Cómo avisar a tus empleados después de una catástrofe

Confirma primero que están a salvo, evita desplazamientos peligrosos y comunica una única instrucción clara

Después de un terremoto, inundación, incendio, huracán, erupción, temporal u otra catástrofe, la primera comunicación con tus empleados no debe centrarse en cuándo volverán a trabajar.

Debe responder a cuatro preguntas:

1. ¿Están a salvo?
2. ¿Deben evacuar, permanecer donde están o evitar desplazarse?
3. ¿Cómo deben confirmar su situación?
4. ¿Cuándo recibirán la siguiente actualización?

Mensaje esencial

Lo primero es tu seguridad. No te desplaces al centro de trabajo hasta recibir una confirmación expresa. Responde por privado indicando si estás a salvo y si necesitas ayuda urgente. Enviaremos una nueva actualización el día ___ a las ___.

En una emergencia, las primeras instrucciones pueden ser decisivas. Ready.gov destaca que la comunicación es una necesidad inmediata y que una advertencia rápida para evacuar, refugiarse o permanecer en el lugar puede proteger vidas. 

El Manual Universal de Reactivación Empresarial de mentorDay sitúa a la persona antes que la empresa y dedica la segunda fase al empresario y al liderazgo del equipo durante la crisis.  

Si la emergencia continúa activa, no empieces con un WhatsApp

Cuando existe peligro inmediato, el primer aviso debe ser la orden prevista en el plan de emergencia:

• evacuar;
• dirigirse al punto de reunión;
• refugiarse en el lugar;
• alejarse de una zona concreta;
• avisar a los servicios de emergencia;
• no regresar al edificio.

Los planes de emergencia laboral deben contemplar, como mínimo, cómo se comunican las emergencias, las rutas de evacuación, la comprobación de los empleados después de evacuar y la persona responsable de proporcionar instrucciones. 

Mensaje de evacuación inmediata

EMERGENCIA. Evacúa ahora por la ruta segura indicada y dirígete al punto de reunión de ______. No uses ascensores. No regreses al edificio. Cuando llegues al punto seguro, confirma tu presencia a ______.

Mensaje para refugiarse en el lugar

EMERGENCIA. Permanece dentro de ______, aléjate de ventanas y sigue las instrucciones de las autoridades. No salgas ni te desplaces hasta recibir una nueva comunicación. Confirma por privado que has recibido este mensaje.

Mensaje para quienes no están en las instalaciones

No te desplaces al centro de trabajo. La zona puede no ser segura. Permanece en un lugar protegido y sigue las indicaciones oficiales. Te informaremos de nuevo el día ___ a las ___.

No improvises una orden de evacuación o confinamiento basándote en rumores. Sigue siempre las instrucciones de las autoridades y el plan de emergencia aplicable.

Prioridades del primer aviso

El primer mensaje debe seguir este orden:

1. Seguridad: Indica qué debe hacer el empleado para protegerse.
2. Prohibición de desplazamiento: Aclara si debe evitar acudir al centro de trabajo.
3. Confirmación de situación: Solicita una respuesta muy sencilla.
4. Canal de ayuda: Facilita un contacto privado para urgencias.
5. Próxima actualización: Indica cuándo volverás a informar, aunque todavía no tengas novedades.
6. Fuente oficial: Aclara que solo deben seguir instrucciones de los canales autorizados.

El primer mensaje completo

Plantilla universal para copiar y pegar

AVISO DE EMERGENCIA — [EMPRESA]

Como consecuencia de [TIPO DE EMERGENCIA], nuestra prioridad es comprobar que todas las personas están a salvo.

No te desplaces al centro de trabajo hasta recibir una autorización expresa.

Responde por privado a [PERSONA O TELÉFONO] con una de estas opciones:

1. Estoy a salvo y localizable.
2. Estoy a salvo, pero necesito apoyo.
3. Tengo una urgencia o estoy en peligro.
4. No puedo confirmar todavía mi disponibilidad.

Si existe peligro inmediato, contacta primero con los servicios oficiales de emergencia de tu territorio.

No accedas al centro de trabajo ni intentes recuperar objetos, mercancía o equipos.

La próxima actualización se enviará el [FECHA] a las [HORA], aunque todavía no tengamos toda la información.

Canal oficial de información: [CANAL].

