Como emprendedor, es fundamental que tengas una previsión de tesorería para los próximos 18 meses. La tesorería es una herramienta que te permite anticiparte a los problemas de liquidez, calcular cuánto dinero necesitas y demostrar tu capacidad para devolverlo. La elaboración de la tesorería es una actividad clave que no se puede delegar, ya que te ayuda a planificar, anticiparte a los problemas y evitar la falta de liquidez, que puede matar a muchas empresas cada año.

Tesorería

La tesorería te sirve para calcular cuánta financiación necesitas para poner en marcha tu empresa y demostrar la viabilidad económica de tu proyecto. Para hacerlo, los emprendedores no financieros suelen usar una herramienta simple, como la cuenta de la vieja, en la que anotan el dinero que sale y el que entra. A esta herramienta le damos un nombre más guay: tesorería. Es importante llevarla contigo todos los días para estar al tanto de tus movimientos financieros.

La tesorería ordena de otra forma los movimientos de tu cuenta bancaria para que puedas obtener información valiosa. En lugar de seguir el orden diario que utiliza el banco, la tesorería te permite ordenar los movimientos por meses utilizando una hoja de tesorería en formato digital, como un Excel. En la columna 1 de tu Excel, anotas el mes en el que te encuentras actualmente y añades los próximos 18 meses.

Mes a Mes

Cada mes, debes revisar los movimientos reales de tu cuenta en el banco y ajustar los siguientes 18 meses en tu hoja de tesorería. Debes completar el Excel rellenando datos estimados (inventados con cabeza), siguiendo el criterio de caja; solo anotas en el Excel cuando prevés que vas a cobrar con seguridad y cuando prevés pagos, solo salidas y entradas de dinero.

Para ser prudentes, debes incluir los pagos lo antes posible y los cobros lo más tarde posible. El objetivo es descubrir el peor mes, el de saldo final de caja más negativo. Encontrar el mes de mayor saldo negativo te indicará cuál es el mes en que más dinero necesitas. Todos los meses en los que el saldo es negativo son peligrosos, ya que te encuentras en el valle de la muerte.

Punto de Equilibrio

El peor mes, que es cuando empieza a ser menos negativo, es cuando alcanzas el punto de equilibrio. Esto significa que mientras pagas más de lo que cobras, no generas caja libre. Cuando superas el punto de equilibrio, comienzas a generar caja libre y el saldo negativo comienza a disminuir.

Debes calcular el saldo final de cada mes y fijarte en cómo cada mes se hace más negativo, buscando el mes de la inflexión que es justo cuando empiezas a superar el punto de equilibrio. Suele ser el mes 8-9.

No Incluir Financiación

Es importante no meter la financiación en la tesorería, ni la entrada de dinero ni la salida para devolverlo, ya que lo que se está estimando es precisamente eso. El proyecto debe ser viable económicamente, independientemente de la financiación. Por ahora, no importa de dónde se va a obtener la financiación, ya que este tema se tratará más adelante en la viabilidad financiera. Poner financiación a un proyecto que no es viable económicamente es un error muy grave que cometen muchos emprendedores y que puede llevar a una situación delicada.

Información Contable de Valor

La tesorería es una herramienta imprescindible para los emprendedores, ya que te permite tener en cuenta información que la contabilidad no da. Por ejemplo, puedes tener beneficio contable y entrar en default por falta de tesorería. La contabilidad general clásica llega tarde y registra hechos pasados, por lo que es necesario utilizar la previsión de tesorería futura de los próximos 18 meses para descubrir a tiempo los problemas de falta de dinero.

Es necesario salir a buscar financiación mucho antes de necesitarla y anticiparse a los problemas de liquidez. Si ya tienes actividad u otros productos en marcha, debes tener en cuenta solo los nuevos costes y nuevos cobros, es decir, si lanzas un nuevo producto o vas a un nuevo mercado o país, solo los pagos y cobros diferenciales que aparecen por este nuevo proyecto que estás lanzando.

En resumen, la tesorería es una herramienta clave para los emprendedores, ya que les permite planificar, anticiparse a los problemas de liquidez y evitar la falta de liquidez que puede matar a muchas empresas cada año. Es una actividad que no se puede delegar y debe llevarse personalmente, y se puede utilizar una herramienta simple, como una hoja de Excel, para realizar una previsión de tesorería de los próximos 18 meses.

Pasos para calcular el flujo de caja en los 18 primeros meses. Hoja de tesorería

Determinar el flujo de caja para los primeros 18 meses de una nueva empresa puede ser una tarea desafiante, pero es fundamental para ayudar a la empresa a determinar cuánta financiación necesita. 

