CASH MANAGEMENT DE TU NUEVA EMPRESA

GESTIONA TU LIQUIDEZ

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Cash Management

Cash flow management es el proceso de supervisar, analizar y optimizar el flujo de efectivo de una empresa. El objetivo es garantizar que la empresa tenga suficiente liquidez para cumplir con sus obligaciones financieras a corto y largo plazo, así como para financiar su crecimiento y expansión. El cash flow management implica la proyección de flujos de efectivo futuros, la identificación de los principales impulsores de ingresos y costos, y la implementación de estrategias para maximizar los ingresos y reducir los costos. También puede implicar el uso de herramientas y técnicas financieras, como la gestión de inventarios, la optimización de cuentas por cobrar y pagar, y el uso eficiente de los recursos financieros. Una buena gestión del flujo de efectivo es esencial para el éxito a largo plazo de cualquier empresa, especialmente para las empresas en etapa de crecimiento o aquellas que operan en industrias con ciclos de ventas prolongados o estacionales.

¿Qué puede afectar al cash flow de una empresa?

El cash flow de una empresa puede verse afectado por diversos factores, entre los cuales podemos destacar:

1. Ventas: Las cobros por las ventas a clientes son la única fuente de ingresos de una empresa (para analizar la viabilidad no hay que incluir lo que entra por un préstamos ni ninguna otra fuente de financiación)  y, por lo tanto, tienen un impacto directo en el cash flow. Si las ventas aumentan, el cash flow también lo hace.
2. Cobros y pagos: La rapidez con que la empresa cobra a sus clientes y paga a sus proveedores afecta al cash flow. Si la empresa tarda mucho en cobrar o tiene que pagar sus facturas rápidamente, puede tener problemas de liquidez.
3. Inversiones: Las inversiones en activos fijos, como maquinaria o edificios, pueden requerir una gran cantidad de dinero. Estas inversiones afectan al cash flow, ya que reducen el efectivo disponible de la empresa.
4. Financiación: La financiación, como los préstamos o las emisiones de acciones, también afecta al cash flow financiero de una empresa (pero no afectan al cash flow libre ni al operativo). El dinero que se recibe por estas vías aumenta el cash flow, pero el pago de intereses o dividendos reduce el efectivo disponible.
5. Impuestos: Los impuestos que debe pagar la empresa también afectan al cash flow, ya que reducen el efectivo disponible.

¿Cómo se puede mejorar el cash flow de una empresa?

Existen varias formas de mejorar el cash flow de una empresa, algunas de ellas son:

1. Acelerar el cobro de las facturas: puede ofrecer descuentos por pago anticipado o establecer políticas más estrictas de cobranza.
2. Negociar mejores plazos de pago con proveedores: puede intentar alargar los plazos de pago con sus proveedores para ganar más tiempo para pagar sus facturas.
3. Reducir los costos: puede intentar reducir los costos fijos, reducir los gastos innecesarios, o renegociar los precios con los proveedores.
4. Mejorar la gestión de inventario: puede mejorar la gestión de inventario para evitar tener excesos de inventario y minimizar el impacto de los costos asociados.
5. Buscar nuevas fuentes de financiamiento: puede buscar nuevas fuentes de financiamiento, como préstamos, líneas de crédito o inversores, para tener más flujo de efectivo.
6. Maximizar la rentabilidad de los activos: puede maximizar la rentabilidad de los activos, como los inventarios o la maquinaria, para generar más ingresos y aumentar el flujo de efectivo.
7. Planificar el presupuesto a largo plazo: puede establecer un presupuesto a largo plazo que permita anticiparse a los problemas de flujo de efectivo y tomar medidas preventivas.

¿Por qué es importante tener en cuenta el ciclo de caja en el cálculo del cash flow?