Persona de contacto: [NOMBRE Y TELÉFONO].

Solicita respuestas simples

Una persona afectada puede estar:

• buscando a familiares;
• sin electricidad;
• sin transporte;
• atendiendo daños en su vivienda;
• con poca batería;
• sin datos móviles;
• desorientada;
• en un refugio;
• atendiendo una urgencia médica.

No le pidas que escriba una explicación larga.

Sistema de respuesta recomendado

• Código 1. A salvo: Estoy a salvo y puedo recibir mensajes.
• Código 2. A salvo, pero necesito apoyo: Estoy a salvo, pero necesito ayuda con transporte, alojamiento, medicamentos, cuidados familiares u otra necesidad.
• Código 3. Urgencia: Estoy en peligro, herido o necesito asistencia inmediata.
• Código 4. Sin disponibilidad confirmada: Estoy a salvo, pero todavía no puedo confirmar cuándo estaré disponible.

Importante

Las respuestas deben enviarse por privado, no necesariamente al grupo general. No solicites en un grupo información detallada sobre:

• lesiones;
• enfermedades;
• medicación;
• ubicación exacta;
• familiares;
• vivienda;
• discapacidad;
• documentación personal.

Pregunta únicamente lo imprescindible para proteger a la persona y organizar la respuesta.

Registro de localización de empleados

OSHA recomienda disponer de un procedimiento para comprobar que todas las personas han salido después de una evacuación, realizar un recuento e informar a los responsables de emergencias sobre cualquier persona no localizada y su última ubicación conocida. También deben contabilizarse visitantes y contratistas. 

Plantilla de seguimiento

Clasificación recomendada

• 🟢 Localizado y a salvo: Ha confirmado que está a salvo.
• 🟠 Localizado y necesita apoyo: Está a salvo, pero necesita alguna ayuda o adaptación.
• 🔴 Urgencia comunicada: Ha informado de una situación de peligro o necesidad inmediata.
• ⚫ Sin localizar: No se ha podido establecer contacto.

“Sin localizar” no significa necesariamente que la persona esté herida. Puede no tener batería, cobertura o acceso al teléfono.

Qué hacer cuando un empleado no responde

• Primer intento: Envía el mensaje por el canal principal:
  • SMS;
  • WhatsApp;
  • aplicación interna;
  • llamada;
  • correo electrónico.
• Segundo intento: Utiliza un canal alternativo.
• Tercer intento: Contacta con la persona responsable asignada dentro de la cadena de llamadas.
• Contacto de emergencia. Utilízalo cuando:
  • así lo permita el protocolo de la empresa;
  • exista una preocupación razonable por la seguridad;
  • se hayan agotado los canales ordinarios;
  • sea necesario localizar a la persona después de una evacuación.
• Servicios de emergencia: Informa a los servicios oficiales cuando exista información concreta de que una persona:
  • puede estar atrapada;
  • estaba dentro del edificio;
  • se encontraba en una zona de peligro;
  • necesita asistencia;
  • ha comunicado una emergencia.

No envíes a otro empleado a buscarla en una zona insegura.

Mensaje individual para una persona que no responde

Hola, [NOMBRE]. Estamos comprobando que todo el equipo esté a salvo después de [EMERGENCIA]. No necesitas explicar nada ahora. Responde únicamente con “ESTOY A SALVO” cuando puedas. No te desplaces al centro de trabajo.

Cadena de comunicación

Una sola persona no debería tener que localizar a toda la plantilla cuando la empresa tiene varios equipos o centros.

Modelo de cascada

Responsable general

• Aprueba el mensaje.
• Confirma la instrucción.
• Centraliza la información.

Responsables de equipo

• Contactan con su grupo.
• Registran las respuestas.
• Escalan las urgencias.
• Evitan transmitir rumores.

Responsable de seguridad o prevención

• Coordina evacuación, accesos y autoridades.
• Confirma si las instalaciones pueden utilizarse.

Responsable laboral o de personas

• Registra incidencias.
• Prepara comunicaciones posteriores.
• Coordina las medidas laborales aplicables.

Portavoz

• Emite las comunicaciones externas.
• Evita mensajes contradictorios.

Plantilla

OSHA recomienda definir una cadena de mando, designar a la persona autorizada para ordenar una evacuación y formar a quienes ayudarán a otras personas a salir o contabilizar a la plantilla.

