Protocolo completo de las primeras 48 horas para una empresa afectada por una catástrofe

Protege a las personas, evita nuevos daños, conserva las pruebas y ordena las primeras decisiones

Durante las primeras 48 horas no necesitas resolver toda la recuperación de tu empresa. Necesitas hacer bien cinco cosas:

1. Proteger a las personas.
2. Impedir que los daños aumenten.
3. Conservar las pruebas antes de limpiar.
4. Mantener bajo control la información, el dinero y los accesos.
5. Preparar las decisiones de los próximos días sin asumir compromisos irreversibles.

Las actuaciones de los primeros minutos son críticas: una advertencia rápida para evacuar, refugiarse o mantenerse alejado de una instalación puede proteger vidas. La comunicación con empleados, familias, clientes, autoridades y proveedores también debe organizarse desde el inicio. 

La metodología de mentorDay amplía la secuencia Persona → Empresario → Empresa con una Fase 0 dedicada a las primeras 48 horas, porque la recuperación humana debe avanzar en paralelo con aquellas actuaciones empresariales que no pueden esperar: seguridad, documentación, protección de datos y conservación de activos. 

No tienes que reconstruir hoy tu empresa. Tu responsabilidad durante las primeras 48 horas es evitar que la catástrofe cause nuevos daños humanos, económicos o documentales.

Advertencia importante

Este protocolo es una guía universal de organización inicial. No sustituye:

• las instrucciones de los servicios de emergencia;
• la inspección de arquitectos, ingenieros o técnicos;
• la intervención de bomberos;
• el asesoramiento sanitario;
• la atención psicológica profesional;
• el asesoramiento jurídico, laboral o fiscal;
• las instrucciones de una aseguradora o perito;
• los protocolos oficiales de cada país.

Las normas sobre seguros, relaciones laborales, impuestos, prestaciones, ayudas y comunicaciones obligatorias cambian según el territorio y la catástrofe. Por eso, el protocolo universal debe complementarse con un anexo territorial actualizado.

Qué debes conseguir al finalizar las primeras 48 horas

No necesitas tener un plan de negocio definitivo. Necesitas haber producido estos entregables:

• ☐ Personas localizadas y urgencias humanas identificadas.
• ☐ Instrucción clara sobre acceso o cierre de las instalaciones.
• ☐ Responsable provisional de la emergencia.
• ☐ Registro cronológico de decisiones y comunicaciones.
• ☐ Fotografías y vídeos iniciales de los daños.
• ☐ Carpeta digital de evidencias.
• ☐ Inventario preliminar de bienes afectados.
• ☐ Aviso realizado al seguro, propietario o autoridad correspondiente.
• ☐ Equipos, datos y contraseñas críticos protegidos.
• ☐ Caja disponible durante los siguientes siete días.
• ☐ Pagos y obligaciones inmediatas identificados.
• ☐ Clientes y proveedores críticos informados.
• ☐ Lista de decisiones irreversibles congeladas.
• ☐ Plan concreto para las siguientes 72 horas.

Principios que debes respetar

1. La vida está antes que los activos

Nunca expongas a una persona para recuperar:

• dinero;
• documentación;
• maquinaria;
• ordenadores;
• mercancía;
• vehículos;
• llaves;
• objetos personales.

2. No entres hasta saber que puedes hacerlo

Las edificaciones afectadas deben mantenerse cerradas hasta que una persona competente pueda detectar daños previsibles y autorizar condiciones seguras de acceso. Los cables deben tratarse como energizados hasta que se demuestre lo contrario, y no debe aproximarse nadie a una posible fuga de gas. 

3. Documenta antes de limpiar

Haz fotografías y vídeos antes de:

• limpiar;
• mover;
• reparar;
• retirar;
• desmontar;

Las imágenes deben combinar planos generales y detalles, e identificar números de serie cuando existan. También deben conservarse facturas y recibos de las reparaciones urgentes. 

4. Reduce el número de decisiones

No intentes resolver simultáneamente:

• seguros;
• empleados;
• clientes;
• financiación;
• reapertura;
• proveedores;
• reconstrucción.

Trabaja por prioridades y franjas horarias.

5. Una sola fuente de información

Designa un responsable y un canal oficial. Evita que cada directivo o trabajador emita mensajes diferentes.

6. Registra todo

Anota:

• qué ocurrió;
• qué decisión se tomó;
• quién la tomó;
• con qué información;
• a quién se avisó;
• qué respuesta se recibió;
• cuál es el siguiente paso.