Es importante tener en cuenta el ciclo de caja en el cálculo del cash flow porque el ciclo de caja refleja el tiempo que transcurre desde que la empresa invierte dinero para adquirir materias primas o inventario hasta que recibe el dinero de los clientes por la venta de los productos o servicios. Este tiempo puede ser muy significativo en el flujo de efectivo de la empresa y puede tener un impacto negativo en su capacidad para pagar a proveedores, cumplir con sus obligaciones de deuda y mantener suficiente efectivo en reserva. Al tener en cuenta el ciclo de caja en el cálculo del cash flow, la empresa puede identificar áreas donde puede reducir los plazos de pago a proveedores, mejorar su ciclo de conversión de inventario y acelerar la facturación y el cobro de los clientes, lo que puede mejorar la salud financiera de la empresa y su capacidad para financiar sus operaciones y proyectos de crecimiento.

¿Qué estrategias pueden ayudar a una empresa a administrar mejor su cash flow?

Existen varias estrategias que pueden ayudar a una empresa a administrar mejor su cash flow, entre ellas:

1. Facturación y cobro oportunos: Es importante facturar a tiempo y realizar un seguimiento riguroso de los pagos pendientes para cobrar lo antes posible.
2. Negociación de plazos de pago: En la medida de lo posible, se pueden negociar plazos de pago más favorables con proveedores y clientes para tener un mayor margen de maniobra en la gestión del cash flow.
3. Reducción de gastos: Revisar los gastos y reducir aquellos que no son esenciales, también puede mejorar el cash flow.
4. Control de inventario: Una buena gestión del inventario puede evitar la acumulación de excedentes que no se venden y que generan costos innecesarios.
5. Financiación adecuada: La empresa debe buscar la financiación adecuada para cubrir las necesidades de cash flow a corto plazo. Es importante analizar las diferentes opciones de financiamiento y seleccionar la más conveniente.
6. Planificación financiera: Una planificación financiera adecuada puede ayudar a la empresa a anticipar las necesidades de cash flow y tomar decisiones anticipadas para mejorar la salud financiera de la empresa.
7. Análisis de rentabilidad por cliente y producto: Conocer qué productos o clientes generan mayor rentabilidad y enfocarse en ellos, puede ayudar a mejorar el cash flow de la empresa.

En general, una gestión rigurosa del cash flow y una planificación financiera adecuada son fundamentales para mantener la salud financiera de la empresa y asegurar su viabilidad a largo plazo. Uno de los principales motivos por los que muchos emprendedores o startups (+), se ven obligados a cerrar su negocio, es por una ruptura en el flujo de tesorería o Cash Flow. Para que esto no te suceda, tendrás que tener muy claro, que la palabra INGRESO no significa lo mismo que la palabra COBRO y que la palabra GASTO no significa lo mismo que la palabra PAGO.

Técnicas de cash management

Algunas técnicas de cash management que pueden ayudar a mejorar el flujo de efectivo de una empresa son:

1. Proyección y seguimiento del flujo de efectivo: esto permite anticipar posibles problemas de liquidez y tomar medidas preventivas.
2. Establecimiento de políticas de cobro y pago: se pueden establecer plazos de pago más cortos para clientes que no pagan puntualmente, y plazos de pago más largos para proveedores.
3. Negociación de términos de pago con proveedores: se pueden negociar mejores términos de pago con proveedores para alinear los flujos de efectivo entrantes y salientes.
4. Uso de tecnología: existen herramientas de gestión de efectivo que permiten automatizar procesos y mejorar la visibilidad del flujo de efectivo.
5. Reducción de costos: reducir costos fijos y variables puede ayudar a mejorar el flujo de efectivo y aumentar la rentabilidad.
6. Financiación adecuada: asegurarse de tener la financiación adecuada para el negocio y evaluar las opciones de financiamiento para cubrir las necesidades de efectivo a corto y largo plazo.
7. Planificación fiscal: planificar adecuadamente la carga fiscal para evitar problemas de liquidez en el futuro.
8. Gestión de inventario: mantener niveles adecuados de inventario y evitar inventarios obsoletos puede ayudar a mejorar el flujo de efectivo.
9. Gestión de deudas: gestionar adecuadamente las deudas y evitar el endeudamiento excesivo puede ayudar a mantener la salud financiera del negocio.
10. Diversificación de ingresos: diversificar las fuentes de ingresos puede ayudar a reducir la dependencia de un solo cliente o producto y mejorar la estabilidad financiera del negocio.

