¿CÓMO CREAR TU DEPARTAMENTO DE EXPORTACIÓN?

Acelera tu empresa con estos consejos de expertos sobre «¿Cómo crear tu departamento de exportación?». ¡Analiza y descubre esta TIP!

Un departamento de exportación básico tiene que estar formado, al menos, por un responsable de exportación y un asistente. El primero realizará la labor comercial en los mercados de destino elegidos; el segundo, las funciones de enlace y coordinación con el resto de los departamentos de la empresas a los que afecta la internacionalización.

Todos los departamentos, especialmente el financiero, logística y producción, toda la empresa debe respirar internacionalización y que el departamento de exportación debe estar integrado en la estructura empresarial aislarlo es un error muy frecuente que tienes que evitar (ver+ TIP).

Para empresas que facturen más de un millón de euros, se debería pensar en incorporar, aparte de un director de exportación, un área manager, profesionales de comercio exterior que son responsables no tanto de mercados concretos como de áreas geográficas. Sin olvidar que, el responsable de exportación, reportará siempre al gerente y al director comercial y que, el departamento tiene que estar conectado con todas las áreas de la empresa.

Una conexión cuyas singularidades reseñamos a continuación

• Atención al cliente

Es fundamental que la persona encargada de coger las llamadas hable, al menos, inglés de forma fluida. Y aún mejor si son varios idiomas.

• Departamento administración y finanzas

El comercio exterior tiene sus propios medios de pago por lo que el área de finanzas debe familiarizarse con todos ellos: créditos documentarios, confirming, seguro a la exportación…

• Logística y transporte

Este departamento deberá gestionar de manera eficaz el envío de los pedidos, elegir el medio de transporte más adecuado o económico según las características del producto.

• Producción

Este área deberá adaptar su estándar a los certificados y normativas del país de destino, traducir las etiquetas al idioma de ese mercado, entre otras.

• El perfil del personal exterior

La pieza clave de cualquier departamento de exportación es la persona que se pone al frente de ese área. El director de exportación debe tener un perfil muy definido, que corresponde con el de licenciados con una formación específica en comercio exterior adquirida en algún máster y dotes comerciales.

Será la persona responsable de elaborar un plan de ventas, en el que se fijará anualmente los objetivos de venta en función de la estrategia global de la empresa; búsqueda y análisis de los países mercados objetivos. 

¿Dónde contratarlos? Cámaras de comercio, escuelas de negocios, universidades…

• El sueldo varía según la experiencia, formación e idiomas

POR EJEMPLO:

Para un profesional de exportación junior, el salario se mueve en la horquilla de entre 15.000-22.000 euros que, en el caso de un senior, se eleva a un mínimo de 40.000 euros o más, “si además aporta una cartera de clientes en el exterior o tiene un perfil técnico comercial.

A la opción de contratar a tu propio responsable de exportación está la de externalizar esa parte con una empresa especializada, 

• Director de exportaciones

Entre sus responsabilidades están la gestión y supervisión de la actividad y de las ventas de la empresa en el extranjero, estructurar el área de export manager, organizar las redes comerciales en los países en los que se opere, definir una estrategia de marketing (estudios de mercado y de la competencia), buscar nuevos contactos, participar en las negociaciones y elegir a los distribuidores locales. 

La formación de los directores de exportación es de nivel superior (universitario y máster), preferiblemente, con una experiencia mínima de más de seis años, dominio de inglés y valorable otros idiomas en función de los países de destino elegidos.

• Funciones de un export area manager

Dirige la actividad comercial de la empresa en una zona geográfica concreta, área de la que tendrá un conocimiento especializado. Esto incluye cifra de negocios, márgenes, rentabilidad, inversiones y desarrollo. Entre sus cometidos está la negociación con las redes de distribución locales y realizar un seguimiento de los acuerdos.

Reporta directamente al director de exportaciones y cuentan con formación universitaria de grado medio o superior, un mínimo de dos idiomas extranjeros y experiencia como comercial de exportación. Sus salarios varían según los años de experiencia y según se trate de una pyme o una multinacional.

• Funciones de un comercial de exportación

También, dependiente del director de exportación, entre sus responsabilidades está el análisis y prospección de mercados, visitas comerciales, negociación de acuerdos, búsqueda de distribuidores. Lo habitual es que tengan formación universitaria de grado medio o superior, con dominio al menos del inglés, y preferiblemente con un experiencia mínima de un par de años.