7. No firmes ni prometas desde el pánico

Durante las primeras horas debes evitar, salvo que exista asesoramiento y necesidad acreditada:

• vender activos;
• contratar financiación urgente;
• reconocer responsabilidades;
• aceptar indemnizaciones finales;
• firmar reparaciones de gran cuantía;
• despedir personal;
• cerrar definitivamente;
• comprometer fechas de reapertura;
• prometer devoluciones que no puedas cumplir.

Hoja de control general

Completa esta ficha desde el principio:

• Empresa:
• Dirección afectada:
• Tipo de catástrofe:
• Fecha y hora del impacto:
• Fecha y hora de activación del protocolo:
• Responsable provisional:
• Sustituto:
• Canal oficial de comunicación:
• Teléfono o canal de emergencia local:
• Punto de reunión o ubicación segura:
• Próxima actualización interna:

Cronología completa de actuación

DE 0 A 10 MINUTOS

Protege vidas y detén la exposición

En estos primeros minutos no existe todavía una prioridad empresarial. Existe una prioridad humana.

1. Activa la alarma o instrucción prevista

Según la situación:

• evacúa;
• refúgiate;
• aléjate;
• permanece en una zona segura;
• no regreses;
• solicita asistencia.

2. Llama a los servicios de emergencia

Facilita información concreta:

• qué ha ocurrido;
• dónde;
• cuántas personas pueden estar afectadas;
• riesgos conocidos;
• acceso disponible;
• persona de contacto.

No exageres ni minimices.

3. Evacúa o protege a las personas

• Sigue las rutas autorizadas.
• No utilices ascensores cuando no estén autorizados.
• Dirígete al punto de reunión.
• Ayuda a personas que tengan necesidades específicas.
• No regreses a buscar objetos.
• No bloquees la entrada de los equipos de emergencia.

4. Impide accesos espontáneos

Comunica inmediatamente: No entres ni regreses al centro de trabajo. Espera instrucciones oficiales.

5. Realiza un primer recuento

Comprueba:

• empleados;
• visitantes;
• clientes;
• proveedores;
• contratistas;
• personal temporal;
• personal de limpieza o seguridad.

Checklist de los primeros diez minutos

• ☐ Se ha emitido una instrucción clara.
• ☐ Se ha solicitado ayuda oficial.
• ☐ Las personas se encuentran en una zona segura.
• ☐ Se ha iniciado el recuento.
• ☐ Nadie ha regresado a recuperar objetos.
• ☐ Se ha identificado a quien necesita asistencia.
• ☐ Se ha designado un responsable provisional.

DE 10 A 30 MINUTOS

Localiza a las personas y establece el mando

1. Designa un responsable provisional

No tiene que ser necesariamente el propietario. Debe ser una persona que pueda:

• mantener la calma;
• recibir información;
• comunicar instrucciones;
• registrar decisiones;
• coordinar con las autoridades;
• delegar tareas.

2. Designa un sustituto

El responsable puede:

• quedarse sin batería;
• perder la conexión;
• necesitar atención médica;
• abandonar la zona;
• quedar sobrecargado.

Siempre debe existir una segunda persona.

3. Define un único canal oficial

Puede ser:

• SMS;
• WhatsApp;
• aplicación interna;
• teléfono;
• correo;
• responsable de equipo.

4. Envía el primer aviso a los empleados

Mensaje para copiar y pegar

AVISO DE EMERGENCIA — [EMPRESA]

Nuestra prioridad es comprobar que todas las personas están a salvo.

No te desplaces al centro de trabajo ni intentes acceder hasta recibir autorización expresa.

Responde por privado:

1. Estoy a salvo.
2. Estoy a salvo, pero necesito apoyo.
3. Tengo una urgencia.
4. No puedo confirmar todavía mi disponibilidad.

La siguiente actualización se enviará el [FECHA] a las [HORA].

5. Crea el registro de personas

Aviso de emergencia a empleados: https://mentorday.es/wikitips/aviso-emergencia-empleados-catastrofe/

DE 30 A 60 MINUTOS

Cierra el perímetro y abre el registro de crisis

1. Controla los accesos

Cuando pueda hacerse sin exponerse:

• impide la entrada;
• coloca señalización;
• informa a seguridad;
• registra quién conserva las llaves;
• identifica accesos alternativos;
• protege zonas expuestas desde el exterior;
• evita la entrada de curiosos o voluntarios.

No pongas a nadie en peligro para proteger el local.

2. Abre un registro cronológico

Puede ser un documento, una libreta o una nota compartida.

Formato

3. Separa hechos, dudas y rumores

• Hechos confirmados: Lo que has observado o ha confirmado una fuente competente.
• Pendiente de comprobar: Lo que parece posible, pero todavía no está verificado.
• Rumores: Lo que no debe utilizarse para decidir ni difundirse.

