Esta reunión convierte un buen matching en una relación de mentoring real. Su resultado más importante es salir con la reunión mensual obligatoria fijada para los próximos 12 meses y con el contrato de mentoring firmado.
La sesión inicial de descubrimiento es el primer encuentro online entre el emprendedor y el mentor que mentorDay ha seleccionado mediante su proceso de matching. Sirve para conocerse, comprobar el encaje, comprender el negocio y acordar cómo trabajarán juntos durante los siguientes 12 meses.
No es todavía una sesión ordinaria de seguimiento ni una consultoría para resolver todos los problemas de la empresa. Es la reunión en la que se construyen los cimientos de la relación: confianza, expectativas, objetivos, reglas de funcionamiento, calendario y compromiso.
Datos esenciales de la sesión
- Modalidad: online.
- Enlace: lo facilita mentorDay con antelación. Mentor y emprendedor deben utilizar ese enlace y no crear otro por su cuenta.
- Fecha: el primer viernes de cada mes. (ultimo día del programa de aceleración)
- Hora: 16:30, hora de Londres.
- Convocatoria: mentorDay comunica previamente la fecha, la hora y el enlace de acceso.
- Duración orientativa: reservar aproximadamente 90 minutos.
- Participantes: emprendedor, mentor propuesto y el mentoring manager del equipo de mentorDay.
- Resultado obligatorio: decidir si existe encaje, fijar la reunión mensual, incorporarla al contrato y firmarlo.
Atención con la hora
La referencia oficial es siempre 16:30, hora local de Londres. Londres cambia entre GMT y horario de verano británico, por lo que la equivalencia en tu país puede variar a lo largo del año. Comprueba la invitación enviada por mentorDay y añade el evento a tu calendario con la zona horaria correcta.
¿Por qué es tan importante esta primera reunión?
mentorDay ha dedicado mucho tiempo a buscar un mentor compatible con las necesidades, el sector, la etapa y los bloqueos del emprendedor. Sin embargo, un buen matching sobre el papel debe convertirse en una relación humana basada en confianza, sinceridad y compromiso.
Durante esta sesión ambas personas deben responder tres preguntas:
- ¿Nos entendemos y podemos construir una relación de confianza?
- ¿La experiencia y la forma de acompañar del mentor encajan con las necesidades actuales del emprendedor?
- ¿Podemos comprometernos con una reunión mensual fija durante 12 meses?
Si la respuesta es afirmativa, se formaliza la relación mediante el contrato de mentoring. Si existen dudas importantes de encaje, deben decirse con claridad antes de firmar para que la Mentoring Manager pueda valorar los siguientes pasos.
Qué ocurre antes de la sesión
Diez días antes: confirmación disponibilidad del mentor
La Mentoring Manager contacta con los mentores aproximadamente 10 días antes de la sesión. Cada mentor debe confirmar dos cosas:
- que puede asistir a esta primera sesión el viernes xxx del mes xxx a las 16:30, hora de Londres;
- que, si existe encaje con el emprendedor, dispone de tiempo y voluntad para asumir el acompañamiento y mantener al menos una reunión mensual con el emprendedor durante 12 meses.
Confirmar la primera cita sin disponer de continuidad mensual perjudicaría al emprendedor y obligaría a repetir el matching. Por eso el mentor debe revisar su agenda antes de aceptar.
Una vez conocido a todos los mentores disponibles comienza el proceso de matching. Y cuando tenemos el mentor adecuado para un emprendedor, se lo comunicamos a ambos adelantandoles información de cada uno.
mentorDay envía la convocatoria
Una vez confirmada la disponibilidad, mentorDay envía a ambas partes:
- fecha y hora de la sesión;
- enlace de acceso online;
- nombre y datos básicos de la otra persona;
- instrucciones y documentación necesaria;
- contrato o procedimiento de firma, cuando corresponda.
Ambos deben aceptar la invitación y reservar tiempo suficiente, evitando compromisos inmediatamente antes o después.
Qué debe hacer el emprendedor
El emprendedor ha terminado las primeras etapas del Programa de Aceleración y no debe empezar desde cero. Para que el mentor comprenda rápidamente la empresa, debe preparar:
- Plan de negocio actualizado. Debe compartirlo antes de la reunión, siempre que mentorDay haya habilitado el canal adecuado, y tenerlo abierto durante la sesión.
- Hoja de ruta creada durante la aceleración. Debe mostrar los objetivos, prioridades y próximos pasos.
