Cómo documentar y conservar las pruebas de los daños de tu negocio tras una catástrofe

Fotografía, filma, identifica y conserva las evidencias antes de limpiar, reparar o desechar

Después de una inundación, terremoto, incendio, erupción, huracán, temporal u otra catástrofe, puedes sentir la necesidad urgente de entrar, limpiar y recuperar todo lo posible. Antes de mover, limpiar, reparar o desechar cualquier bien: Detente, comprueba la seguridad y documenta.

Las fotografías, vídeos, inventarios, facturas y registros que prepares durante las primeras horas pueden ser fundamentales para:

• demostrar qué ocurrió;
• acreditar los daños materiales;
• calcular las pérdidas;
• justificar la interrupción de la actividad;
• reclamar al seguro;
• solicitar ayudas públicas;
• solicitar financiación;
• negociar con bancos y proveedores;
• demostrar el destino de los fondos recibidos;
• defender posteriormente una reclamación.

El Manual Universal de Reactivación Empresarial de mentorDay establece que algunas actuaciones no pueden esperar, entre ellas proteger datos, documentar los daños y conservar aquello que podría perderse durante la limpieza.

No necesitas valorar todavía todos los daños. Tu primera tarea es conservar pruebas suficientes para poder explicarlos y cuantificarlos después.

Antes de documentar: confirma que puedes entrar

No accedas a una instalación afectada hasta comprobar que no existe riesgo para tu vida. Detén el proceso si observas:

• grietas o deformaciones estructurales;
• peligro de derrumbe;
• agua en contacto con electricidad;
• cables caídos;
• olor a gas;
• humo o riesgo de incendio;
• productos químicos;
• agua contaminada;
• suelo inestable;
• prohibición de acceso de las autoridades.

Paso anterior obligatorio

Completa primero la WikiTIP: Checklist de seguridad de instalaciones tras una catástrofe

La documentación nunca justifica entrar en un lugar peligroso. Cuando no puedas acceder, fotografía únicamente desde una zona segura y registra por qué no ha sido posible realizar una inspección interior.

Qué significa “Registro, conservación y trazabilidad de evidencias” en este manual

En sentido jurídico o forense, una Registro, conservación y trazabilidad de evidencias registra quién obtuvo una prueba, dónde y cuándo la obtuvo, quién la protegió y quién tuvo posteriormente su control o posesión.

En esta TIP utilizamos el concepto de forma práctica para referirnos a: Un sistema ordenado que permite demostrar qué prueba se recogió, cuándo, dónde, por quién, qué muestra y cómo se ha conservado.

No convierte automáticamente la documentación en una prueba judicial ni sustituye los procedimientos oficiales.

Necesitas asistencia profesional cuando

• exista sospecha de incendio provocado, robo, sabotaje o fraude;
• haya fallecidos o heridos;
• puedan existir responsabilidades penales;
• la policía, los bomberos o un juzgado hayan intervenido;
• haya productos peligrosos;
• sea necesario manipular ordenadores o sistemas relacionados con un posible delito;
• exista una reclamación de gran cuantía o un conflicto grave con la aseguradora.

En estas situaciones:

• no alteres la escena;
• no muevas objetos;
• no manipules dispositivos;
• no borres archivos;
• sigue las instrucciones de las autoridades y los especialistas.

La regla de oro: documenta antes de limpiar

Cuando sea seguro entrar:

1. Haz fotografías generales.
2. Graba un vídeo completo.
3. Fotografía cada zona dañada.
4. Registra los bienes afectados.
5. Identifica marcas, modelos y números de serie.
6. Conserva los archivos originales.
7. Registra cualquier objeto que debas retirar.
8. Guarda facturas y recibos de todas las actuaciones.

El Programa Nacional de Seguro contra Inundaciones de Estados Unidos recomienda fotografiar y grabar los daños antes de limpiar, reparar o desechar, tomando imágenes generales y primeros planos e identificando los números de serie de los equipos. También recomienda conservar muestras seguras de materiales dañados y los recibos de reparaciones y sustituciones.

