor respuesta: Analizas la causa raíz y ajustas el proceso (Lean mindset).
Situación: Surge una nueva herramienta de IA en tu sector.
→ Mejor respuesta: La pruebas y evalúas. La curiosidad tecnológica es parte de la excelencia operativa.
Red Flags
OEE <70%.
Procesos no documentados.
Incidencias repetidas.
Costes o tiempos fuera de control.
Evidencias de dominio
Dashboards con KPIs actualizados.
SOPs compartidos y aplicados.
Tiempos de ciclo y defectos reducidos.
Escalabilidad sin aumento exponencial de costes.
BLOQUE 3. LA COMPETENCIA EN ACCIÓN – CASOS Y CONTEXTOS
Caso de éxito
Holded (ERP SaaS):
Automatizó facturación y cobros, redujo errores a cero y escaló a 50.000 PYMEs con +€10M ARR.
Lección: la eficiencia operativa permitió escalar sin fricciones.
Caso de carencia
Startup de food delivery:
Sin estandarización ni gestión visual.
Consecuencia: tiempos de entrega impredecibles.
Solución: estaciones estandarizadas y sistema Kanban → -30% tiempo medio de preparación.
Dónde es más crítica
| Sector | Modelo | Fase | Criticidad | Justificación |
|---|---|---|---|---|
| SaaS | Tech | Idea | Alta | Necesario validar procesos de entrega. |
| Marketplace | Impacto | Validación | Alta | El fulfillment define la experiencia. |
| Retail | Ecommerce | Escala | Alta | Flujo de pedidos y entregas son el núcleo. |
| B2B | Servicios | Escala | Alta | Cumplimiento y eficiencia contractual. |
BLOQUE 4. PLAN DE ENTRENAMIENTO – CÓMO MEJORAR GESTIÓN DE OPERACIONES
5 micro-hábitos
Documenta 1 proceso diario (SOP).
Mide 1 indicador operativo cada mañana.
Simplifica 1 tarea semanal.
Envía previsiones de demanda (forecast ping).
Haz benchmarking exprés mensual.
Ejercicios prácticos
| Ejercicio | Objetivo | Duración | Herramienta | Resultado Esperado |
|---|---|---|---|---|
| Mapeo de flujo operativo | Visualizar el flujo y detectar cuellos. | 1 h | Miro/Lucidchart | +20% eficiencia potencial. |
| Análisis OEE | Medir capacidad real. | 45 min | Sheets | OEE >80%. |
| Checklist operativo | Reducir errores. | 30 min | Notion/Docs | SOP diario activo. |
Frameworks útiles
Lean Operations / Kaizen / 5S.
Six Sigma (DMAIC).
Lean Startup (Crear–Medir–Aprender).
BPMN: modelado visual de procesos.
Errores comunes
Improvisar procesos.
No medir resultados.
Exceso de inventario.
Silos entre departamentos.
Resistirse a automatizar.
BLOQUE 5. HERRAMIENTAS Y RECURSOS DE APOYO
Herramientas operativas
Asana / Trello / Monday: planificación visual.
Notion / Confluence: documentación y SOPs.
Zapier / Make: automatización no-code.
Holded / Acumatica: ERP/MRP integrado.
PowerBI / Tableau: análisis de datos operativos.
Lecturas recomendadas
Toyota Production System – Taiichi Ohno.
Lean Startup – Eric Ries.
Formación sugerida
MOOC Gestión de Operaciones – mentorDay.
Coursera “Operations Management”.
Test de competencias mentorDay.
BLOQUE 6. ECOSISTEMA DE APOYO – COMPLEMENTA TU PERFIL
Perfiles clave
| Perfil | Aporta | Delegable |
|---|---|---|
| COO freelance | Escalado y control operativo. | Supervisión integral de procesos. |
| Experto en Supply Chain | Optimización logística. | Gestión de stock e inventario. |
| Consultor Lean/Six Sigma | Mejora continua. | Análisis de procesos y métricas. |
Checklist de integración
Verifica resultados medibles en su experiencia.
