ESTRUCTURA DE COSTES

Acelera tu empresa con estos consejos de expertos que cuenta sobre «Estructura de costes». ¡Analiza y descubre esta TIP!

¿Qué es la estructura de costes del CANVAS?

La estructura de costes es uno de los nueve bloques que forman el Business Model Canvas, una herramienta utilizada para describir y analizar el modelo de negocio de una empresa. La estructura de costes hace referencia a los gastos que una empresa debe afrontar para poder operar y generar ingresos. El objetivo de la estructura de costes es identificar y comprender todos los costes relevantes para el negocio, para poder tomar decisiones informadas sobre cómo optimizarlos y reducirlos en la medida de lo posible. Esto permite a la empresa maximizar su rentabilidad y mantener una ventaja competitiva en el mercado. La estructura de costes incluye todos los costes asociados a la operación del negocio, desde los costes directos de producción o adquisición de materiales, hasta los costes indirectos como el alquiler de oficinas, salarios, servicios públicos, marketing y publicidad, entre otros. Estos costes pueden ser fijos o variables, dependiendo de si están vinculados a la producción de un bien o servicio específico o si son necesarios para el funcionamiento diario de la empresa.

Es importante destacar que la estructura de costes debe estar alineada con los otros bloques del Business Model Canvas, en especial con la propuesta de valor y los canales de distribución. La empresa debe ser capaz de ofrecer su propuesta de valor de manera rentable y sostenible, asegurando que sus costes no afecten negativamente su capacidad para competir en el mercado. En resumen, la estructura de costes, es una parte clave del modelo de negocio de cualquier empresa y debe ser analizada y optimizada continuamente para garantizar la rentabilidad y sostenibilidad del negocio.

¿Por qué es importante que tengas la estructura de costes adecuada a cada fase de creación de tu nueva empresa?

Establecer una estructura de costes adecuada en cada etapa de la creación de una empresa te permite no solo minimizar riesgos y maximizar beneficios, sino también negociar de manera más efectiva con los proveedores. Si conoces tus costes y presupuesto disponibles en cada etapa, tendrás una mejor comprensión de lo que puedes permitirte pagar por productos y servicios de los proveedores, y estarás en mejores condiciones para negociar precios y términos favorables. Además, si estás dispuesto a ser flexible en cuanto a los proveedores que utilizas en diferentes etapas, puedes aprovechar mejor las oportunidades de reducir costes y maximizar beneficios. En general, la estructura de costes es una parte clave de la planificación financiera en la creación de una empresa y puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Tener más costos fijos que variables supone asumir más riesgo por que tu estructura será menos flexible y se adaptará peor a las bajadas de ventas de clientes. Asumir más riesgo por que tu estructura será menos flexible y se adaptará peor a las bajadas de ventas de clientes. Puede suponer más riesgo para una empresa. Esto se debe a que los costes fijos son aquellos que no varían en función de la producción o las ventas de la empresa y, por lo tanto, deben ser cubiertos independientemente del nivel de actividad de la empresa. Si la empresa tiene una caída en las ventas o en la producción, tendrá dificultades para cubrir estos costes fijos, lo que puede llevar a problemas financieros y poner en peligro la supervivencia de la empresa. Por otro lado, los costes variables son aquellos que están directamente relacionados con la producción o las ventas de la empresa y, por lo tanto, aumentan o disminuyen en función del nivel de actividad de la empresa. Esto significa que si la empresa tiene una caída en las ventas o la producción, también tendrá una reducción en los costes variables, lo que le permitirá ajustar sus costes y mantener su rentabilidad. Por lo tanto, es importante que, una empresa tenga una estructura de costes adecuada en cada etapa, con una combinación adecuada en cada momento de costes fijos y variables, para poder adaptarse a los cambios en el mercado y reducir el riesgo financiero.

En las primeras etapas de una nueva empresa, donde la incertidumbre es mayor,  es mejor tener costes variables y reducir los fijos. En las primeras etapas de una nueva empresa, es recomendable tener una estructura de costos más flexible y basada en costos variables en lugar de costos fijos, ya que esto permite a la empresa adaptarse rápidamente a las necesidades del mercado y ajustar su presupuesto en consecuencia. Los costos fijos, por otro lado, son más difíciles de reducir o ajustar en caso de que la empresa experimente una disminución en los ingresos o una crisis financiera. Sin embargo, también es importante tener un equilibrio adecuado entre los costos fijos y variables para garantizar la estabilidad financiera a largo plazo de la empresa. Cuando ya he superado hitos, como que tus ventas haya superado el punto de equilibrio (+) es cuando puedo negociar con los proveedores un cambio de variable a fijo con el objetivo de ganar más dinero por el efecto apalancamiento (+). Una vez que se alcanza el punto de equilibrio, o que hemos superado hitos que permitan reducir la incertidumbre, se puede tener más margen para negociar con los proveedores y buscar acuerdos que permitan transformar coste variables en fijos, con el fin de aumentar los beneficios y aprovechar el efecto de apalancamiento.