Plantilla

4. Registra las órdenes oficiales

Anota:

• autoridad;
• nombre del interlocutor;
• hora;
• instrucción;
• número de expediente;
• próximo contacto.

DE 1 A 3 HORAS

Comprueba la seguridad exterior y evita nuevos daños. No realices una inspección interior hasta que el acceso sea seguro.

1. Observa desde el exterior

Busca:

• paredes inclinadas;
• grietas;
• cubiertas hundidas;
• cables;
• agua;
• humo;
• olor a gas;
• líquidos desconocidos;
• productos químicos;
• árboles o postes;
• accesos bloqueados;
• riesgo de saqueo;
• nuevos peligros meteorológicos.

Los CDC recomiendan mantenerse alejado de los edificios dañados hasta que hayan sido examinados, abandonarlos si se oyen movimientos o ruidos extraños y salir inmediatamente cuando exista olor a gas. 

2. Clasifica las instalaciones

• 🔴 Rojo: acceso prohibido: Existe peligro, prohibición oficial o duda razonable.
• 🟠 Ámbar: acceso restringido: Solo pueden entrar profesionales o personas autorizadas.
• 🟢 Verde controlado: Existe autorización para una inspección limitada.

Verde controlado no significa que el lugar carezca de riesgos.

3. Comprueba los suministros sin exponerte

No manipules:

• cuadros eléctricos mojados;
• cables;
• gas;
• combustibles;
• baterías;
• productos químicos;
• maquinaria dañada.

No enciendas ni apagues equipos mientras estés sobre agua. Si es necesario atravesarla para alcanzar el interruptor, debe intervenir un electricista. 

4. Prohíbe los generadores en interiores

Los generadores y otros motores de combustión deben mantenerse en el exterior y alejados de puertas, ventanas y entradas de aire. El monóxido de carbono no puede verse ni olerse y puede provocar una intoxicación mortal. 

Checklist de seguridad de instalaciones: https://mentorday.es/wikitips/checklist-seguridad-instalaciones-tras-catastrofe/

DE 1 A 6 HORAS

Conserva las primeras pruebas. Solo cuando puedas hacerlo sin riesgo.

1. No muevas nada al principio

Empieza con una visión general.

2. Fotografía el exterior

Incluye:

• calle;
• fachada;
• accesos;
• señalización;
• nivel del agua;
• humo;
• escombros;
• vehículos;
• zonas bloqueadas.

3. Graba un vídeo continuo

Di:

• nombre de la empresa;
• dirección;
• fecha;
• hora;
• tipo de incidente;
• estado general;
• zonas recorridas.

4. Fotografía por capas

• Plano general: Muestra la zona completa.
• Plano intermedio: Muestra el bien dentro de su contexto.
• Primer plano: Muestra el daño.

Identificación

Muestra:

• marca;
• modelo;
• número de serie;
• etiqueta;

5. Conserva los archivos originales

No:

• recortes;
• edites;
• comprimas;
• escribas sobre ellos;
• sustituyas los originales.

6. Crea la carpeta inicial

DANOS_[EMPRESA]_[FECHA]

01_ORIGINALES_NO_EDITAR

02_INVENTARIO

03_DOCUMENTOS

04_COMUNICACIONES

05_REPARACIONES

7. Realiza una copia adicional

No dejes la única copia en el local o en un solo teléfono.

Registro, conservación y trazabilidad de evidencias de pruebas:  https://mentorday.es/wikitips/cadena-custodia-pruebas-danos-negocio-catastrofe/

DE 3 A 6 HORAS

Comunica el incidente a quienes deben conocerlo. No esperes a disponer de una valoración económica definitiva.

Contactos que debes revisar

• ☐ Servicios de emergencia.
• ☐ Propietario del inmueble.
• ☐ Aseguradora.
• ☐ Corredor o mediador.
• ☐ Autoridad local.
• ☐ Responsable de prevención.
• ☐ Empresa eléctrica.
• ☐ Empresa de gas o agua.
• ☐ Responsable informático.
• ☐ Empresa de seguridad.
• ☐ Gestoría o asesoría.
• ☐ Socios o administradores.

Qué debes comunicar

• identificación;
• localización;
• fecha y hora;
• descripción breve;
• riesgos;
• daños visibles;
• medidas adoptadas;
• datos de contacto;
• solicitud de instrucciones;
• número de póliza o contrato, cuando proceda.