Realiza un trial de mapeo de procesos.
Define KPIs compartidos antes de integrarlo.
Comunidades recomendadas
Networking mentorDay.
Lean Management Spain (LinkedIn).
APICS/ASCM.
Foros sectoriales especializados.
BLOQUE 7. TU PLAN DE ACCIÓN PERSONAL
Objetivo SMART (30 días)
Documentar 10 procesos críticos y alcanzar un OEE >85%.
Reducción del coste operativo -15% y Cycle Time -20% en 30 días.
Plan 30–60–90
| Etapa | Meta | KPI | Entregable |
|---|---|---|---|
| 0–30 días | Mapear 10 flujos clave. | % procesos mapeados | Mapa + plan de mejoras. |
| 30–60 días | Implementar mejoras y automatizar. | OEE ≥85% | Dashboard operativo. |
| 60–90 días | Validar y formar equipo. | Rotación stock 12x | Manual operativo actualizado. |
KPIs de progreso
OEE >85%.
Cycle Time -20%.
Throughput +30%.
Rotación de stock 12x.
Cero errores repetidos.
Acción inmediata (5 min)
Dibuja en papel el flujo de tu proceso principal y sube una foto a tu Drive o Miro.
BLOQUE 8. MAPA DE ADECUACIÓN ESTRATÉGICA
Cuándo es crítica
En fases de crecimiento o escala.
En sectores con alta competencia en costes.
Cuando el MRR supera 50k€.
En lanzamientos de nuevos productos o expansión internacional.
| Sector | Modelo | Fase | Criticidad | Justificación |
|---|---|---|---|---|
| SaaS | Suscripción | Crecimiento | Alto | Escalado requiere automatización. |
| Marketplace | Impacto | Validación | Alto | Procesos robustos de proveedores/clientes. |
| Ecommerce | Retail | Escala | Alto | Logística crítica. |
| B2B | Servicios | Escala | Alto | Procesos complejos de entrega. |
Tecnologías clave
ERP (Holded): control total de recursos.
Zapier / Make: automatización.
WMS: gestión de almacén.
PowerBI/Tableau: BI para decisiones rápidas.
Planner/Notion: planificación colaborativa.
TABLA RESUMEN EJECUTIVA
| Qué es | Cómo medir | Riesgos si es baja | 3 hábitos | 3 ejercicios | 3 herramientas |
|---|---|---|---|---|---|
| Diseñar, ejecutar y mejorar procesos que entregan valor. | Tiempo de ciclo, OEE, tasa de defectos. | Caos, errores, ineficiencia, no escalabilidad. | Documentar procesos, revisar KPIs, simplificar tareas. | Mapeo de procesos, análisis OEE, checklist operativo. | Trello, Notion, Zapier. |
PREGUNTAS FRECUENTES (FAQs)
¿En qué se diferencia de la Gestión de Proyectos?
Operaciones gestiona procesos continuos; Proyectos gestiona actividades temporales únicas.
¿Qué es el OEE?
El “Overall Equipment Effectiveness” mide eficiencia real: disponibilidad × rendimiento × calidad.
¿Error más común en startups?
No documentar ni medir procesos. El crecimiento sin estructura genera caos y pérdidas.
¿Impacto estimado en 30 días?
Hasta -20% tiempo operativo y +25% throughput aplicando el plan SMART.
RECURSOS Y REFERENCIAS
Programa de Aceleración mentorDay – Diagnóstico operativo.
WikiTIP Plan de Operaciones – Guía de procesos.
Test de Competencias – mentorDay.
Monday / Asana – gestión de tareas.
Notion / Miro – documentación de SOPs.
📌 Recordatorio final
Copia y pega tu resumen en el entregable “Plan de recursos humanos, desarrollo y crecimiento personal” del programa mentorDay.
Una empresa eficiente no nace: se diseña, se mide y se mejora cada día.
