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La etapa de prospección de ventas consiste en localizar de forma organizada y sistemática posibles clientes: prospectos. La idea es crear una base de datos de prospectos o clientes potenciales con el objetivo de convertirlos en clientes reales. Pero el objetivo esencial es crear un marco de trabajo que racionalice los esfuerzos comerciales en el futuro evitando costes innecesarios y pérdidas de tiempo. 

Los prospectos no son lo mismo que leads. Éstos últimos son individuos que han manifestado su interés en tus productos visitando la página web suscribiéndose a algún boletín digital, etc. Ha habido por tanto una actitud proactiva. Los prospectos son personas u organizaciones pasivas que no han hecho manifestación alguna  de interés pero que reúnen una serie de características que les convierten en potenciales clientes.

Pasos en el proceso de prospección:

1.-Establecer requisitos:

Uno de los aspectos a considerar en la etapa de prospección de ventas, es que los clientes potenciales deben reunir una serie de requisitos para poder ser considerados como tales: 

En primer lugar deben reunir los perfiles adecuados. Durante el proceso de segmentación, en tu plan de negocio, ya debes haber definido los perfiles de tu cliente objetivo. Pero además  los clientes potenciales deben tener la voluntad, la capacidad financiera y la autoridad para comprar, y deben estar disponibles para que el vendedor pueda abordarlos.

La futura base de datos deberá contemplar a las personas a quienes debemos dirigirnos dentro de cada empresa.

 En ventas hay que tomar siempre en consideración a tres figuras: Quien toma la decisión de compras, quien utiliza o consume y que recomienda o prescribe. Por ello si eres un laboratorio médico es obvio que tu marketing y tu esfuerzo comercial irá dirigido a quienes prescriben: Los médicos.

En un solo cliente pueden aparecer diferentes figuras con diversos niveles de influencia en la decisión final que debemos identificar. Imagina que quieres vender a una empresa una determinada maquinaria que permite automatizar procesos que hoy en día se llevan a mano. En el horizonte tenemos a un operario que es el que va a utilizar la máquina y que tendrá su punto de vista; es posible que ande por ahí un jefe de departamento que también tiene su influencia; es probable que haya un jefe de compras que realizará el pedido; un director financiero preocupado con el precio y las condiciones de pago, y el CEO que  tiene la última palabra. Todos ellos tienen sus opiniones, intereses e influencia en la decisión final, así que tu CRM debe contar con toda esa información.

No te obsesiones con obtener todo tipo de información. La información  a consignar de cada prospecto puede completarse con datos relacionados con sus ventas, sus compras, sus cuentas de resultados, sus clientes, etc. Se trata en ocasiones de información no fácil de obtener pero que resulta importante a la hora de desplegar una acción comercial.

Como consejo general en la etapa de prospección de ventas céntrate en la información que realmente necesitas para vender. Es muy fácil que te intoxiques de información en internet que no te va a servir de nada. Pero ten en cuenta que las bases de datos son dinámicas y deben mantenerse siempre actualizadas y enriquecidas si es interesante con nueva información a la que vayamos accediendo.

Consejo final. Utiliza un CRM.  Los programa CRM son soportes administrativo comerciales que te aportan la operativa que necesitas para gestionar con ventas con inteligencia. 

2.-Búsqueda de fuentes de información:

Las fuentes de información de prospectos son muy variadas e incluyen directorios de empresas, páginas web, buscadores web, noticias y notas en documentos comerciales y publicaciones comerciales, informes de crédito, listas de miembros de cámaras de comercio y asociaciones de fabricantes, listas compradas a intermediarios de listas y registros o solicitudes de servicio.

Quienes venden a particulares, encuentran prospectos entre sus amigos o en las referencia que estos les proporcionan, conocidos, socios de su clubs, etc. E incluso a través de referencias de amigos. Las redes sociales aportan importante información sobre prospectos tanto personales como organizacionales. En esta etapa de prospección, las ferias y eventos son también una fuente de información muy interesante.