En España, el Consorcio de Compensación de Seguros indica que deben conservarse los restos de los bienes dañados a disposición del perito. Cuando no sea posible, deben fotografiarse antes de retirarlos y conservarse las facturas de las reparaciones urgentes.

Prepara el equipo antes de empezar

Equipo básico

• ☐ Teléfono o cámara con batería suficiente.
• ☐ Espacio libre de almacenamiento.
• ☐ Batería externa.
• ☐ Linterna segura.
• ☐ Papel y bolígrafo.
• ☐ Equipo de protección adecuado.
• ☐ Etiquetas o rotulador.
• ☐ Cinta métrica.
• ☐ Persona acompañante.
• ☐ Carpeta física para documentos.
• ☐ Carpeta digital para las pruebas.

Configura el dispositivo

Antes de tomar las imágenes:

• ☐ Comprueba que la fecha y hora sean correctas.
• ☐ Activa la máxima calidad razonable.
• ☐ Limpia la lente.
• ☐ Desactiva filtros y efectos.
• ☐ Evita fotografiar directamente contra una luz intensa.
• ☐ Comprueba una primera fotografía.
• ☐ Mantén el dispositivo cargado.
• ☐ No utilices únicamente una aplicación de mensajería para guardar las pruebas.

Privacidad

Evita difundir públicamente imágenes que muestren:

• datos personales;
• documentos de identidad;
• cuentas bancarias;
• contraseñas;
• sistemas de alarma;
• llaves;
• cajas fuertes;
• historiales médicos;
• información de trabajadores o clientes.

Las pruebas deben conservarse en un espacio privado y con acceso restringido.

Sigue siempre el mismo recorrido

Utilizar un orden fijo facilita que posteriormente el perito o evaluador comprenda la dimensión de los daños.

Recorrido recomendado

Paso 1. Exterior general

Fotografía:

• la calle o zona;
• el acceso al negocio;
• la fachada completa;
• los laterales;
• la cubierta, cuando sea visible;
• el nivel alcanzado por el agua;
• árboles, postes o elementos caídos;
• señales oficiales;
• vehículos dañados;
• accesos bloqueados.

Paso 2. Entrada

Registra:

• puerta;
• cerradura;
• escaparate;
• persianas;
• sistema de seguridad;
• señales de entrada forzada;
• agua, barro, humo o escombros.

Paso 3. Recorrido completo en vídeo

Graba un vídeo continuo:

• Di tu nombre.
• Indica la empresa.
• Di la dirección.
• Indica la fecha y la hora.
• Explica brevemente qué ocurrió.
• Recorre lentamente todas las zonas.
• Describe lo que se observa.
• No hagas afirmaciones técnicas que no puedas confirmar.

Ejemplo: “Soy Ana Pérez, responsable de Panadería Sol. Estamos en la calle Mayor número 10. Hoy es 3 de agosto de 2026 y son las 10:15. El local ha sufrido una inundación. Voy a registrar el estado de las instalaciones antes de iniciar la limpieza.”

Paso 4. Una zona cada vez

En cada espacio toma:

• Una fotografía general desde la entrada.
• Una fotografía desde cada esquina.
• Fotografías de daños concretos.
• Primeros planos.
• Imágenes con una referencia de tamaño.
• Fotografías de etiquetas y números de serie.

Paso 5. Equipos e inventario

Fotografía cada bien desde varios ángulos:

• estado general;
• daño concreto;
• marca;
• modelo;
• número de serie;
• etiqueta patrimonial;
• ubicación;
• conexiones;
• contenido interior, cuando sea seguro.