Qué debes preguntar al seguro

• ¿Cuál es el número de expediente?
• ¿Qué pruebas debo conservar?
• ¿Puedo retirar o limpiar bienes?
• ¿Qué reparaciones urgentes puedo realizar?
• ¿Debo conservar muestras?
• ¿Cuándo acudirá el perito?
• ¿Qué gastos deben documentarse?
• ¿Qué formularios y plazos existen?

Registro

DE 3 A 8 HORAS

Protege datos, sistemas y accesos digitales. La catástrofe puede producir también:

• pérdida de dispositivos;
• acceso no autorizado;
• documentos abandonados;
• contraseñas expuestas;
• servidores mojados;
• interrupción de copias de seguridad;
• suplantaciones;

Acciones prioritarias

• ☐ No enciendas equipos mojados.
• ☐ Identifica ordenadores y servidores afectados.
• ☐ Fotografía los dispositivos.
• ☐ Registra números de serie.
• ☐ Comprueba la última copia de seguridad.
• ☐ Cambia contraseñas de equipos perdidos.
• ☐ Cierra sesiones abiertas.
• ☐ Revisa accesos al banco y correo.
• ☐ Bloquea tarjetas o dispositivos desaparecidos.
• ☐ Protege documentos personales.
• ☐ Avisa al responsable informático.
• ☐ Establece un equipo alternativo seguro.
• ☐ Impide que se desechen discos o documentos sin control.

No hagas esto

• No enciendas un servidor mojado.
• No conectes discos dañados a un ordenador operativo.
• No difundas públicamente imágenes con contraseñas o alarmas.
• No uses un dispositivo desconocido para acceder a la banca.
• No guardes toda la recuperación en el mismo equipo.

DE 6 A 12 HORAS

Organiza al equipo de respuesta. No conviertas la emergencia en una reunión multitudinaria. Crea un equipo pequeño con funciones claras.

Roles mínimos

Una persona puede asumir varias funciones en una microempresa.

Reunión de diez minutos

Responde únicamente:

• ¿Hay alguna persona en riesgo?
• ¿Puede aumentar el daño?
• ¿Qué acceso está prohibido?
• ¿Qué prueba puede perderse?
• ¿Qué aviso debe hacerse?
• ¿Qué tarea se completa durante la siguiente hora?
• ¿Cuándo nos reunimos de nuevo?

DE 6 A 12 HORAS

Realiza un primer inventario de daños. No busques todavía una valoración perfecta.

Clasifica por zonas

• exterior;
• atención al público;
• producción;
• almacén;
• oficina;
• sistemas;
• vehículos;
• documentación.

Plantilla preliminar

Clasificación

• Destruido: No parece recuperable.
• Dañado: Requiere evaluación o reparación.
• Contaminado: Puede representar un riesgo sanitario.
• Inaccesible: No puede revisarse todavía.
• No localizado: No se conoce su situación.
• Aparentemente intacto: Debe revisarse antes de utilizarse.

No enciendas maquinaria para comprobar si funciona.

DE 6 A 12 HORAS

Evita decisiones irreversibles. Crea una lista llamada: DECISIONES CONGELADAS

Incluye, salvo urgencia y asesoramiento:

• ☐ Vender maquinaria.
• ☐ Firmar financiación.
• ☐ Aceptar una valoración final.
• ☐ Despedir personal.
• ☐ Cancelar contratos esenciales.
• ☐ Cerrar definitivamente.
• ☐ Renunciar a reclamaciones.
• ☐ Desechar grandes cantidades de bienes.
• ☐ Reconstruir sin peritaje.
• ☐ Comprometer una reapertura.
• ☐ Reconocer responsabilidad.
• ☐ Pagar por adelantado reparaciones no verificadas.

Matriz rápida

Regla de las 24 horas

Cuando una decisión:

• no protege una vida;
• no evita un daño inmediato;
• puede esperar;
• tiene consecuencias difíciles de revertir;

aplázala al menos hasta disponer de más información y una segunda opinión.

DE 8 A 16 HORAS

Comunica a clientes y proveedores sin crear falsas expectativas

Mensaje inicial a clientes

Nuestra actividad ha sido afectada por [EMERGENCIA]. Nuestra prioridad es la seguridad de las personas y la evaluación de los daños.

Durante este periodo [NO PODEMOS OPERAR / PODEMOS OFRECER ______].

No podemos confirmar todavía la fecha de normalización. Publicaremos una nueva actualización el [FECHA] a las [HORA].

Gracias por tu comprensión.

Mensaje a proveedores

Nuestro negocio ha sido afectado por [EMERGENCIA]. Estamos evaluando los daños y nuestra capacidad de operación.

Necesitamos revisar temporalmente [ENTREGA, PAGO O SERVICIO].

No queremos asumir un compromiso que no podamos cumplir. Proponemos revisar la situación el [FECHA].