Aquí hay algunos pasos que pueden ayudar a una empresa a determinar su flujo de caja:

1. Estimar los Cobros de las ventas (+): La empresa debe tener una comprensión clara de los ingresos de los clientes (solo clientes, nada de bancos, ni inversores ni financiación) que espera generar en los primeros 18 meses de operación. Esto puede requerir una comprensión clara del mercado y de la demanda de los productos o servicios que ofrece.
2. Estimar los gastos (+): La empresa debe tener una comprensión clara de los costos asociados con la puesta en marcha y operación de la empresa. Esto puede incluir gastos fijos, como el alquiler y los servicios públicos, así como gastos variables, como la publicidad y el marketing, los salarios y los costos de los materiales.
3. Estima inversión en activos (+): La empresa debe considerar los costos asociados con la adquisición de activos fijos, como maquinaria y equipos. Estos costos pueden afectar el flujo de caja en los primeros 18 meses de operación.
4. Estimar el flujo de caja: Una vez que la empresa tiene una comprensión clara de sus ingresos y gastos, puede estimar su flujo de caja para los primeros 18 meses. Esto puede ayudar a la empresa a identificar posibles problemas de liquidez y a planificar la financiación necesaria para cubrir sus necesidades de flujo de caja.
5. Necesidad de financiación: analizando el saldo inicial de tu estimación del flujo de caja, puedes determinar cuánta financiación necesitará para cubrir sus necesidades de flujo de caja durante los primeros 18 meses. 

Al seguir estos pasos, una nueva empresa puede determinar su flujo de caja para los primeros 18 meses de operación y planificar la financiación necesaria para cubrir sus necesidades de flujo de caja. Esto puede ayudar a garantizar que la empresa tenga los recursos necesarios para operar con éxito y crecer a largo plazo. 

¿Tengo una empresa rentable? ¿Cómo puedo ver en mi hoja de tesorería que no soy rentable?

Para determinar si tu empresa es rentable, debes revisar tu hoja de tesorería y prestar atención al saldo inicial de caja de cada mes. Si ves que el saldo inicial se hace cada mes más negativo y nunca cambia de tendencia, es probable que tu empresa no sea viable económicamente. En ese caso, tendrás que revisar el precio de venta, el volumen de ventas o los gastos para determinar qué aspectos de tu modelo negocio puedes ajustar.

Es importante tener en cuenta que una empresa es viable económicamente cuando tiene un valle de la muerte (+) limitado, es decir, que tus saldos iniciales de caja negativos  limitados a un cierto número de meses, como por ejemplo, no más de 18 meses. Durante los primeros meses, es lógico que tus pagos superen a tus cobros y por eso necesitarás ir incrementando tu financiación. Sin embargo, a medida que te acercas al punto de equilibrio, tus cobros superarán a tus pagos y podrás empezar a devolver la financiación.

Para determinar el punto de equilibrio (+), es necesario realizar un análisis de costes y ventas. El punto de equilibrio se alcanza cuando los ingresos totales igualan los costes totales. En otras palabras, es el punto en el que tu empresa no está perdiendo ni ganando dinero. Si tu empresa no está siendo rentable, debes realizar una revisión de los aspectos clave de tu negocio para determinar qué está fallando.

POR EJEMPLO, PUEDES:

• REVISAR TU ESTRATEGIA DE PRECIOS (+).

• AJUSTARLA PARA OBTENER MÁS MARGEN (+).

• PUEDES TRABAJAR EN AUMENTAR TUS VENTAS (+). PARA SUPERAR EL PUNTO DE EQUILIBRIO.

En resumen, para determinar si tu empresa es rentable, debes revisar tu hoja de tesorería y prestar atención al saldo inicial de caja de cada mes. Si este saldo se hace cada vez más negativo y no cambia de tendencia, es posible que debas revisar aspectos clave de tu negocio para determinar qué está fallando. El punto de equilibrio es el momento en el que tus cobros superan a tus pagos y tu empresa comienza a generar beneficios.

EJEMPLO PRÁCTICO

Por ejemplo, supongamos que tienes una empresa que vende productos de belleza por internet y tu hoja de tesorería muestra un saldo inicial de caja negativo cada mes que se incrementa en lugar de disminuir. Esto significa que tu empresa no está generando suficientes ingresos para cubrir los gastos y necesitas financiación adicional para mantenerla a flote.

Al analizar los datos de tu hoja de tesorería, descubres que tu empresa tiene un punto de equilibrio de 6 meses, lo que significa que tardarás 6 meses en alcanzar un nivel de ventas que te permita cubrir todos tus gastos sin necesidad de financiación adicional.

Después de analizar tus ventas, descubres que tus productos tienen un margen de beneficio bajo y que necesitas ajustar tus precios para obtener más margen y reducir tus costes. También decides mejorar tus esfuerzos de marketing para aumentar tus ventas y conseguir más clientes.

Al implementar estos cambios, logras aumentar tus ventas y mejorar tu margen de beneficio, lo que te permite alcanzar el punto de equilibrio después de 6 meses. A partir de entonces, tu empresa comienza a generar beneficios y ya no necesitas financiación adicional.

En este ejemplo práctico, la hoja de tesorería te permitió identificar que tu empresa no era rentable y descubrir los cambios necesarios para mejorar tu margen de beneficio y alcanzar el punto de equilibrio. Con esta información, pudiste tomar decisiones informadas y hacer ajustes para mejorar la rentabilidad de tu negocio.