Qué debes documentar

Edificio e instalaciones

• ☐ Fachada.
• ☐ Techo y cubierta.
• ☐ Paredes.
• ☐ Suelos.
• ☐ Pilares.
• ☐ Puertas.
• ☐ Ventanas.
• ☐ Escaparates.
• ☐ Instalación eléctrica.
• ☐ Cuadro eléctrico.
• ☐ Fontanería.
• ☐ Climatización.
• ☐ Ascensores.
• ☐ Cámaras frigoríficas.
• ☐ Almacenes.
• ☐ Señalización.
• ☐ Zonas exteriores.

Maquinaria y equipos

• ☐ Maquinaria productiva.
• ☐ Herramientas.
• ☐ Ordenadores.
• ☐ Servidores.
• ☐ Impresoras.
• ☐ Terminales de pago.
• ☐ Equipos de comunicaciones.
• ☐ Mobiliario.
• ☐ Vehículos.
• ☐ Equipos de seguridad.
• ☐ Equipos de refrigeración.
• ☐ Equipos especializados.

Existencias e inventario

• ☐ Materias primas.
• ☐ Productos terminados.
• ☐ Mercancía para la venta.
• ☐ Embalajes.
• ☐ Repuestos.
• ☐ Alimentos.
• ☐ Medicamentos.
• ☐ Productos perecederos.
• ☐ Productos contaminados.
• ☐ Material de oficina.

Documentos

• ☐ Contratos.
• ☐ Facturas.
• ☐ Albaranes.
• ☐ Libros contables.
• ☐ Expedientes.
• ☐ Licencias.
• ☐ Nóminas.
• ☐ Pólizas.
• ☐ Documentos fiscales.
• ☐ Documentos laborales.
• ☐ Archivos de clientes.

Interrupción de la actividad

Documenta también lo que no es visible físicamente:

• pedidos cancelados;
• reservas anuladas;
• clientes no atendidos;
• días de cierre;
• pérdida de producción;
• servicios suspendidos;
• ventas no realizadas;
• contratos afectados;
• trabajadores que no pueden acudir;
• costes extraordinarios;
• alquiler de instalaciones alternativas.

Haz fotografías útiles

Una fotografía útil debe responder

• ¿Qué estoy viendo?
• ¿Dónde estaba?
• ¿Qué daño presenta?
• ¿Qué dimensión tiene?
• ¿A qué bien pertenece?
• ¿Cuándo se tomó?
• ¿Quién la tomó?

Utiliza tres niveles

• Imagen general: Muestra el contexto completo.
• Imagen intermedia: Muestra la zona afectada.
• Primer plano: Muestra el daño concreto.

Añade una referencia de escala. Cuando resulte seguro, coloca junto al daño:

• una cinta métrica;
• una regla;
• un objeto de tamaño conocido;
• una etiqueta numerada.

No tapes ni alteres el daño.

Evita

• fotografías borrosas;
• exceso de zoom digital;
• imágenes oscuras;
• fotografiar solo primeros planos;
• repetir fotografías sin orden;
• utilizar filtros;
• añadir texto sobre el archivo original;
• eliminar imágenes que parezcan repetidas antes de revisarlas.

Cómo grabar el vídeo

El vídeo ayuda a mostrar la relación entre las distintas zonas y la extensión general del daño.

Guion recomendado

• Identifica empresa, dirección, fecha y hora.
• Empieza en el exterior.
• Entra únicamente cuando sea seguro.
• Graba lentamente.
• Mantén la cámara estable.
• Describe cada zona.
• Muestra el suelo y el techo.
• Acércate a los daños concretos.
• Identifica los bienes.
• Finaliza indicando que no se ha iniciado todavía la limpieza.

Ejemplo de descripción: “Esta es la zona de producción. El agua alcanzó aproximadamente esta altura, que se observa en la marca de la pared. La máquina identificada como EQ-003 presenta barro en el motor y no ha sido encendida.”

No hagas esto

• No edites el vídeo original.
• No añadas música.
• No elimines fragmentos.
• No hagas afirmaciones sobre causas que no hayan sido verificadas.
• No grabes conversaciones privadas sin autorización.
• No publiques el vídeo completo en redes sociales.