Persona de contacto: [NOMBRE].

Mensaje a entidades financieras

Nuestra empresa ha sufrido una interrupción causada por [EMERGENCIA]. Estamos preparando el expediente de daños y la previsión inicial de caja.

Solicitamos información sobre las medidas disponibles para revisar temporalmente [CUOTA, VENCIMIENTO O LÍNEA].

Esta comunicación no constituye todavía una solicitud formal ni una aceptación de condiciones.

Evita afirmar

• que reabrirás en una fecha que no conoces;
• que devolverás todos los pagos inmediatamente;
• que el seguro cubrirá los daños;
• que no habrá consecuencias laborales;
• que obtendrás una ayuda;
• que la empresa está segura;
• que “todo está bajo control”.

ANTES DE LAS 12 HORAS

Comprueba las necesidades básicas de quienes coordinan la crisis. Una persona agotada, deshidratada o en estado de alarma puede cometer errores graves.

Comprueba:

• agua;
• comida;
• medicación;
• descanso;
• ropa seca;
• posibilidad de relevo;
• contacto con familiares;
• transporte seguro;
• batería

La primera ayuda psicológica consiste en ofrecer apoyo humano, práctico y respetuoso, ayudando a cubrir necesidades, conectar con información y evitar nuevos daños. No significa obligar a hablar sobre lo ocurrido ni realizar terapia. 

Preguntas útiles

• ¿Estás a salvo?
• ¿Hay alguien a quien debamos avisar?
• ¿Qué necesitas durante la próxima hora?
• ¿Puedes continuar o necesitas un relevo?
• ¿Qué tarea concreta puedes asumir?
• ¿Qué decisión debería revisar otra persona?

No preguntes

• “¿Por qué no reaccionaste antes?”
• “¿Cómo pudiste permitirlo?”
• “¿Vas a ser capaz de salvar la empresa?”
• “¿Cuánto hemos perdido?”
• “¿Cuándo volverás a trabajar?”

DE 12 A 24 HORAS

Crea la fotografía financiera de emergencia. No prepares todavía un presupuesto anual. Calcula cuánto dinero puede utilizar la empresa durante siete días.

1. Dinero disponible

2. Pagos previstos

Fórmula: Dinero disponible + cobros seguros − pagos imprescindibles = caja provisional de siete días

3. Identifica

• primer déficit;
• pago más urgente;
• cobro acelerable;
• gasto que puede suspenderse;
• gasto nuevo causado por la emergencia;
• límite de gasto que no debe superarse.

No confundas

• Dinero en la cuenta: No siempre está totalmente disponible.
• Cobros pendientes: No son dinero seguro hasta confirmarlos.
• Límite de crédito: No es ingreso; genera una obligación.
• Ayuda anunciada: No es caja disponible hasta que esté concedida y abonada.

DE 12 A 24 HORAS

Identifica la actividad mínima que debes proteger. No se trata todavía de reabrir. Se trata de reconocer qué no puede perderse.

Preguntas

• ¿Qué producto o servicio genera caja más rápidamente?
• ¿Qué clientes no deberíamos perder?
• ¿Qué equipo o persona es imprescindible?
• ¿Qué dato no puede desaparecer?
• ¿Qué proveedor es crítico?
• ¿Qué compromiso tiene consecuencias inmediatas?
• ¿Qué actividad podría prestarse desde otro lugar?
• ¿Qué tarea puede realizarse manualmente?

Mapa de elementos críticos

DE 12 A 24 HORAS

Revisa el riesgo de fraude y oportunismo. Después de una catástrofe pueden aparecer:

• falsos reparadores;
• supuestos intermediarios;
• préstamos abusivos;
• solicitudes de pago urgente;
• suplantación de autoridades;
• falsos formularios;
• cambios fraudulentos de cuentas;
• recogida no autorizada de maquinaria;
• promesas de ayudas garantizadas.

Antes de contratar

• verifica identidad;
• solicita presupuesto escrito;
• comprueba referencias;
• evita pagos totales anticipados;
• consulta al seguro;
• registra la contratación;
• no firmes bajo presión;
• no entregues contraseñas;
• verifica cualquier cambio bancario por otro canal.