Esa experiencia es también la que determina su remuneración. A la remuneración fija, deberás añadir una comisión por ventas.

• Cohesionar a tu equipo para la internacionalización

Para tener éxito en su estrategia de internacionalización es muy importante que exista una visión compartida y alineada con todo tu equipo. Al planificar su estrategia debes asegurarte que todos tengan la oportunidad de discutir los motivos de la salida al exterior y de establecer objetivos de negocio que sean tangibles y realistas.

Este es el momento de comprobar el compromiso de todo el equipo, cuales son las habilidades de cada uno y cómo pueden contribuir al proceso de creación de relaciones comerciales en el extranjero, quién llevará a cabo acciones concretas como por ejemplo la definición y creación de un departamento internacional para garantizar un buen servicio al cliente.

Trabajando juntos, tu empresa será capaz de crear un plan de acción bien definido, con buena planificación de metas, fechas e identificación de los recursos necesarios durante el proceso. Es mucho más probable tener éxito si todos los que trabajan en la empresa lo hacen con un objetivo común.

También, es importante que, la estrategia se comunique al resto de la empresa. Es probable que este proceso tenga un impacto en la forma en que trabajan por lo que necesitan estar al tanto de lo que está pasando y estar preparados para el cambio. Debes valorar, también, la necesidad de un programa de formación sobre internacionalización para asegurar que su personal esté debidamente preparado cuando los pedidos de fuera empiezan a llegar.

¿Cómo puedes utilizar la inteligencia artificial (ver+ TIP) para crear tu departamento de exportaciones?

Como modelo de lenguaje, puede proporcionar sugerencias e ideas sobre cómo crear un departamento de exportaciones, pero es importante tener en cuenta que cada empresa es única y puede requerir un enfoque diferente en función de su tamaño, sector y objetivos de internacionalización.

SIN EMBARGO, AQUÍ HAY ALGUNAS FORMAS EN QUE PUEDE UTILIZAR LA INTELIGENCIA ARTIFICIAL PARA AYUDAR A CREAR EL DEPARTAMENTO DE EXPORTACIONES:

1. Realizar preguntas abiertas: Hacer preguntas abiertas a la inteligencia artificial sobre cómo crear un departamento de exportaciones puede proporcionar ideas y enfoques innovadores. Por ejemplo, puedes preguntar: «¿Cuáles son las mejores prácticas para crear un departamento de exportaciones eficaz?» o «¿Qué habilidades y conocimientos son esenciales para los miembros del equipo del departamento de exportaciones?».
2. Solicitar sugerencias específicas: Puedes pedir sugerencias específicas a la inteligencia artificial en áreas clave como la selección de personal, la formación, la estrategia de marketing internacional, la logística y la gestión de riesgos. Por ejemplo, puedes preguntar: «¿Cuáles son los métodos más efectivos para buscar nuevos mercados de exportación?» o «¿Cómo puedo capacitar al personal en habilidades de negociación internacional?».
3. Utilizar ejemplos de casos de éxito: la inteligencia artificial puede proporcionar ejemplos de empresas que han tenido éxito en la creación de sus departamentos de exportaciones y las estrategias que utilizaron. Puedes preguntar: «¿Qué empresas han creado departamentos de exportaciones exitosos en el pasado y cómo lo lograron?» o «¿Qué estrategias de marketing internacional han sido efectivas para otras empresas en mi sector?».
4. Obtener consejos prácticos: la inteligencia artificial puede proporcionar consejos prácticos y útiles sobre cómo comenzar a crear el departamento de exportaciones, incluyendo información sobre cómo identificar los mercados de exportación adecuados, cómo establecer objetivos realistas y cómo medir el éxito. Puedes preguntar: «¿Cuáles son los primeros pasos para crear un departamento de exportaciones?» o «¿Cómo puedo medir el éxito del departamento de exportaciones una vez que esté en funcionamiento?».

Recuerda que, aunque la inteligencia artificial puede proporcionar información útil, siempre es importante consultar a expertos en la materia y realizar una investigación exhaustiva para crear un departamento de exportaciones exitoso y adecuado para tu empresa.