Estructura de costes

¿Tienes claro cuáles son los costes que realmente están frenando el crecimiento de tu empresa?

Principalmente, saber cuánto te cuesta mantener tu empresa viva cada mes es tan importante como saber cuánto vendes. Por lo que, esta TIP te ayudará a comprender qué tipos de costes existen, cómo clasificarlos y, sobre todo, cómo reducirlos sin comprometer tu propuesta de valor.

“Quien no mide, no mejora” — una máxima que todo emprendedor debe aplicar desde el primer día.

🧮 ¿Qué es la estructura de costes?

La estructura de costes es uno de los bloques clave del modelo de negocio, especialmente en el lienzo Business Model Canvas. Representa todos los gastos necesarios para que tu empresa funcione: desde la creación de productos o servicios, hasta la entrega del valor a tus clientes. Es, en esencia, el mapa que te permite visualizar cuánto cuesta operar tu negocio y cómo esos costes están distribuidos.

📌 Entender bien tu estructura de costes es vital para mantener la rentabilidad y asegurar que cada euro invertido tenga un retorno justificado.

⚖️ Tipos de costes: fijos vs. variables

Existen distintos tipos de costes que debes tener en cuenta:

• Costes fijos: aquellos que no cambian con el volumen de ventas. Por ejemplo, el alquiler, salarios del personal administrativo, licencias de software, etc.
• Costes variables: dependen directamente de la actividad comercial. Incluyen materias primas, comisiones de venta, gastos de envío, entre otros.
• Costes ocultos o indirectos: aquellos que muchas veces se pasan por alto, como el tiempo improductivo, errores de comunicación interna o procesos ineficientes.

👉 Un buen control de los costes fijos ayuda a mantener la estabilidad. Y un buen diseño de los costes variables te permite escalar sin asfixiar tu flujo de caja.

💡 ¿Por qué es clave definir la estructura de costes en tu modelo de negocio?

Comprender y definir tu estructura de costes te permite tomar mejores decisiones estratégicas, como:

• Establecer precios de venta competitivos sin comprometer el margen.
• Evaluar si un nuevo producto o servicio es viable económicamente.
• Negociar con proveedores con una base sólida.
• Detectar posibles ineficiencias o áreas donde puedes reducir gastos sin perder valor.

Además, es esencial para calcular el punto de equilibrio: ese momento en el que tus ingresos igualan a tus gastos, y a partir del cual empiezas a generar beneficios.

🛠️ Pasos prácticos para construir tu estructura de costes

1. Identifica las actividades clave de tu negocio. Revisa tu Modelo Canvas y haz una lista de lo que implica entregar tu propuesta de valor.
2. Relaciona cada actividad con los recursos que utiliza. Piensa en materiales, herramientas, personal, tecnología, etc.
3. Asigna un coste estimado a cada recurso o actividad. Puedes empezar con datos aproximados y luego ir afinando con métricas reales.
4. Clasifica los costes en fijos, variables o mixtos (una parte fija y otra variable, como los sueldos con comisiones).
5. Usa una plantilla o software para visualizar y calcular el total mensual y anual. Excel, Google Sheets o herramientas como Holded o Factorial pueden ayudarte.

✅ Consejo: compara con empresas similares. Puedes encontrar referencias en informes del sector, asociaciones o incluso preguntar a mentores de confianza.

🚫 Errores comunes que debes evitar en la estructura de costes

Por lo que, aquí mencionamos los errores comunes a evitar:

• Ignorar los costes ocultos (como el tiempo perdido en tareas improductivas).
• Subestimar costes variables que crecen con tus ventas.
• No actualizar tu estructura de costes cuando cambias de estrategia.
• No incluir tu propio salario como fundador/a. ¡Tu tiempo también cuesta!

🤔 Reflexiona antes de decidir recortes

Antes de cortar un coste, pregúntate:

• ¿Este coste aporta valor directo al cliente?
• ¿Qué impacto tendría si lo elimino?
• ¿Puedo sustituirlo por una alternativa más económica o automatizada?
• ¿Estoy priorizando el ahorro a corto plazo por encima de la sostenibilidad del negocio?

Tomar decisiones de recorte sin una reflexión puede dañar tu reputación, calidad o incluso la motivación de tu equipo.

📊 Cómo planificar tu ejecución sin agobiarte

Por lo tanto, vemos cómo planificar la ejecución sin agobios:

• No intentes analizar todos los costes de una vez. Empieza por las 3 actividades más caras.
• Revisa tu estructura de costes cada trimestre.
• Automatiza lo repetitivo para ahorrar tiempo: usa herramientas digitales.
• Comparte con tu mentor o equipo financiero para detectar puntos ciegos.

🤖 Cómo usar la IA para identificar y reducir costes

La inteligencia artificial puede ser tu aliada para:

• Crear modelos predictivos de costes.
• Analizar tickets de gastos y categorizarlos automáticamente.
• Generar informes comparativos para tomar decisiones más rápidas.
• Simular escenarios de reducción de costes y su impacto financiero.

💡 Herramientas recomendadas: Excel con IA, Notion AI, Quickbooks, Odoo.

🤝 Enlaces internos

• Cómo fijar precios en tu negocio (ver+).
• Modelo Canvas explicado paso a paso (ver+).
• Cómo calcular el punto de equilibrio (ver+).