FloodSmart recomienda verificar credenciales y referencias de los reparadores, obtener presupuestos escritos y desconfiar de quienes exigen el pago total por adelantado. —

DE 12 A 24 HORAS

Prepara el primer parte de situación

PARTE DE SITUACIÓN N.º ___

• Fecha y hora:
• Personas:
  • Total esperado: 
  • Localizados y a salvo:
  • Necesitan apoyo:
  • Sin localizar:
• Instalaciones
  • ☐ Acceso prohibido.
  • ☐ Pendiente de inspección.
  • ☐ Acceso restringido.
  • ☐ Acceso controlado.
• Daños visibles
  • Suministros
    • Electricidad: 
    • Agua: 
    • Gas:
    • Comunicaciones:
  • Sistemas y datos
    • Operación
      • ☐ Totalmente interrumpida.
      • ☐ Parcialmente operativa.
      • ☐ Operable desde otra ubicación.
      • ☐ Pendiente de evaluación.
• Caja disponible durante siete días
• Principales riesgos
• Próximas acciones

DE 24 A 36 HORAS

Organiza las inspecciones y valoraciones profesionales. Profesionales que pueden ser necesarios

• arquitecto;
• ingeniero;
• electricista;
• compañía suministradora;
• bomberos;
• técnico de gas;
• especialista ambiental;
• empresa de limpieza;
• especialista en amianto;
• técnico informático;
• experto en recuperación de datos;
• perito;
• empresa de seguridad;
• asesor laboral;
• asesor fiscal;
• abogado;
• psicólogo de emergencias;
• mentor de crisis.

Registro

Preguntas para el técnico

• ¿Es seguro entrar?
• ¿Qué zonas deben aislarse?
• ¿Qué suministros deben permanecer cortados?
• ¿Qué actuación es urgente?
• ¿Qué no debemos tocar?
• ¿Qué puede repararse?
• ¿Qué debe sustituirse?
• ¿Qué documentación emitirá?
• ¿Qué fotografías necesita?
• ¿Cuándo puede revisarse de nuevo?

Consolida el expediente inicial de afectación. 

El expediente no tiene que estar terminado. Debe contener una primera versión ordenada.

Carpeta documental

• ☐ Identificación del negocio.
• ☐ Pólizas.
• ☐ Contrato de alquiler o propiedad.
• ☐ Licencias.
• ☐ Fotografías.
• ☐ Vídeos.
• ☐ Inventario.
• ☐ Facturas de bienes.
• ☐ Presupuestos.
• ☐ Partes oficiales.
• ☐ Comunicaciones.
• ☐ Registro de trabajadores.
• ☐ Ventas anteriores.
• ☐ Pedidos cancelados.
• ☐ Gastos urgentes.
• ☐ Primer cálculo de caja.

Resumen de una página

• Qué ocurrió:
• Daños conocidos:
• Daños pendientes de revisar:
• Actividad que se ha interrumpido:
• Empleos afectados:
• Dinero necesario de forma inmediata:
• Uso previsto:
• Fecha estimada de primera operación parcial:

Revisa las ayudas, pero no bases todavía la supervivencia en ellas. 

Durante las primeras 48 horas debes:

• identificar organismos;
• registrar anuncios;
• comprobar elegibilidad;
• anotar plazos;
• preparar documentos;
• evitar formularios falsos;
• diferenciar subvención, préstamo y seguro.

Registro de oportunidades

No hagas todavía

• incluir una ayuda no concedida como ingreso;
• pagar a un intermediario no verificado;
• entregar originales sin copia;
• firmar declaraciones que no entiendes;
• solicitar una cantidad sin explicar su uso;
• duplicar gastos incompatibles;
• ocultar otras indemnizaciones.

Las ayudas disponibles dependen de la declaración oficial, el territorio, el daño y la situación del solicitante. Deben consultarse siempre en el anexo territorial actualizado.

Decide qué puede operar de forma provisional

No necesitas estar completamente recuperado para conservar clientes o generar algún ingreso.

Opciones provisionales

• trabajo remoto;
• atención telefónica;
• pedidos por WhatsApp;
• catálogo reducido;
• preventas;
• entrega diferida;
• espacio compartido;
• producción subcontratada;
• recogida en otro punto;
• reparación o servicio móvil;
• colaboración con otra empresa;
• alquiler temporal de equipos.

Plantilla de actividad mínima

Durante los próximos siete días podremos ofrecer **________** a **________**, mediante **________**, desde **________**, con la colaboración de **________**.

Condiciones

No actives ninguna actividad cuando:

• las instalaciones no sean seguras;
• incumpla requisitos sanitarios;
• falte autorización;
• ponga en riesgo a empleados;
• se utilicen equipos sin revisar;
• comprometa una entrega imposible;
• produzca una pérdida mayor que el ingreso.

Contacta con los proveedores y clientes críticos

No necesitas contactar a todos simultáneamente.

Clasifica

• Prioridad A: Su decisión puede detener la empresa durante días.
• Prioridad B: Es importante, pero puede esperar hasta mañana.
• Prioridad C: Puede informarse mediante mensaje general.