Identifica cada evidencia

Cada fotografía, vídeo, documento u objeto debe tener un identificador único.

Sistema sencillo

Utiliza:

• EVIDENCIA-001
• EVIDENCIA-002
• EVIDENCIA-003

Sistema más completo

[FECHA]_[EMPRESA]_[ZONA]_[TIPO]_[NÚMERO]

Ejemplos

• 20260803_PANADERIA-SOL_FACHADA_FOTO_001.jpg
• 20260803_PANADERIA-SOL_PRODUCCION_VIDEO_001.mp4
• 20260803_PANADERIA-SOL_HORNO_FOTO_001.jpg
• 20260803_PANADERIA-SOL_ALMACEN_INVENTARIO_001.xlsx

Reglas para los nombres

• Utiliza siempre el mismo orden.
• No uses tildes en los nombres de archivo.
• Evita caracteres especiales.
• No escribas nombres demasiado largos.
• Utiliza números correlativos.
• No sustituyas el archivo original.
• Corrige la descripción en el registro, no sobreescribiendo la fotografía.

Crea un registro maestro de evidencias

Plantilla

Añade también

Datos mínimos

• Nombre del archivo.
• Tipo de evidencia.
• Fecha y hora.
• Lugar exacto.
• Descripción.
• Persona que la obtuvo.
• Dispositivo utilizado.
• Ubicación donde se conserva.
• Copias existentes.
• Entregas realizadas.
• Cambios o traslados.

Conserva los archivos originales

Regla principal

El archivo original no se edita. No debes:

• recortar;
• mejorar colores;
• cambiar la fecha;
• escribir sobre la imagen;
• sustituir el archivo;
• reducir su calidad;
• borrar sus metadatos;
• renombrarlo sin conservar referencia del nombre original.

Procedimiento recomendado

• Carpeta 1. Originales: Contiene los archivos obtenidos directamente del teléfono, cámara o dispositivo. 01_ORIGINALES_NO_EDITAR
• Carpeta 2. Copias de trabajo: Contiene las copias que puedes ordenar, enviar o anotar. 02_COPIAS_DE_TRABAJO
• Carpeta 3. Documentos: 03_FACTURAS_POLIZAS_INFORMES
• Carpeta 4. Inventario: 04_INVENTARIO_DE_DANOS
• Carpeta 5. Comunicaciones: 05_SEGURO_AUTORIDADES_PROVEEDORES
• Carpeta 6. Reparaciones: 06_PRESUPUESTOS_FACTURAS_REPARACION

Haz al menos dos copias

Conserva:

• una copia en el dispositivo u ordenador;
• otra copia en un soporte o ubicación diferente.

Cuando sea posible, utiliza también almacenamiento seguro en la nube. No dejes todas las copias dentro del local afectado.

Nivel avanzado: integridad de archivos digitales

Para reclamaciones de gran cuantía, conflictos, investigaciones o posibles procedimientos judiciales, puede ser recomendable que un profesional:

• realice una copia forense;
• conserve los soportes originales;
• calcule una huella digital o hash;
• documente quién ha accedido a los archivos;
• utilice herramientas especializadas.

Una función hash permite identificar un archivo por su contenido incluso cuando se modifica su nombre. NIST explica que la preservación de evidencia digital requiere controles específicos para mantener la integridad, procedencia y trazabilidad de los archivos.

Para una reclamación ordinaria no necesitas calcular tú mismo estos valores. Solicita asistencia especializada cuando exista riesgo de litigio, fraude, sabotaje o manipulación de datos.

No deseches los bienes dañados demasiado pronto

El Programa Nacional de Seguro contra Inundaciones recomienda no desechar bienes antes de que pueda revisarlos el perito, salvo cuando representen un peligro para la salud o la normativa obligue a retirarlos. También recomienda separar los bienes dañados de los no dañados y conservar muestras seguras cuando sea necesario retirar materiales. 