Utiliza varios canales

Una catástrofe puede interrumpir:

• cobertura móvil;
• electricidad;
• correo;
• internet;
• centralitas;
• aplicaciones corporativas.

Orden recomendado

1. Alarma o megafonía si la emergencia está activa.
2. SMS.
3. Aplicación de mensajería.
4. Llamada telefónica.
5. Correo electrónico.
6. Responsable de equipo.
7. Contacto alternativo autorizado.

Ready.gov recomienda disponer de más de una forma de comunicación y conservar números importantes fuera del teléfono móvil. También aconseja preparar listas.

Mensaje SMS breve

[EMPRESA]: No acudas al centro de trabajo. Confirma por SMS: 1 A SALVO, 2 NECESITO APOYO, 3 URGENCIA, 4 SIN DISPONIBILIDAD. Próximo aviso: [FECHA/HORA].

Mensaje para una conexión muy limitada

[EMPRESA]. NO ACUDAS. RESPONDE 1 A SALVO / 2 AYUDA / 3 URGENCIA. NUEVO AVISO [HORA].

Aviso de cierre temporal

Plantilla

AVISO DE CIERRE TEMPORAL

Como consecuencia de [EMERGENCIA], el centro de trabajo de [DIRECCIÓN] permanecerá cerrado temporalmente. 

No accedas al edificio ni te desplaces hasta la zona. Todavía estamos evaluando la seguridad de las instalaciones y el impacto sobre la actividad. 

Esta comunicación no confirma todavía la duración del cierre ni las medidas laborales que puedan ser necesarias. Esas decisiones se comunicarán por el procedimiento correspondiente cuando dispongamos de información verificada. 

Próxima actualización: [FECHA Y HORA].

Contacto para urgencias personales: [CONTACTO].

Aviso cuando no existe todavía una fecha de reapertura

En este momento no podemos confirmar cuándo será seguro reabrir. La instalación continúa pendiente de [INSPECCIÓN, ACCESO, SUMINISTROS O AUTORIZACIÓN].

No te desplaces al centro de trabajo. Informaremos de nuevo el [FECHA] a las [HORA], aunque no se haya completado todavía la evaluación.

No interpretes la ausencia de novedades como una autorización para regresar.

Por qué debes indicar una nueva hora

El silencio genera:

• rumores;
• desplazamientos innecesarios;
• mensajes contradictorios;
• ansiedad;
• llamadas repetidas;
• pérdida de confianza.

Aunque no tengas una solución, sí puedes informar:

«Todavía no sabemos más. La siguiente actualización será a las 18:00.”

Aviso de acceso restringido

El centro de trabajo continúa cerrado para la actividad ordinaria. Solo pueden acceder las personas expresamente autorizadas para [INSPECCIÓN, SEGURIDAD O DOCUMENTACIÓN].

No entres para recoger objetos personales, equipos o documentos. Te informaremos cuando pueda organizarse una recuperación segura.

Cualquier acceso deberá registrarse y realizarse siguiendo las instrucciones de seguridad.

Aviso de reapertura controlada

No comuniques una reapertura hasta comprobar:

• seguridad estructural;
• electricidad;
• gas;
• agua;
• accesos;
• salidas de emergencia;
• ventilación;
• limpieza;
• equipos críticos;
• autorización técnica;
• condiciones de transporte;
• disponibilidad real de la plantilla.

Plantilla

REAPERTURA CONTROLADA — [EMPRESA]

El centro de trabajo de [DIRECCIÓN] ha sido autorizado para una reapertura [TOTAL/PARCIAL] desde el [FECHA Y HORA]. 

Debes acudir únicamente si has recibido una confirmación individual.

Zona autorizada: [ZONA].

Zonas prohibidas: [ZONAS].

Acceso: [PUERTA O RUTA].

Punto de reunión: [LUGAR].

Responsable de seguridad: [NOMBRE].

Equipo de protección necesario: [EQUIPO].

Antes de acudir, confirma que puedes desplazarte con seguridad. Comunica por privado cualquier necesidad que debamos tener en cuenta.

No accedas a ninguna zona señalizada o restringida.

La plantilla no debe regresar hasta que las autoridades o profesionales responsables permitan el acceso. Los procedimientos de emergencia deben incluir rutas, alarmas, puntos de reunión y sistemas para contabilizar a todas las personas. 

