¿CÓMO PUEDE MI EMPRESA INICIAR SU PROCESO DE DIGITALIZACIÓN?

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Es normal e incluso aconsejable que en la época en que vivimos las empresas empiecen a plantearse cómo dar el gran paso hacia el mundo digital. Gracias a internet y al avance de la tecnología, podemos encontrar en el mercado miles y miles de herramientas que pueden ayudarnos a agilizar procesos, automatizar tareas o a ayudarnos en las gestiones diarias.

Sin embargo, es un proceso que necesita de mucha implicación, dedicación y planificación. No se trata de algo sencillo que puede hacerse de la noche a la mañana. Es un proceso que puede modificar por completo la estructura y la manera de trabajar de nuestra empresa. Por eso, es necesario, un compromiso firme y una disponibilidad completa para llevar adelante el proceso.

A continuación, te daremos algunos pasos que puedes seguir para conseguir el objetivo de digitalizar tu empresa.

Pasos a seguir para iniciar el proceso de digitalización de tu empresa:

Analiza la situación actual de tu empresa

• No podemos pretender realizar un cambio estructural de estas magnitudes sin antes conocer al detalle el estado y la situación actual de nuestra empresa.
• Sería como dar un salto al vacío, sin saber cuándo ni donde caeremos. Puede salir bien, pero lo más seguro es que salga mal y se termine perdiendo tiempo y dinero.
• No existe un proceso de digitalización común ni una guía universal. Cada empresa es un mundo, con sus situaciones y su estructura. Es un proceso individual que varía de empresa en empresa.
• Por eso, es importante estudiar, analizar y conocer a fondo en qué punto se encuentra nuestra empresa. 
• Si existen puntos más fácilmente mejorables, si hay algunos que ya funcionan de manera digital o si podemos incorporar distintos departamentos juntos son algunos de los aspectos que tendremos que analizar antes de empezar.
• Este es un trabajo previo que nos ayudará a entender dónde estamos situados y por donde debemos empezar. Nos sirve para poder crear una hoja de ruta con todos los procesos que tendremos que llevar a cabo.
• Conociendo la base y los elementos de los que disponemos como punto de partida, tendremos una gran ventaja a la hora de implementar y planificar el proceso de digitalización de nuestra empresa.

Planifica

• Ya hemos mencionado mucho esta palabra en el apartado anterior, pero queremos hacer énfasis en lo importante que es tener un plan al que seguir.
• Si hemos hecho un análisis específico como hemos indicado en el punto anterior, realizar un plan de la estrategia que llevaremos a cabo no debería ser complicado.
• Una vez que ya tenemos una idea general y completa de la situación en la que se encuentra nuestra empresa y tenemos en mente cuál es el objetivo al que queremos llegar ― la digitalización, obviamente― solo nos queda pensar cómo unir ambos puntos.
• La planificación consiste en el conjunto de procesos o acciones que tendremos que llevar a cabo para que nuestra empresa pase de su estado actual al grado de digitalización que queremos alcanzar.
• No necesariamente hay que alcanzar una digitalización completa, se puede optar por un proyecto híbrido o en el grado que mejor se adapte a nuestra empresa.
• Lo importante es no dejar lugar para la improvisación. Todos nuestros pasos deben estar previamente estudiados y calculados, ya que es la mejor manera para prevenir incidentes o sorpresas.
• Si hemos analizado bien la situación y hecho una planificación a conciencia, no debería haber imprevistos. Y, si los hay, estaremos preparados para hacerles frente intentando que nos afecten lo menos posible.

Apóyate en software

• Una de las claves en el proceso de digitalización es elegir correctamente el tipo de software que queremos utilizar.
• Si hemos analizado la empresa, en nuestra planificación estarán ya especificados cuáles son los departamentos que deberán digitalizarse. Sabiendo esto, podremos buscar directamente el tipo de software que necesitamos y ver que ofertas encontramos en el mercado.
• Los principales, más universales y fáciles de implementar son los programas de facturación: 

• • Con ellos todas nuestras facturas emitidas y recibidas podrán almacenarse de manera digital.
  • Esto permitirá que el programa pueda contabilizarlas y cambiar su estado de manera automática.
  • Además, si a estos programas le sumamos la tecnología OCR, podremos también añadir las facturas que aún recibamos en formato físico. 