Antes de retirar un bien

• ☐ Fotografía su ubicación original.
• ☐ Fotografía el bien completo.
• ☐ Fotografía el daño.
• ☐ Fotografía la marca, modelo y serie.
• ☐ Anota cantidad y estado.
• ☐ Consulta con la aseguradora o el perito.
• ☐ Registra el motivo de la retirada.
• ☐ Registra quién lo retiró.
• ☐ Conserva una muestra cuando sea segura y esté autorizada.
• ☐ Conserva el justificante de retirada o destrucción.

Registro de retirada

Excepción: riesgo sanitario o de seguridad

Retira sin demora los bienes que puedan:

• contaminar alimentos;
• propagar moho;
• generar un incendio;
• producir cortes;
• liberar sustancias peligrosas;
• poner en riesgo a personas.

Pero documenta antes cuando puedas hacerlo de forma segura.

Si necesitas reparar urgentemente

Puedes tener que realizar actuaciones para evitar que los daños aumenten:

• extraer agua;
• cubrir una abertura;
• asegurar una puerta;
• trasladar mercancía;
• secar equipos;
• alquilar una bomba;
• retirar residuos peligrosos;
• contratar vigilancia.

El Consorcio de Compensación de Seguros recuerda que el afectado debe adoptar medidas para que los daños no se agraven, conservando los bienes dañados o fotografiándolos antes cuando deban repararse o retirarse con urgencia. 

Antes de la actuación

• ☐ Fotografía el estado inicial.
• ☐ Graba un vídeo.
• ☐ Anota por qué no puede esperar.
• ☐ Informa al seguro cuando sea posible.
• ☐ Solicita presupuesto.
• ☐ Identifica al proveedor.

Durante la actuación

• ☐ Registra los trabajos.
• ☐ Conserva materiales retirados cuando sea seguro.
• ☐ Anota horas, medios y personas.
• ☐ Guarda albaranes.

Después

• ☐ Fotografía el resultado.
• ☐ Conserva la factura.
• ☐ Conserva el justificante de pago.
• ☐ Actualiza el registro de evidencias.

Documenta también la pérdida económica

Los daños materiales no reflejan por sí solos todo el impacto sufrido.

Registra

• ventas antes de la catástrofe;
• ventas posteriores;
• días de cierre;
• pedidos cancelados;
• reservas anuladas;
• contratos suspendidos;
• costes de alquiler provisional;
• costes de transporte;
• horas extraordinarias;
• mercancía perdida;
• pagos realizados para evitar nuevos daños;
• clientes no atendidos;
• disminución de producción.

Pruebas posibles

• extractos bancarios;
• informes del terminal de venta;
• facturación;
• declaraciones fiscales;
• correos de cancelación;
• capturas de pedidos;
• agenda de reservas;
• nóminas;
• contratos;
• presupuestos;
• registros de producción.

Reconstruye las pruebas que hayas perdido

No disponer de todos los documentos no significa que no puedas acreditar las pérdidas.

El Servicio de Impuestos Internos de Estados Unidos recomienda reconstruir los registros empresariales utilizando facturas de proveedores, extractos bancarios, declaraciones fiscales, fotografías almacenadas en teléfonos y planos dibujados del establecimiento cuando no se conservan imágenes anteriores. 

Solicita copias a

• proveedores;
• bancos;
• asesoría;
• gestoría;
• administración tributaria;
• clientes;
• compañías de tarjetas;
• arrendador;
• fabricante;
• empresa instaladora;
• aseguradora;
• plataformas de venta;
• servicios en la nube.

Utiliza fuentes alternativas

• fotografías anteriores del negocio;
• publicaciones en redes sociales;
• página web;
• vídeos promocionales;
• catálogos;
• imágenes de clientes;
• inventarios anteriores;
• planos;
• contratos de compra;
• garantías;
• manuales de equipos.

Si no existen fotografías anteriores, dibuja un plano sencillo e indica:

• distribución del local;
• ubicación de maquinaria;
• estanterías;
• almacenes;
• mercancía;
• mobiliario;
• instalaciones;
• zonas afectadas.