Es mejor empezar la empresa con todo costes variables e ir pasándolos a fijos a medida que vamos superando hitos. En general, en las primeras etapas de una empresa es recomendable tener más costos variables que fijos, ya que, esto permite una mayor flexibilidad y adaptabilidad ante cambios en el mercado y en la demanda del producto o servicio. Además, los costos variables se pueden ajustar en función de las ventas y no se convierten en una carga fija en momentos de bajada de la actividad. Sin embargo, una vez que se alcanza un cierto nivel de estabilidad y se superan ciertos hitos, es posible considerar la posibilidad de pasar algunos costos variables a fijos con el objetivo de aprovechar el efecto apalancamiento y reducir los costos unitarios. Es importante realizar un análisis detallado de los costos y las ventas previstas antes de tomar esta decisión, ya que se corre el riesgo de tener costos fijos elevados en momentos de baja actividad. En resumen, es recomendable, empezar con más costos variables y pasar a costos fijos a medida que la empresa se estabiliza y se alcanzan ciertos hitos, pero siempre realizando un análisis detallado y prudente de la situación financiera de la empresa y del mercado en el que se desenvuelve.

Debes de ir cambiando la estructura de costes a medida que voy avanzando con la empresa, empiezo con una estructura muy flexible y de poco riesgo que supone ganar menos y voy cambiando a una estructura de más fijos con más riesgos pero que permite ganar más dinero. Lo lógico en la creación de una nueva empresa es  ir ajustando la estructura de costes en función de los hitos alcanzados y el crecimiento de la empresa. Al inicio, es recomendable tener una estructura de costes más flexible y variable para minimizar riesgos y asegurar la viabilidad financiera en las primeras etapas. A medida que se alcanzan hitos y se consolida el negocio, se puede considerar la opción de pasar algunos costes variables a fijos, lo que puede generar mayores beneficios debido al efecto de apalancamiento. Es un error pensar que los costes son fijos o variables  siempre de forma inamovible, el poder de cambiarlos de variable a fijo y viceversa  la tiene el emprendedor según como negocie y diseñe cada partida de gasto y según su negociación con cada proveedor. Lo importante es tener claro lo que te conviene en cada etapa.

Es cierto que los costes pueden ser tanto fijos como variables, pero también es cierto que el emprendedor tiene cierto margen de maniobra para negociar y diseñar la estructura de costes de su empresa. En muchos casos, se pueden negociar términos diferentes con los proveedores para convertir costes fijos en variables, o viceversa. Por ejemplo, en el caso de un alquiler de local, se podría negociar un alquiler variable en función de las ventas o del número de clientes que visiten el establecimiento. De esta manera, el coste estaría vinculado directamente al rendimiento del negocio y no sería un gasto fijo que deba ser pagado independientemente de los resultados. Del mismo modo, se podría negociar con proveedores de materiales o suministros para que los costes sean variables en función de la cantidad o la frecuencia de los pedidos, en lugar de un coste fijo que se paga regularmente sin importar el nivel de actividad de la empresa. En definitiva, aunque es cierto que algunos costes son más difíciles de convertir en variables o fijos, el emprendedor tiene cierto poder para negociar y diseñar la estructura de costes que mejor se adapte a su modelo de negocio y objetivos a largo plazo.

Ejemplo de costes variables que se convierten en fijos

Un ejemplo de costes variables que se convierten en fijos puede ser el alquiler de un local. Al principio, una empresa puede empezar operando desde casa o en un espacio de coworking, lo que significa que el costo del alquiler es variable y depende del uso que se haga del espacio. Sin embargo, a medida que la empresa crece y necesita un espacio propio para operar, es posible que se decida alquilar un local a largo plazo. En este caso, el costo del alquiler se convierte en fijo, ya que se debe pagar una cantidad determinada cada mes, independientemente del uso que se haga del espacio. Este cambio puede suponer un mayor riesgo para la empresa, pero también puede ser una inversión necesaria para su crecimiento y expansión.

Caso práctico para aclarar conceptos

Analiza estas dos situaciones para entender bien los conceptos. Las dos empresas parten de la misma cantidad de gastos, en el punto central ganan lo mismo, PrudenciosA ha negociado con los proveedores más gastos variables que Fijos, y RiesgosA al revés, ha preferido negociar más fijos que variables. Si hay éxito, es decir, si suben la ventas un 50% o lo que es lo mimo x1,5, RiesgosA multiplica su resultado por 5,5, mucho más que el x3 de PrudenciosA.  ¿Qué modelo prefieres? Ahora fíjate, si Murphy consigue afectarnos, y las ventas se reducen a la mitad, riesgosa pierde mucho más. ¿Sigues prefiriendo el mismo modelo?