Trabajadores afectados en su vida personal

La persona puede estar físicamente a salvo y, al mismo tiempo:

• haber perdido su vivienda;
• buscar a familiares;
• cuidar a menores o dependientes;
• no tener transporte;
• haber perdido documentación;
• necesitar medicamentos;
• estar alojada en un refugio;
• no disponer de electricidad;
• experimentar bloqueo o estrés intenso.

La catástrofe no afecta solo al centro de trabajo. La OIT señala que proteger a los trabajadores y mantener la continuidad empresarial requieren respuestas coordinadas de seguridad y salud durante las crisis. 

Mensaje recomendado

Sabemos que la emergencia puede haber afectado también a tu vivienda, familia, transporte o capacidad para comunicarte. No necesitas explicar detalles personales en el grupo. Informa por privado si necesitas apoyo o si no puedes confirmar todavía tu disponibilidad.

No preguntes inicialmente

• “¿Cuándo podrás volver?”
• “¿Puedes venir a limpiar?”
• “¿Tienes justificante?”
• “¿Puedes conectarte desde casa?”
• “¿Quién puede sustituirte?”
• “¿Por qué no respondiste antes?”

La primera conversación debe comprobar la seguridad. Las cuestiones laborales se gestionan después.

Personas con necesidades de apoyo

El protocolo debe prever empleados que:

• tengan movilidad reducida;
• utilicen dispositivos médicos;
• no escuchen una alarma sonora;
• no vean una señal visual;
• necesiten lenguaje sencillo;
• no dominen el idioma habitual;
• estén embarazadas;
• trabajen solas;
• estén en turno nocturno;
• no dispongan de teléfono inteligente.

OSHA recomienda prever ayuda para empleados con discapacidad o necesidades especiales, nombrar personas de apoyo y disponer de métodos que permitan que todos perciban la alarma o el aviso. 

Plantilla de apoyo

No publiques esta información en grupos generales.

Contratistas, visitantes y trabajadores temporales

El registro no debe limitarse a la plantilla fija. Comprueba también:

• trabajadores temporales;
• personal de limpieza;
• seguridad;
• transportistas;
• proveedores;
• clientes;
• visitantes;
• técnicos;
• voluntarios;
• trabajadores de empresas externas.

Plantilla

Los planes de evacuación deben prever cómo contabilizar también a visitantes y contratistas. 

Qué no debes comunicar en el primer aviso

• No afirmes que todo está controlado: Puede no ser cierto.
• No garantices una fecha de reapertura: La situación puede cambiar.
• No confirmes que el edificio es seguro: Salvo que exista una evaluación competente.
• No pidas que entren a salvar activos: Los empleados no deben asumir tareas de rescate para las que no están formados.
• No comuniques rumores: Evita información no verificada sobre:
  • fallecidos;
  • heridos;
  • desaparecidos;
  • causas;
  • responsabilidades;
  • ayudas;
  • indemnizaciones;
  • salarios;
  • fechas;
  • daños.
• No prometas condiciones laborales: No asegures todavía:
  • mantenimiento íntegro de salarios;
  • ayudas públicas;
  • indemnizaciones;
  • teletrabajo;
  • suspensión de contratos;
  • permisos;
  • ERTE u otra medida territorial.
• No utilices el grupo para debatir responsabilidades: La comunicación de emergencia no es el espacio para determinar culpables.
• No presiones para responder públicamente: La confirmación de seguridad puede gestionarse por privado.

Separa el aviso de emergencia de la comunicación laboral

Aviso de emergencia

Sirve para:

• proteger;
• localizar;
• ordenar una evacuación;
• impedir desplazamientos;
• identificar necesidades urgentes;
• fijar la siguiente actualización.

Comunicación laboral

Sirve para informar formalmente sobre:

• cierre temporal;
• horarios;
• permisos;
• teletrabajo;
• suspensión de actividad;
• prestaciones;
• salarios;
• medidas colectivas;
• cambios contractuales;
• reincorporación.

Las obligaciones laborales varían según el país, el tipo de contrato, la declaración oficial de emergencia y las medidas aprobadas después de cada catástrofe.