Registra todas las comunicaciones

Crea un diario del expediente

Registra las conversaciones con:

• aseguradora;
• perito;
• administración;
• banco;
• arrendador;
• proveedores;
• empresas de limpieza;
• reparadores;
• empleados;

La checklist de reclamaciones del NFIP recomienda anotar las conversaciones con aseguradoras, peritos, contratistas y empresas de limpieza, incluyendo fecha, hora, interlocutor y contenido tratado. 

Guarda

• correos;
• mensajes;
• números de expediente;
• presupuestos;
• informes;
• autorizaciones;
• cartas;
• justificantes de envío;
• capturas de formularios;
• confirmaciones de recepción.

Checklist rápida de documentación

Antes de limpiar

• ☐ La instalación es segura.
• ☐ He informado al seguro o autoridad correspondiente.
• ☐ He fotografiado el exterior.
• ☐ He grabado un vídeo general.
• ☐ He fotografiado cada espacio.
• ☐ He tomado imágenes generales y de detalle.
• ☐ He fotografiado marcas y números de serie.
• ☐ He registrado el nivel del agua, humo o impacto.
• ☐ He identificado bienes e inventario.
• ☐ He creado un registro maestro.
• ☐ He copiado los archivos originales.
• ☐ He protegido los documentos.
• ☐ He evitado desechar bienes.
• ☐ He documentado las actuaciones urgentes.
• ☐ He guardado presupuestos y facturas.

Comprueba la calidad de tu expediente

Tu documentación debe permitir que una persona que no estuvo allí responda:

• ¿Qué ocurrió?
• ¿Cuándo ocurrió?
• ¿Dónde ocurrió?
• ¿Qué zonas resultaron dañadas?
• ¿Qué bienes estaban allí?
• ¿Cuál era su estado?
• ¿Qué se retiró?
• ¿Por qué se retiró?
• ¿Qué reparaciones se hicieron?
• ¿Cuánto costaron?
• ¿Quién recogió cada prueba?
• ¿Dónde se conservan los originales?

Semáforo de calidad

🔴 Rojo: documentación insuficiente

• Fotografías sueltas.
• Sin identificación.
• Sin copias.
• Sin inventario.
• Bienes retirados sin registro.

🟠 Ámbar: documentación parcial

• Existen fotografías y vídeos.
• Faltan bienes por identificar.
• Faltan facturas o números de serie.
• No se ha registrado la retirada.

🟢 Verde: expediente trazable

• Archivos originales conservados.
• Registro maestro completo.
• Bienes identificados.
• Inventario elaborado.
• Comunicaciones registradas.
• Copias de seguridad realizadas.

Microacción de diez minutos

Haz ahora únicamente esto:

• Crea una carpeta llamada: DANOS_CATASTROFE_[NOMBRE_EMPRESA]_[FECHA]. Dentro, crea:
  • 01_ORIGINALES_NO_EDITAR
  • 02_INVENTARIO
  • 03_FACTURAS_Y_DOCUMENTOS
  • 04_COMUNICACIONES
  • 05_REPARACIONES
• Fotografía el exterior desde una zona segura.
• Registra la primera evidencia:

E-001 | Fotografía exterior | Fecha | Hora | Lugar | Autor

Ya has comenzado a transformar el caos en un expediente verificable.

Errores que debes evitar

• Limpiar antes de fotografiar.
• Tirar bienes antes de consultar.
• Encender maquinaria dañada.
• Entrar en zonas inseguras.
• Fotografiar únicamente primeros planos.
• No identificar la ubicación.
• Editar los archivos originales.
• Conservar una sola copia.
• Guardar todo dentro del establecimiento afectado.
• Compartir datos sensibles públicamente.
• No registrar las reparaciones urgentes.
• Mezclar pruebas de distintas sedes.
• Inventar fechas, valores o descripciones.
• Afirmar causas que no hayan sido verificadas.
• Firmar una valoración que no hayas revisado.