Algunas técnicas de cash management que pueden ayudar a las nuevas empresas a administrar mejor su flujo de efectivo son:

1. Prever los flujos de caja: es importante hacer una proyección de los ingresos y gastos futuros para saber con anticipación cuándo se van a necesitar fondos adicionales y evitar sorpresas desagradables.
2. Optimizar el ciclo de caja: reducir el tiempo entre el pago de los proveedores y el cobro de los clientes, puede ayudar a mejorar el flujo de efectivo.
3. Negociar plazos de pago: Es importante negociar plazos de pago más largos con los proveedores, para disponer de más tiempo para pagar las facturas y evitar problemas de liquidez.
4. Controlar los gastos: Reducir los gastos innecesarios puede ayudar a mejorar el flujo de efectivo.
5. Diversificar los ingresos: No depender de un solo cliente o un solo producto puede reducir el riesgo de tener problemas de flujo de efectivo si se pierde ese cliente o ese producto.
6. Mantener una buena relación con los bancos: Los bancos pueden ser una fuente de financiamiento a corto plazo si se necesita un préstamo para cubrir gastos imprevistos.
7. Utilizar herramientas de gestión de efectivo: Hay herramientas disponibles para administrar el flujo de efectivo, como programas de contabilidad y software de planificación financiera, que pueden ayudar a controlar los ingresos y gastos de la empresa.
8. Mantener un control constante del flujo de efectivo: Es importante monitorear el flujo de efectivo de manera regular para detectar cualquier problema con anticipación y tomar medidas para corregirlo.
9. Evitar el sobregiro de la cuenta bancaria: El sobregiro de la cuenta bancaria puede generar costos adicionales y problemas de liquidez. Es importante controlar el saldo de la cuenta bancaria y no gastar más de lo que se tiene disponible.
10. Planificar los gastos a largo plazo: Es importante planificar los gastos a largo plazo para evitar sorpresas y asegurarse de tener suficiente efectivo disponible para cubrirlos cuando lleguen.

Herramientas de cash management

Algunas herramientas de cash management que pueden ser útiles para una empresa son:

1. Software de gestión de tesorería: existen diversas opciones de software que permiten a las empresas gestionar su flujo de efectivo, hacer seguimiento de sus cuentas bancarias, realizar previsiones de tesorería y realizar análisis financieros.
2. Sistema de facturación y cobro: contar con un sistema automatizado de facturación y cobro permite a las empresas reducir el tiempo de espera para recibir pagos y controlar el flujo de caja de manera más efectiva.
3. Servicios de gestión de pagos: empresas como PayPal, Stripe o TransferWise ofrecen servicios de pagos y transferencias internacionales que pueden ayudar a las empresas a reducir costos y mejorar la eficiencia en la gestión de su flujo de efectivo.
4. Tarjetas de crédito empresariales: las tarjetas de crédito empresariales permiten a las empresas hacer compras y pagos de manera rápida y segura, además de facilitar la gestión de los gastos y ofrecer opciones de financiamiento.
5. Cuentas bancarias virtuales: estas cuentas permiten a las empresas separar sus fondos y gestionar sus ingresos y gastos de manera más eficiente, además de ofrecer herramientas de análisis y seguimiento del flujo de efectivo.

Es importante destacar que cada empresa tiene necesidades y objetivos específicos, por lo que es recomendable evaluar cuidadosamente cada herramienta antes de implementarla en su proceso de cash management.

