OFICINA VIRTUAL

Acelera tu empresa con estos consejos de expertos que cuenta sobre «Oficina virtual». ¡Analiza y descubre esta TIP!

La oficina virtual es el servicio para emprendedores, empresas y autónomos ofrecido por Centros de Negocios que tiene por objetivo minimizar coste de infraestructura en el desarrollo de la actividad por medio de la domiciliación fiscal y administrativa de la empresa. Por lo tanto, es un lugar intangible, donde se llevan a cabo tareas de negocios como si se tratase de una oficina física.

PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS

1. Tener una dirección comercial que le proporcione prestigio a su compañía.
2. Ofrecer una imagen profesional.
3. Expandirse a nuevos mercados: una oficina virtual facilita establecerse en otras regiones o países.
4. Establecerse temporalmente o de manera permanente.
5. Obtener flexibilidad ya que con una oficina virtual nadie notará que se ha tomado algún tiempo libre o se ha desplazado a otro lugar.

SERVICIOS PRINCIPALES:

• Domiciliación fiscal, legal y comercial de sociedades
• Recepción y custodia de correspondencia y paquetería de los clientes
• Uso de salas de reuniones, despachos o puestos de trabajo para los clientes que lo precisen.
• Desvío de llamadas o de secretaría virtual.

Una oficina virtual es la opción ideal para:

• Autónomos o freelances. Trabajan desde casa y necesitan una dirección de empresa. Así,  evitan dar la dirección de su domicilio particular y ofrecen una imagen cuidada y profesional.
• Empresas de nueva creación. Las cuales necesitan un domicilio social, fiscal y profesional.
• Multinacionales. Y grandes corporaciones o empresas en expansión internacional que quieren tener delegaciones en distintas localidades.
• Negocios online que necesitan tener un domicilio social.

Conoce nuestro servicio de oficina virtual (+)

Una oficina virtual es un servicio ofrecido por empresas especializadas que brinda una dirección comercial, servicios de recepción y gestión de correspondencia, atención telefónica y en algunos casos salas de reuniones, sin necesidad de tener una presencia física en la ubicación de la dirección. Este tipo de servicio es especialmente útil para aquellos emprendedores que trabajan de manera remota, desde su hogar o cualquier otro lugar, y no desean invertir en una oficina física, pero aún así desean tener una presencia profesional y establecer una dirección comercial. Además, las oficinas virtuales suelen ser más económicas que una oficina física, ya que el costo de alquilar un espacio y contratar personal se divide entre varios usuarios.

Entre las ventajas de contar con una oficina virtual para un emprendedor, se encuentran:

1. Reducción de costos: Al no tener que invertir en un espacio físico y en personal de recepción, se ahorran importantes costos.
2. Imagen profesional: Contar con una dirección comercial y servicios de recepción y atención telefónica contribuyen a dar una imagen más profesional y seria al negocio.
3. Flexibilidad: Al no tener un espacio físico, se tiene mayor flexibilidad para trabajar desde cualquier lugar y establecer horarios de trabajo.
4. Acceso a salas de reuniones: Algunos servicios de oficina virtual también incluyen acceso a salas de reuniones, lo que permite realizar reuniones con clientes o socios de manera presencial en un espacio profesional.
5. Ahorro de tiempo: Al contar con servicios de recepción y gestión de correspondencia, se ahorra tiempo en tareas administrativas y se puede enfocar más tiempo en el desarrollo del negocio.

Para seleccionar una oficina virtual, es importante considerar aspectos como la ubicación, los servicios ofrecidos, el precio y la reputación de la empresa proveedora del servicio. También es recomendable visitar las instalaciones o solicitar una prueba gratuita antes de tomar una decisión.

Servicios ofrecidos por una oficina virtual

Las oficinas virtuales ofrecen una amplia gama de servicios, que varían según el proveedor de servicios y las necesidades del cliente.

Algunos de los servicios que se suelen ofrecer incluyen:

1. Domiciliación fiscal y comercial: Las oficinas virtuales ofrecen una dirección comercial y fiscal para la empresa, lo que les permite registrar su empresa y recibir correspondencia.
2. Servicios de recepción y gestión de llamadas: Las oficinas virtuales suelen ofrecer servicios de recepción y gestión de llamadas, para que las empresas puedan recibir llamadas y mensajes de manera profesional y personalizada.
3. Servicios de correo y mensajería: Las empresas pueden utilizar la dirección de correo de la oficina virtual como su dirección postal y recibir paquetes y documentos importantes.
4. Alquiler de salas de reuniones: Las oficinas virtuales suelen tener salas de reuniones disponibles para alquilar por horas o días, lo que permite a las empresas tener un espacio profesional para reunirse con clientes o socios comerciales.
5. Servicios de soporte administrativo: Algunas oficinas virtuales ofrecen servicios de soporte administrativo, como la gestión de facturas, la contabilidad y la gestión de documentos.
6. Servicios de tecnología y comunicaciones: Las oficinas virtuales suelen ofrecer servicios de tecnología y comunicaciones, como el acceso a Internet de alta velocidad, servicios de fax y escaneo, y soluciones de conferencias en línea.
7. Acceso a espacios de coworking: Algunas oficinas virtuales también ofrecen acceso a espacios de coworking, lo que permite a las empresas tener un lugar donde trabajar y colaborar con otros profesionales.

Es importante tener en cuenta que cada proveedor de servicios de oficina virtual ofrecerá diferentes servicios y planes, por lo que es importante evaluar cuidadosamente las necesidades de su empresa y elegir el proveedor de servicios que mejor se adapte a sus necesidades.

Ventajas de las oficinas virtuales para internacionalizar una empresa

Las oficinas virtuales pueden ser una herramienta muy útil para las empresas que quieren internacionalizarse por varias razones:

1. Presencia en diferentes lugares: Una empresa que está expandiendo sus operaciones a diferentes países o regiones puede utilizar una oficina virtual para tener una presencia física en esos lugares sin tener que abrir una oficina completa. Esto le permitiría establecer contactos locales y desarrollar su negocio de manera más efectiva.
2. Ahorro de costos: Las oficinas virtuales suelen ser más económicas que el alquiler de una oficina física, ya que no requieren un espacio físico completo. Además, la empresa no tendrá que invertir en mobiliario, equipos o servicios de limpieza, ya que estos servicios suelen estar incluidos en la cuota mensual.
3. Flexibilidad: Las oficinas virtuales ofrecen una gran flexibilidad en términos de uso. La empresa puede elegir los servicios que necesita y pagar sólo por ellos. Además, no hay contratos a largo plazo, lo que permite a la empresa cambiar de planes fácilmente si sus necesidades cambian.
4. Servicios profesionales: Las oficinas virtuales suelen ofrecer servicios profesionales como la recepción de llamadas y correo, gestión de agendas y reservas, y asistencia administrativa, lo que puede ser muy útil para una empresa que se está expandiendo a nuevos mercados y no cuenta con un equipo administrativo completo.
5. Mejora de la imagen corporativa: Tener una dirección comercial y una línea telefónica profesional puede mejorar la imagen de la empresa y aumentar la confianza de los clientes potenciales. Esto puede ser especialmente importante para una empresa que se está expandiendo a nuevos mercados y todavía no tiene una presencia física establecida.

En resumen, las oficinas virtuales pueden ser una herramienta muy útil para una empresa que está buscando expandirse internacionalmente, ya que ofrecen una presencia física en diferentes lugares, ahorro de costos, flexibilidad, servicios profesionales y mejora de la imagen corporativa.

¿Cómo negociar las tarifas de una oficina virtual?

A continuación, te presento algunos consejos para negociar las tarifas de una oficina virtual:

1. Investiga los precios del mercado: Antes de comenzar a negociar, asegúrate de conocer los precios promedio de las oficinas virtuales en tu zona. Así, podrás tener una idea clara de lo que se considera justo y competitivo.
2. Compara ofertas: Si tienes varias opciones de oficinas virtuales, compara sus ofertas y servicios para poder negociar con conocimiento de causa. Evalúa los servicios que ofrecen, como atención telefónica, domiciliación de empresa, salas de reuniones, etc.
3. Sé claro en tus necesidades: Asegúrate de explicar claramente qué servicios necesitas y cuáles no, para que puedas obtener una oferta personalizada a tus necesidades y no pagues de más por servicios que no vas a utilizar.
4. Pregunta por ofertas y descuentos: Muchas oficinas virtuales ofrecen descuentos y promociones a sus clientes, especialmente si se trata de contratos a largo plazo. No dudes en preguntar por estas ofertas y pedir que se ajusten a tus necesidades.
5. Negocia el precio: Una vez que tengas toda la información y hayas decidido cuál es la mejor opción para ti, es hora de negociar el precio. Sé honesto acerca de tu presupuesto y no tengas miedo de pedir un descuento o una oferta personalizada.

Recuerda que, aunque la negociación es importante, también debes tener en cuenta la calidad del servicio que se te está ofreciendo y no sólo enfocarte en el precio.