Plantilla

Pregunta a proveedores

• ¿Puede suspenderse la entrega?
• ¿Puede cambiarse la dirección?
• ¿Existe un equipo sustituto?
• ¿Puede aplazarse el pago?
• ¿Puede reducirse el pedido?
• ¿Hay un proveedor alternativo?
• ¿Puede conservarse la mercancía?

Pregunta a clientes

• ¿Necesita una solución provisional?
• ¿Puede aceptar una fecha diferente?
• ¿Aceptaría un producto mínimo?
• ¿Podemos derivarlo temporalmente?
• ¿Desea mantener la reserva o pedido?

Prepara la reunión de contraste

Ninguna decisión importante debería depender exclusivamente de una persona agotada.

Participantes recomendados

• empresario;
• persona de confianza;
• responsable financiero;
• asesor;
• mentor de crisis;
• experto técnico pertinente.

Preguntas

• ¿Qué hechos están confirmados?
• ¿Qué seguimos suponiendo?
• ¿Qué riesgo humano sigue abierto?
• ¿Qué daño puede aumentar?
• ¿Qué prueba puede perderse?
• ¿Cuánta caja existe?
• ¿Qué pago puede detener la recuperación?
• ¿Qué ingreso puede recuperarse primero?
• ¿Qué decisión debemos mantener congelada?
• ¿Qué tres acciones haremos durante las próximas 72 horas?

DE 36 A 48 HORAS

Diseña el plan para las siguientes 72 horas

El plan debe contener pocas acciones, responsables y plazos.

Objetivo 1. Personas

• Acción:
• Responsable:
• Fecha:

Objetivo 2. Seguridad

• Acción:
• Responsable:
• Fecha:

Objetivo 3. Evidencias y seguro

• Acción:
• Responsable:
• Fecha:

Objetivo 4. Caja

• Acción:
• Responsable:
• Fecha:

Objetivo 5. Operación o ventas

• Acción:
• Responsable:
• Fecha:

Regla: No incluyas más de cinco prioridades principales.

Checklist maestra de las primeras 48 horas

Personas

• ☐ Se emitió la instrucción de seguridad.
• ☐ Se contactó con emergencias.
• ☐ Se contabilizaron empleados y visitantes.
• ☐ Se identificaron personas que necesitan apoyo.
• ☐ Se prohibieron desplazamientos inseguros.
• ☐ Se establecieron relevo y descanso.
• ☐ Se fijó la siguiente comunicación.

Instalaciones

• ☐ Se controlaron los accesos.
• ☐ Se realizó una observación exterior.
• ☐ Se clasificó el inmueble.
• ☐ Se contactó con técnicos.
• ☐ No se manipularon suministros peligrosos.
• ☐ Se señalizaron las zonas prohibidas.
• ☐ Se evitó el uso inseguro de generadores.

Pruebas

• ☐ Se fotografió el exterior.
• ☐ Se grabó un vídeo general.
• ☐ Se fotografiaron las zonas.
• ☐ Se registraron números de serie.
• ☐ Se conservaron los originales.
• ☐ Se realizó una copia.
• ☐ Se creó el inventario inicial.
• ☐ Se documentaron las reparaciones urgentes.

Comunicaciones

• ☐ Existe un portavoz.
• ☐ Se abrió un registro.
• ☐ Se avisó a la plantilla.
• ☐ Se contactó con el seguro.
• ☐ Se informó al propietario.
• ☐ Se avisó a clientes críticos.
• ☐ Se contactó con proveedores críticos.
• ☐ Se fijó una nueva hora de actualización.

Datos y sistemas

• ☐ No se encendieron equipos mojados.
• ☐ Se protegieron dispositivos.
• ☐ Se revisaron copias.
• ☐ Se cambiaron contraseñas necesarias.
• ☐ Se cerraron sesiones.
• ☐ Se revisaron accesos bancarios.
• ☐ Se protegieron datos personales.

Finanzas

• ☐ Se comprobó el saldo disponible.
• ☐ Se identificaron cobros seguros.
• ☐ Se listaron pagos inmediatos.
• ☐ Se calcularon siete días de caja.
• ☐ Se registraron gastos de emergencia.
• ☐ Se identificaron pagos renegociables.
• ☐ No se contabilizaron ayudas no concedidas.

Decisiones

• ☐ Se separaron hechos y rumores.
• ☐ Se congelaron decisiones irreversibles.
• ☐ Se consultó una segunda opinión.
• ☐ Se identificó la actividad mínima.
• ☐ Se preparó el plan de 72 horas.