A pesar de la saturación  y el abuso del teléfono con el objetivo de vender, no hay que descartarlo como herramienta de prospección de ventas. Por el contrario, bien utilizada puede sernos muy útil para identificar interlocutores, necesidades y también valen para darnos a conocer y provocar visitas a nuestra web o incluso concertar citas directamente. Es importante que nuestra llamada sea cálida y aporte valor, por ello debemos planificar cada llamada teniendo claros los objetivos que buscamos y que no se nos perciba como vendedores a ultranza sino como profesionales que trabajan en beneficio del cliente.

Existen en el mercado diversas herramientas online que pueden ayudarte en el proceso:

Zapier te ayuda a automatizar tareas que te dan aviso cuando entra información de algún prospecto, o cuando alguien se suscribe a tu blog.

Las páginas de empresas de   Linkedin te proporcionan información sobre noticias, eventos, lanzamientos, campañas de marketing, etc.

Google Alerts te proporciona un seguimiento de menciones web de empresas, productos, eventos mediante alertas personalizadas.

Google maps puede ser una herramienta clave a la hora de planificar un despliegue comercial en una zona de ventas determinada.

Instagram te permite saber mucho de tus prospectos. Puedes participar en sus conversaciones y puedes provocar que pregunten por tu producto o servicio.

Muchas herramientas CRM te ayudan en el proceso de prospección además de gestionar tus ventas: Hubspot , Zoho, Suma CRM por ejemplo. Los miembros de la comunidad mentorDay disponen de una oferta de Hubspot.

3.-Clasificación de la información:

Dentro de la etapa de prospección de ventas debemos preocuparnos por la depuración de la información obtenida. Es evidente que no todos los contactos identificados reúnen los perfiles necesarios para ser clientes. Es necesario por tanto descartar aquellos contactos que no son objetivo para la empresa.

Los programas de gestión de las bases de datos tipo CRM permiten etiquetarlos con diferentes criterios en función de si se trata de un contacto particular o de una cuenta. El sector de actividad, su ubicación geográfica, su volumen de negocio  o su comportamiento de compras llegado el momento, pueden ser criterios de etiquetado que nos permitan localizarlos mediante filtrado y realizar acciones segmentadas. 

Por ejemplo podemos decidir no tocar durante el primer año a clientes con una facturación inferior a 500.000 €. Podemos decidir centrarnos en el ramo de ferretería dejando el de bazar para el año próximo

4.-Construir una matriz Cliente/Producto:

Cuando ya tengo una empresa en marcha con una cartera grande de productos y de clientes, necesito realizar una matriz cliente/ producto. 

Consiste en crear una matriz que cruce tus productos con las necesidades probables de los prospectos detectados. Aquí entra en juego todo lo que sabemos del sector, los procesos, y todo aquello que tenga que ver con la gama de productos/servicios. Esto te permitirá diseñar una estrategia que se ajuste al mercado y que los pasos comerciales que dés a partir de ahora sean mucho más certeros.

Cuando estás empezando una nueva empresa es mejor centrarte en aquel segmento de clientes en el que has validado que puedes crecer más rápido.

La prospección de ventas  internacional:

Si has seguido nuestro programa de aceleración te habrás dado cuenta de la importancia que en mentorDay damos a la internacionalización, incluso en las fases iniciales de creación de tu nueva empresa.

Consecuentes con ello no está de más que te demos algunos consejos sobre prospección en mercados internacionales. Hablamos de una decisión que debemos sustentar en un proceso de prospección serio y riguroso. Al fin y al cabo es la fase inicial de cualquier proyecto de internacionalización. Es evidente que la internacionalización puede producirse a través de diferentes intensidades, que van desde la venta online de nuestros productos hasta otras modalidades de mayor implicación con estructura de distribución y ventas e incluso  con inversiones industriales aparejadas. Lo hacemos directamente o a través de aliados locales, es otra de las cuestiones a resolver. 

La fase de prospección de ventas es clave para analizar el mercado, identificar prospectos  y los canales de entrada más idóneos al país. Esto permite a la empresa definir un plan de actuación adaptado al mercado y al tipo de target y demanda identificados. De este modo, los recursos y esfuerzos se focalizan en aquellos canales y estrategias más efectivas y orientadas a resultados.