Ejemplos prácticos de cash management en nuevas empresas

Aquí te presento algunos ejemplos prácticos de cómo se puede implementar el cash management en una nueva empresa:

1. Monitorear y controlar los gastos: Es importante llevar un registro detallado de todos los gastos y asegurarse de que estén dentro del presupuesto establecido. Esto se puede lograr mediante el uso de herramientas de seguimiento de gastos y la creación de un presupuesto detallado que se actualice regularmente.
2. Negociar plazos de pago: Es común que los proveedores ofrezcan plazos de pago, lo que significa que se pueden retrasar los pagos de ciertos gastos hasta que se tenga más efectivo disponible. Sin embargo, es importante negociar plazos de pago que sean razonables y que no afecten negativamente la relación con los proveedores.
3. Ofrecer incentivos de pago temprano: Por otro lado, si la empresa está recibiendo pagos de clientes, se pueden ofrecer incentivos para aquellos que paguen temprano, como descuentos en futuras compras. Esto puede ayudar a mejorar el flujo de efectivo a corto plazo.
4. Utilizar herramientas de gestión de tesorería: Existen herramientas de gestión de tesorería que pueden ayudar a las empresas a prever los flujos de efectivo y a tomar decisiones informadas sobre las finanzas de la empresa. Estas herramientas pueden proporcionar informes detallados sobre el flujo de efectivo, los saldos bancarios, las previsiones y otros indicadores clave.
5. Diversificar las fuentes de financiamiento: Si la empresa necesita financiamiento adicional, es importante diversificar las fuentes de financiamiento. Esto puede incluir préstamos bancarios, inversionistas privados, crowdfunding, entre otros. Diversificar las fuentes de financiamiento puede ayudar a mitigar el riesgo y a asegurarse de que la empresa tenga acceso a efectivo cuando sea necesario.
6. Reducir el ciclo de caja: El ciclo de caja se refiere al tiempo que transcurre desde que se realiza una inversión en un producto o servicio hasta que se recibe el pago correspondiente del cliente. Una forma de reducir el ciclo de caja es acelerar la facturación y el proceso de cobro, como ofreciendo pagos electrónicos o cobros automáticos.
7. Controlar el inventario: Mantener un inventario eficiente puede ayudar a reducir los costos y mejorar el flujo de efectivo. Esto se puede lograr mediante la implementación de un sistema de gestión de inventario que permita el seguimiento de los niveles de inventario y la previsión de las necesidades futuras.

Estas son solo algunas de las técnicas y herramientas que pueden ayudar a las nuevas empresas a mejorar su cash management y asegurarse de que su flujo de efectivo sea óptimo para garantizar la continuidad del negocio.

Caso práctico de cash management en una nueva empresa

Supongamos que tenemos una empresa que acaba de comenzar a operar en el sector de servicios tecnológicos. La empresa cuenta con un equipo de 5 empleados y ha conseguido atraer a sus primeros clientes, lo que significa que ya tiene algunos ingresos. Sin embargo, la empresa aún se encuentra en una etapa temprana y no cuenta con un flujo de caja sólido. Además, la empresa ha identificado algunos gastos importantes que deberá afrontar en los próximos meses, como la contratación de más personal, el pago de facturas, el alquiler de una oficina, entre otros.

Para hacer frente a estos gastos, la empresa decide implementar algunas técnicas de cash management. Primero, revisa sus cuentas por cobrar y se da cuenta de que hay algunos clientes que no han pagado sus facturas. La empresa decide ponerse en contacto con estos clientes para solicitar el pago y establece un plazo máximo de 30 días para recibir el pago. También decide implementar un sistema de seguimiento de facturas para asegurarse de que se está realizando un seguimiento constante de las facturas pendientes y se está haciendo el cobro a tiempo.

Además, la empresa decide reducir los costos donde sea posible. Para ello, decide reducir el número de horas extras y trabajar en un plan de reducción de gastos en áreas como marketing y publicidad. Finalmente, la empresa decide explorar opciones de financiamiento para obtener capital adicional en caso de necesidad. Para ello, investiga opciones como préstamos bancarios, financiación colectiva y aceleradoras de startups. Con estas técnicas de cash management, la empresa logra administrar mejor su flujo de caja, reducir costos y asegurarse de que cuenta con suficiente capital para enfrentar sus gastos a corto plazo y seguir creciendo.