- Tablero de Trello actualizado. Servirá para visualizar los principales bloqueos, tareas prioritarias, responsables y fechas.
- Onepager (entregable) Resumen de la empresa en tres minutos: problema que resuelve, cliente, solución, modelo de ingresos, situación actual y objetivo de los próximos 12 meses.
- Tres bloqueos, miedos, necesidades prioritarios. No una lista interminable: los tres asuntos que más están frenando el avance ahora (disponibles en el área privada del emprendedor).
- Expectativas sobre el mentor. Qué ayuda necesita, qué decisiones debe mejorar y qué competencias quiere desarrollar.
- Agenda disponible. Varias alternativas reales de día y hora para fijar la reunión mensual durante todo el año.
El plan de negocio ofrece al mentor la visión completa; Trello muestra dónde está la acción. Ambos documentos se complementan.
Qué debe preparar el mentor
Antes de conectarse, el mentor debe:
- revisar la información que mentorDay haya compartido sobre el emprendedor;
- identificar qué aspectos necesita comprender mejor;
- preparar preguntas abiertas, sin anticipar soluciones;
- reflexionar sobre cómo su experiencia puede ayudar y dónde están sus límites;
- comprobar que no existe ningún conflicto de interés;
- revisar su calendario de los siguientes 12 meses;
- pensar qué días y horas podría reservar de forma recurrente;
- conocer el contrato de mentoring y los compromisos de ambas partes.
La misión del mentor en este primer encuentro es preguntar y escuchar mucho más que aconsejar. Antes de proponer soluciones necesita conocer a la persona, el negocio, el contexto y la hoja de ruta.
Guion claro de la reunión
1. Bienvenida y presentaciones
Cada persona dispone de unos minutos para presentarse.
El mentor explica brevemente:
- su experiencia profesional y empresarial;
- los ámbitos en los que puede aportar más valor;
- su manera de entender el mentoring;
- los límites de su papel.
El emprendedor explica:
- quién es y por qué puso en marcha el proyecto;
- qué hace la empresa y para quién;
- qué ha conseguido hasta ahora;
- qué quiere conseguir en los próximos 12 meses.
- hoja de ruta diseñada para acelerar
- bloqueos, miedos, necesidades…
2. Comprensión del negocio
El emprendedor comparte su plan de negocio. No necesita leerlo completo: debe mostrar al mentor su lógica, sus datos esenciales y las hipótesis que todavía debe validar.
El mentor pregunta hasta comprender:
- qué problema resuelve la empresa;
- quién es el cliente y por qué compra;
- cómo genera ingresos;
- qué evidencia de mercado existe;
- cuál es la situación económica y comercial;
- qué equipo participa;
- qué riesgos amenazan el proyecto;
- qué decisiones importantes están pendientes.
3. Revisión de la hoja de ruta y Trello
El emprendedor abre la hoja de ruta y el tablero de Trello creados durante el Programa de Aceleración. Juntos revisan:
- objetivos de los próximos 12 meses;
- acciones previstas para los próximos 90 días;
- tareas retrasadas o bloqueadas;
- decisiones que dependen del emprendedor;
- recursos o competencias que faltan;
- el bloqueo que conviene afrontar primero.
No es necesario resolver todos los bloqueos en esta reunión. El objetivo es que el mentor comprenda el punto de partida y que ambos identifiquen las primeras prioridades.
4. Conocimiento personal y expectativas
El mentor debe conocer también a la persona que dirige el proyecto. Puede preguntar por sus motivaciones, fortalezas, miedos, disponibilidad y forma de tomar decisiones.
Ambos aclaran:
- qué espera el emprendedor del mentoring;
- qué puede y qué no puede ofrecer el mentor;
- cómo prefieren recibir y dar feedback;
- cuánto espacio tendrá el mentor para cuestionar o ser directo;
- qué temas requieren especial confidencialidad;
- cómo se comunicarán entre reuniones;
- qué respuesta pueden esperar ante asuntos no urgentes;
- cómo abordarán retrasos, desacuerdos o cancelaciones.
5. Confirmación del encaje
Ambos deben expresar con sinceridad si desean iniciar la relación.
Hay encaje cuando:
- existe una confianza inicial suficiente;
- las necesidades del emprendedor coinciden con la experiencia o capacidad de acompañamiento del mentor;
- las expectativas son realistas;
- no existe conflicto de interés;
- los dos pueden asumir el compromiso de tiempo;
- ambos aceptan las reglas del programa.
No firmar por compromiso social si existe una incompatibilidad importante. Comunicar una duda fundada permite proteger a ambas partes y buscar una solución con la Mentoring Manager.