Para realizar una buena prospección debemos tomar en consideración los siguientes aspectos:

Oportunidad de mercado: Lo primero que hay que analizar en un proceso de prospección de ventas internacional es el mercado, su evolución tanto en valor económico como en unidades standard. Hay que determinar si hay claramente un hueco estratégico para nuestra marca. Tendremos que identificar qué marcas compiten en la actualidad, que cuota de mercado tiene cada una de ellas y preveer su reacción tras nuestra entrada. Es posible que reaccionen reduciendo significativamente los precios o intenten copar los canales de distribución para crear barreras de entrada.

Canales de distribución: Tendremos que contar con los canales de distribución en el nuevo mercado si es que no hacemos venta directa. Los canales de distribución son un factor estratégico clave y debemos identificalos y ganarnos su voluntad para que sean nuestros socios en el proceso. 

Situación actual de la empresa: Aunque no es un aspecto estrictamente relacionado con la prospección el primer paso debe ser el de establecer una autodiagnóstico que nos dé seguridad en relación a  las capacidades de la empresa para afrontar su internacionalización. Tampoco está de más determinar si alguno de nuestros actuales clientes tienen ya presencia en nuestro mercado objetivo. Su experiencia nos puede ser muy útil.

Diagnóstico del producto: La empresa tiene que determinar si el producto que se quiere comercializar en el nuevo mercado cumple con las exigencias del relacionadas con las normativas vigentes, si se adapta en contenido en forma, si los planes de marketing se pueden reproducir, etc. En su caso asumir los cambios necesarios.

Definición del precio: Habrá que garantizar la rentabilidad de la venta en el nuevo mercado en función de los costes y los márgenes comerciales esperables. 

Público objetivo: Definir el público objetivo con el fin de desarrollar una planificación de marketing adaptada. 

Prescriptores y  líderes de opinión: Son aliados potenciales que pueden ayudarnos a que nuestra penetración en el  nuevo mercado sea más rápida. Nos pueden ayudar a crear confianza en nuestra marca y a incentivar la compra del producto. 

Panorama de los medios de comunicación: Habrá  trabajar en un plan de comunicación y promoción para cada mercado y para cada tipo de cliente: cliente final (target) y canal. también es posible que tengamos que realizar acciones de relaciones públicas por lo que es conveniente tener una idea clara de las oportunidades que los medios pueden ofrecer.

Una vez analizado y definido todo lo anterior, es hora de comenzar a prospectar el mercado, identificando a los principales prescriptores, clientes y competidores del país y realizar una primera fase de desarrollo de negocio. En ésta, se ha de comercializar y promocionar el producto o servicio pero también, recabar información sobre el país y los diferentes perfiles para adaptar la estrategia, plan o producto. Para tomar decisiones es importante disponer de información cualificada.

Por último, es importante realizar de manera periódica una revisión de los objetivos e indicadores de resultados, para ir adaptando el plan de acción.

Consejos finales en relación al proceso de prospección de ventas

  • Identifica a tus clientes potenciales: Ubícalos, cénsalos y gestiónalos utilizando un sistema CRM, obtén la información que puedas de cada uno de ellos personal y comercial
  • Conoce sus necesidades, obtén referencias
  • Establece tus rutas de venta con criterios de racionalidad: Volumen de clientes, cercanía entre sí, sector de actividad, etc
  • Desarrolla un proceso de aproximación mediante concertación de citas. Siempre hay más posibilidades de éxito cuando se actúa planificadamente que cuando se improvisa.

La etapa de prospección de ventas consiste en  localizar de forma organizada y sistemática posibles clientes: prospectos. La idea es crear una base de datos de prospectos o clientes potenciales con el objetivo de convertirlos en clientes reales. Pero el objetivo esencial es crear un marco de trabajo que racionalice los esfuerzos comerciales en el futuro evitando costes innecesarios y pérdidas de tiempo. En el siguiente enlace podrás ampliar información sobre la etapa de prospección de ventas.

Ahora que ya has aprendido todo sobre esta Tip, deberías saber responder a estas preguntas:

  1. ¿Qué método o métodos consideras más adecuado para prospectar tu mercado?
  2. ¿Tienes claros tus criterios de segmentación de clientes?
  3. Qué dificultades has encontrado en tu proceso de prospección?

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