Semáforo general de situación a las 48 horas

🔴 Rojo

Existe alguno de estos problemas:

• persona sin localizar en una zona peligrosa;
• riesgo estructural;
• fuga;
• incendio;
• productos químicos;
• acceso no autorizado;
• ausencia total de caja;
• datos críticos comprometidos;
• falta de responsable;
• instrucción oficial incumplida.

Acción. Mantén la emergencia activa y solicita apoyo profesional inmediato.

🟠 Ámbar

La situación está parcialmente controlada, pero:

• faltan inspecciones;
• el daño no está documentado completamente;
• la caja es insuficiente;
• existen decisiones pendientes;
• no hay fecha de reapertura;
• faltan proveedores o equipos.

Acción: No reabras todavía de forma completa. Ejecuta el plan de 72 horas.

🟢 Verde controlado

• todas las personas están localizadas;
• el acceso está autorizado;
• los riesgos están identificados;
• las pruebas están conservadas;
• existe caja inicial;
• se han realizado los avisos;
• hay un responsable;
• existe un plan de 72 horas.

Acción: Pasa a la Fase 1 y Fase 2 del Manual de Reactivación Empresarial.

Errores críticos que debes evitar

• Entrar por impulso.
• Pedir a empleados que recuperen activos.
• Limpiar antes de fotografiar.
• Tirar bienes sin registrar.
• Encender equipos mojados.
• Utilizar generadores dentro.
• Confiar en rumores.
• Permitir múltiples portavoces.
• No fijar la siguiente actualización.
• Compartir datos personales.
• Firmar préstamos urgentes.
• Aceptar reparaciones sin presupuesto.
• Reconocer responsabilidades sin asesoramiento.
• Prometer una reapertura.
• Contabilizar ayudas no concedidas.
• Trabajar sin descansar.
• Guardar las pruebas en un único dispositivo.
• Dejar ordenadores o documentos accesibles.
• Confundir rapidez con precipitación.

Microacción de diez minutos

Cuando todo te parezca demasiado, realiza únicamente esto:

• Confirma que las personas están a salvo.
• Prohíbe el acceso a las instalaciones.
• Designa un responsable.
• Abre el registro cronológico.
• Fotografía el exterior desde una zona segura.
• Fija la siguiente actualización.

En diez minutos no habrás resuelto la crisis, pero habrás comenzado a controlarla.

Preguntas poderosas para el empresario

• ¿Estoy intentando salvar un objeto poniendo en riesgo a una persona?
• ¿Qué prueba puede desaparecer durante la próxima hora?
• ¿Qué daño puede aumentar si no actúo?
• ¿Qué decisión estoy tomando desde el miedo?
• ¿Qué puedo dejar para mañana?
• ¿Quién puede darme una segunda mirada?
• ¿Qué información necesito antes de firmar?
• ¿Qué activo intangible sigo conservando?
• ¿Qué cliente debería escucharme directamente?
• ¿Qué actividad mínima podría mantener?
• ¿Cuántos días de caja tengo realmente?
• ¿Cuál es mi siguiente paso seguro?

• Checklist de seguridad de instalaciones
• Registro, conservación y trazabilidad de evidencias de pruebas
• Aviso de emergencia a empleados
• Expediente de reactivación
• Biblioteca de reactivación empresarial
• Programa de Reactivación Empresarial

Cómo te ayuda mentorDay

Durante las primeras 48 horas, un mentor de crisis puede ayudarte a:

• separar hechos de temores;
• organizar prioridades;
• preparar el expediente;
• calcular la caja;
• identificar ayudas;
• ordenar conversaciones con proveedores;
• preparar mensajes;
• evitar decisiones irreversibles;
• definir las siguientes acciones;
• iniciar una hoja de ruta de reactivación.

El mentor no sustituye:

• a los servicios de emergencia;
• al psicólogo;
• al médico;
• al perito;
• al abogado;
• al asesor laboral;
• al técnico de seguridad.

Su función es ayudarte a ordenar el caos empresarial y convertirlo en un plan ejecutable.

Activa ahora la Fase 0

No necesitas conocer todavía el coste total de los daños ni saber cómo quedará tu empresa dentro de seis meses.

Empieza por:

1. Proteger a las personas.
2. Prohibir accesos inseguros.
3. Abrir el registro.
4. Conservar las pruebas.
5. Calcular la caja inicial.
6. Preparar el plan de las próximas 72 horas.

Las primeras 48 horas no deciden por sí solas si una empresa sobrevivirá, pero una actuación desordenada puede destruir pruebas, aumentar pérdidas y generar compromisos difíciles de reparar. Actúa con rapidez, pero no con precipitación.