6. Fijación de la reunión mensual obligatoria
Este es el acuerdo operativo más importante de la sesión.
Mentor y emprendedor deben elegir un día del mes y una hora fijos que ambos puedan mantener durante los siguientes 12 meses. Por ejemplo: Primer martes de cada mes, de 15:00 a 16:30, hora de Londres.
No basta con decir «ya iremos buscando hueco». La cita recurrente debe quedar definida antes de firmar porque:
- protege el tiempo voluntario del mentor;
- evita que la urgencia diaria desplace el mentoring;
- crea hábito y continuidad;
- permite preparar cada sesión;
- facilita el seguimiento de mentorDay.
La frecuencia mínima obligatoria es una reunión al mes, normalmente de unos 90 minutos. Al comienzo de la relación es habitual y recomendable acordar más reuniones si ambos tienen disponibilidad, porque las primeras semanas exigen comprender mejor el negocio, priorizar y poner en marcha la hoja de ruta.
Estas reuniones adicionales no sustituyen la cita mensual fija.
7. Cumplimentación y firma del contrato
Una vez confirmado el encaje y elegido el horario:
- incorporan al contrato el día, la hora, la periodicidad y el canal de conexión;
- revisan los compromisos, la confidencialidad y la política de cancelación;
- resuelven cualquier duda;
- firman electrónicamente el contrato mediante el sistema indicado por mentorDay.
La relación de mentoring queda formalmente activada cuando se ha fijado el horario y se ha firmado el contrato.
8. Primeros acuerdos de acción
Antes de despedirse, conviene dejar cerrados:
- la fecha exacta de la próxima reunión;
- el primer bloqueo que trabajarán;
- una o dos acciones que ejecutará el emprendedor;
- la documentación que revisará el mentor;
- el canal habitual de comunicación;
- quién enviará la invitación recurrente al calendario.
Preguntas que puede utilizar el mentor
Para conocer al emprendedor
- ¿Por qué decidiste poner en marcha este proyecto?
- ¿Qué quieres conseguir personalmente con esta empresa?
- ¿Cuáles son tus principales fortalezas como emprendedor?
- ¿Qué decisiones tiendes a evitar o posponer?
- ¿Qué te preocupa más en este momento?
- ¿Cómo prefieres recibir feedback?
- ¿Me das permiso para ser directo y cuestionar tus hipótesis?
- ¿Qué necesitas para sentir que esta relación es segura y útil?
Para comprender la empresa
- ¿Qué problema resuelves y para qué cliente concreto?
- ¿Qué prueba tienes de que ese cliente quiere pagar?
- ¿Cómo genera ingresos la empresa?
- ¿Qué has validado y qué sigue siendo una hipótesis?
- ¿Cuál es hoy tu principal indicador de avance?
- ¿Cuál es el mayor riesgo para los próximos seis meses?
- ¿Qué decisión tendría más impacto si la tomaras bien?
Para revisar la hoja de ruta
- ¿Cuál es tu objetivo más importante para los próximos 12 meses?
- ¿Qué debe ocurrir durante los próximos 90 días?
- ¿Qué tarea lleva demasiado tiempo bloqueada en Trello?
- ¿Qué depende exclusivamente de ti?
- ¿Qué te está impidiendo avanzar?
- ¿Qué tendrías que dejar de hacer para concentrarte en lo esencial?
- ¿Cómo sabremos cada mes que estás progresando?
Para alinear expectativas
- ¿Qué esperas de mí como mentor?
- ¿Qué no debería esperar de ti?
- ¿Qué experiencia anterior has tenido con mentores o asesores?
- ¿Cómo actuaremos cuando no estés de acuerdo conmigo?
- ¿Qué nivel de contacto esperas entre reuniones?
- ¿Cómo sabremos dentro de 12 meses que el mentoring ha sido útil?
Qué debe quedar cerrado al finalizar
La reunión solo puede considerarse completada cuando se han resuelto estos puntos:
- Mentor y emprendedor se han presentado y conocen sus expectativas.
- El mentor comprende el modelo de negocio y la situación actual.
- Han revisado el plan de negocio.
- Han abierto la hoja de ruta y el tablero de Trello.
- Han identificado los principales bloqueos.
- Ambos han confirmado que existe encaje y desean continuar.
- Han fijado un día y una hora mensuales para los próximos 12 meses.
- Han indicado la fecha recurrente en el contrato.
- Han revisado y firmado el contrato de mentoring.