EN ESTE EJEMPLO, SE VE CLARO QUE EL RIESGO Y RENTABILIDAD VAN SIEMPRE UNIDOS: 

ÉXITO

RiesgosA en caso de éxito gana mucho más, 5 sus beneficios, frente a un x3 de PrudenciosA. RiesgosA, se deja llevar por la alta rentabilidad esperada tomando decisiones de más riesgo, con estrategias de más costes fijos. que puede obtener en caso de tener éxito, pero con riesgo mucho más elevado, pudiendo perder mucho  más que prudenciosA cuando las ventas son menores….

TENTACIÓN A EVITAR:

Cuantos más costes fijos más gano cuando me van bien las cosas pero también pierdo más cuando me van mal. Cuidado con el apalancamiento operativo/financiero es solo útil para las empresas grandes con ingresos muy estables asegurados sin cambios. Entender como funciona una palanca física. Los business angels (+), quieren empresas escalables (+), por tanto le van a gustar modelos con costes FIJOS que no van a crecer cuando se dupliquen las ventas. Pero lo que quiere el business angel a ti no te interesa…al principio ¡¡cuidadín!!

CONCLUSIÓN

Ser más prudente al principio para asumir menos riesgo. Al principio es mejor tener todo variable e ir convirtiendo a fijo cuando alcance unos objetivos que me permitan tener menos incertidumbre y con ventas más estables.

¿Por qué es importante diseñar una estructura de costes adecuada en una nueva empresa?

Es importante diseñar una estructura de costes adecuada en una nueva empresa porque permite controlar y gestionar de manera efectiva los gastos y asegurar la rentabilidad y sostenibilidad de la empresa a largo plazo. Una estructura de costes adecuada ayuda a identificar y priorizar los costes más importantes, establecer un presupuesto realista y eficiente, y tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos. También puede ayudar a optimizar los procesos y aumentar la eficiencia operativa de la empresa, lo que puede resultar en una reducción de costes. En resumen, una estructura de costes adecuada es esencial para el éxito y la supervivencia de una nueva empresa.

¿Qué significa convertir un costo variable en un costo fijo?

Convertir un costo variable en un costo fijo implica cambiar la naturaleza de un costo que antes estaba asociado directamente al volumen de producción o ventas de una empresa, a un costo que no varía con los cambios en el nivel de producción o ventas. En otras palabras, se trata de establecer un compromiso con el proveedor para que el costo se mantenga constante, independientemente de los cambios en el volumen de actividad de la empresa. Esto puede tener ventajas, como una mayor estabilidad en los costos y una mayor capacidad para prever los resultados financieros de la empresa. Sin embargo, también puede tener desventajas, como un mayor riesgo financiero en caso de que la empresa experimente una disminución en sus ventas o producción.

¿Cómo se negocia con un proveedor el paso de ser variable a fijo?

Para negociar el cambio de un costo variable a un costo fijo con un proveedor, se pueden seguir los siguientes pasos:

1. Analizar la relación actual con el proveedor: es importante conocer la relación actual con el proveedor y evaluar si es una relación a largo plazo y si el proveedor es confiable.
2. Evaluar el histórico de compras: se debe evaluar el volumen de compras que se ha realizado con el proveedor en los últimos meses y años, ya que esto puede ser un argumento para negociar el cambio de costo variable a costo fijo.
3. Establecer metas de compra: es importante establecer metas de compra para el próximo período y comunicarlas al proveedor. El proveedor puede estar interesado en hacer una oferta de costo fijo si sabe que va a recibir un volumen significativo de compras.
4. Negociar los términos de pago: se deben negociar los términos de pago y asegurarse de que son justos y beneficiosos para ambas partes. Un proveedor puede estar más dispuesto a ofrecer un costo fijo si recibe pagos regulares y a tiempo.
5. Analizar la competencia: se debe investigar a la competencia para ver si se ofrecen mejores ofertas y utilizar esto como argumento para negociar un cambio de costo variable a costo fijo.
6. Firmar un contrato: se debe firmar un contrato con el proveedor que establezca los términos de la nueva estructura de costo fijo. El contrato debe ser claro y detallado para evitar malentendidos en el futuro.

Es importante recordar que no todos los proveedores estarán dispuestos a ofrecer un costo fijo y que es necesario evaluar cuidadosamente los riesgos y beneficios de cada opción antes de tomar una decisión.