Por ello, el manual universal debe explicar qué comunicar, mientras que cada anexo territorial debe identificar:

• legislación aplicable;
• autoridad laboral;
• prestaciones;
• permisos;
• medidas de suspensión;
• trámites;
• plazos;
• formularios;

No utilices una plantilla universal para adoptar decisiones laborales con efectos jurídicos sin revisión profesional.

Cadencia de actualizaciones

• Durante las primeras horas: Actualiza cada vez que exista una instrucción de seguridad nueva.
• Mientras persiste la incertidumbre: Establece una hora fija:
  • 09:00;
  • 14:00;
  • 19:00;
  • o la frecuencia adecuada a la gravedad de la situación.
• Cuando la situación se estabilice: Realiza una actualización diaria, aunque sea para indicar que no existen cambios.

Cada comunicación debe indicar

• fecha;
• hora;
• situación conocida;
• instrucción;
• qué no debe hacerse;
• siguiente actualización;
• persona de contacto.

Plantilla de parte de situación

Actualización número ___

• Empresa:
• Fecha y hora:
• Situación confirmada:
• Estado de las instalaciones:
  • ☐ Acceso prohibido.
  • ☐ Pendiente de inspección.
  • ☐ Acceso restringido.
  • ☐ Reapertura parcial.
  • ☐ Reapertura total.
• Empleados localizados: ______ de ______
• Personas que necesitan seguimiento:
• Instrucción vigente:
• Siguiente actualización:
• Responsable:

Checklist antes de enviar el aviso

• ☐ He confirmado la información disponible.
• ☐ La instrucción de seguridad aparece al principio.
• ☐ He indicado claramente si deben acudir o no.
• ☐ He facilitado una forma sencilla de responder.
• ☐ He incluido un canal privado para necesidades personales.
• ☐ He indicado qué hacer ante peligro inmediato.
• ☐ He nombrado una única fuente oficial.
• ☐ He fijado fecha y hora de la siguiente actualización.
• ☐ No he incluido rumores.
• ☐ No he prometido ayudas, salarios o reapertura.
• ☐ He previsto canales alternativos.
• ☐ El mensaje puede comprenderse rápidamente.
• ☐ Se ha adaptado a personas con necesidades específicas.
• ☐ Existe una persona responsable de registrar respuestas.

Checklist después de enviar el aviso

• ☐ He comprobado que el mensaje fue entregado.
• ☐ He registrado las respuestas.
• ☐ He identificado a las personas sin localizar.
• ☐ He contactado individualmente con quienes necesitan apoyo.
• ☐ He comunicado las urgencias a los servicios correspondientes.
• ☐ He registrado visitantes y contratistas.
• ☐ He evitado enviar empleados a zonas peligrosas.
• ☐ He informado a los responsables de equipo.
• ☐ He guardado copia del aviso.
• ☐ He preparado la siguiente actualización.
• ☐ He corregido cualquier información errónea detectada.

Microacción de diez minutos

Haz ahora estas cuatro cosas:

• Minuto 1-2: Nombra a una persona responsable de centralizar las respuestas.
• Minuto 3-4: Crea una lista con todos los empleados y sus teléfonos.
• Minuto 5-7: Personaliza este mensaje: No te desplaces al centro de trabajo. Responde por privado: 1 A salvo, 2 Necesito apoyo, 3 Urgencia, 4 Sin disponibilidad confirmada. Próximo aviso: ___.
• Minuto 8-10: Envía el mensaje y comienza el registro de respuestas.

Resultado: has dado una instrucción clara y has empezado a comprobar que ninguna persona quede olvidada.

Errores que debes evitar

• Pedir a la plantilla que acuda a limpiar.
• Preguntar primero por la disponibilidad laboral.
• Utilizar un único canal.
• Enviar mensajes contradictorios.
• No fijar una nueva hora de actualización.
• Compartir datos de salud en el grupo.
• Dar por localizado a quien no ha respondido.
• Enviar trabajadores a buscar a otros.
• Confundir “sin respuesta” con “desaparecido”.
• Confirmar una reapertura sin inspección.
• Prometer ayudas o salarios sin verificar.
• Permitir el acceso para recoger pertenencias.
• Comunicar medidas laborales de manera informal.
• Borrar los mensajes o el registro de llamadas.
• Dejar toda la comunicación en manos de una sola persona sin sustituto.