- Han fijado la siguiente reunión.
- Han acordado el primer objetivo o acción.
- Han comunicado a mentorDay el resultado cuando corresponda.
¿Qué ocurre si pierdes esta sesión?
La sesión inicial se celebra de forma conjunta el primer viernes de cada mes. Si el mentor o el emprendedor no puede asistir o pierde la convocatoria, deberá esperar a la sesión del mes siguiente, cuando mentorDay vuelva a convocarla.
Por tanto:
- reserva la fecha en cuanto recibas la invitación;
- verifica la conversión de la hora de Londres;
- prueba con antelación la cámara, el micrófono y la conexión;
- accede unos minutos antes;
- avisa inmediatamente a la Mentoring Manager si surge una causa de fuerza mayor.
Perder la sesión retrasa al menos un mes el comienzo del acompañamiento y puede afectar a la disponibilidad del mentor propuesto.
Errores que deben evitarse
- Convertir la sesión en una presentación comercial extensa.
- Leer todo el plan de negocio en lugar de explicar lo esencial.
- Empezar dando consejos antes de comprender a la persona y su empresa.
- Ocultar problemas para causar una buena impresión.
- Pretender resolver todos los bloqueos en el primer encuentro.
- Confundir al mentor con un consultor, proveedor, comercial o inversor.
- Aceptar expectativas que el mentor no puede cumplir.
- Dejar el calendario mensual «para más adelante».
- Firmar sin leer o sin aclarar dudas.
- No dejar fijada la siguiente reunión.
❓ FAQ (Preguntas frecuentes)
¿Quién organiza la sesión?
mentorDay, a través de la Mentoring Manager, coordina el matching, consulta la disponibilidad del mentor y envía la convocatoria online.
¿Cuándo se celebra?
El primer viernes de cada mes a las 16:30, hora de Londres.
¿Dónde encuentro el enlace?
mentorDay lo envía con antelación en la convocatoria. Revisa el correo y el calendario. Si no lo localizas, contacta con la Mentoring Manager antes del día de la sesión.
¿Tengo que crear una videollamada?
No. Debes utilizar el enlace facilitado por mentorDay.
¿Cuánto tiempo debo reservar?
Es recomendable reservar aproximadamente 90 minutos y evitar otra cita inmediatamente después.
¿Debe asistir el emprendedor con el plan de negocio terminado?
Debe llevar el plan trabajado y actualizado durante el Programa de Aceleración. El plan podrá evolucionar, pero tiene que permitir que el mentor comprenda el negocio y su situación.
¿El mentor debe dar soluciones en esta reunión?
No como prioridad. Primero debe preguntar, escuchar y comprender. Puede aportar una primera reflexión, pero el objetivo central es establecer la relación y acordar cómo trabajar.
¿Es obligatorio firmar el contrato?
Sí. El contrato establece los compromisos, la confidencialidad, la frecuencia y las reglas de la relación.
¿Qué reunión debe constar en el contrato?
Una cita recurrente mínima al mes, con día y hora concretos. Por ejemplo, «segundo miércoles de cada mes a las 17:00».
¿Podemos reunirnos más de una vez al mes?
Sí, si ambos lo acuerdan. Al principio suele ser útil celebrar reuniones adicionales. La obligación mínima sigue siendo una reunión mensual.
¿Qué ocurre si nuestros horarios no coinciden?
Debéis intentar encontrar una franja estable antes de firmar. Si resulta imposible, comunicadlo a la Mentoring Manager porque no existe disponibilidad compatible.
¿Qué pasa si no hay buena conexión personal?
Debe hablarse con respeto y sinceridad. Es preferible detectar una incompatibilidad al principio que mantener durante meses una relación que no aportará valor.
¿La sesión es gratuita?
Sí. Tanto esta sesión como el acompañamiento de mentoring de mentorDay son gratuitos para el emprendedor admitido.
¿Qué pasa si no puedo acudir?
Deberás esperar a la nueva convocatoria del mes siguiente. Avisa cuanto antes para que mentorDay pueda gestionar la incidencia.
¿Cuándo comienza oficialmente el mentoring?
Cuando ambas partes confirman el encaje, fijan la reunión mensual y firman el contrato.
Resumen en una frase
El primer viernes de cada mes, a las 16:30 hora de Londres, mentor y emprendedor se reúnen online mediante el enlace de mentorDay para conocerse, revisar el plan de negocio, la hoja de ruta, confirmar el encaje, fijar su cita mensual durante 12 meses y firmar el contrato.