• Si no sabes qué es el reconocimiento OCR, es aquel que se encarga de analizar los caracteres y convertir un archivo papel o imagen, en uno 100% digital y editable.
• Otro software que puede ser muy útil son los CRM. Un programa que se encarga de unificar todas las interacciones y datos con los clientes en un solo lugar. Particularmente útil para mejorar la atención al cliente e idear estrategias de marketing.
• Estos son solo tres ejemplos bastante genéricos de softwares que puedes utilizar en tu empresa como base para digitalizar.
• A raíz de estos puedes añadir otros que encajen mejor con tu empresa, o utilizarlos como punto de partida en tu búsqueda de otros software.

Estudia la situación del mercado

• Si bien conocer internamente nuestra empresa y su situación es útil, no podemos descuidar el entorno en que nuestra empresa está emplazada. No podemos tener un punto de vista objetivo, si no tenemos uno o varios otros puntos de vista para compararnos.
• No se trata de una competencia agresiva, sino, más bien, de saber en qué lugar estamos posicionados.
• Debemos conocer el mercado y la competencia para saber en qué punto se encuentran los demás y ver si la digitalización puede resultar, además de una ventaja propia, un diferencial frente a la competencia.
• Si el resto de la competencia aún funciona de manera analógica, la digitalización puede ser una muy buena manera de dar un paso adelante y diferenciarnos. Nuestra empresa puede funcionar de manera más eficiente y los clientes valorarlo.
• Si, por el contrario, el resto de la competencia ya se encuentra en un punto avanzado en el proceso, la digitalización se convierte en algo más imperativo.
• Podemos vernos adelantados en poco tiempo y quedarnos obsoletos. Arriesgándonos, así, a perder clientes y poner en riesgo la supervivencia de nuestra empresa.
• El análisis de la competencia puede servirnos como un incentivo para terminar de convencernos de la necesidad de digitalizar nuestra empresa y estar al día con la tecnología.

Controla los resultados

• El proceso de digitalización no termina una vez que hemos llevado a cabo todas las acciones que teníamos planeado. Esa es solo la primera etapa. Una vez llegados al punto objetivo de digitalizar nuestra empresa es necesario analizar los resultados. 
• Debemos ver si realmente los cambios que hemos llevado a cabo han dado los resultados esperados, o si hay aún cambios por realizar. 
• Puede ser que el sistema digital que hemos implementado en determinado sector no esté funcionando o esté resultando no ser el óptimo. Por eso debemos siempre estar constantemente pendientes a los resultados.
• La parte positiva es que, al ser todo digital, es mucho más fácil obtener datos e informes que nos indiquen si vamos por el buen camino o no.
• Podemos utilizar indicadores preestablecidos y así poder ver si, en caso de que no alcancemos los resultados previstos, vamos por buen camino y necesitaremos más tiempo; o por el contrario, debemos abordarlo desde otro punto distinto.

Fórmate continuamente

• La tecnología avanza a pasos de gigantes. Es una rueda en constante movimiento que no para de innovar y lanzar al mercado nuevos productos o herramientas que pueden sernos muy útiles y que desconocemos.
• Por eso se trata de una formación continua. Por un lado, la propia. Debemos estar al día con todas las nuevas tecnologías y ver cómo pueden aplicarse y si se adaptan a las necesidades de nuestra empresa.
• Por otro lado, por los trabajadores de nuestra empresa. Debemos asegurarnos que todos sepan cómo utilizar las nuevas herramientas que vayamos a utilizar y que estén al día con sus actualizaciones.
• Además, un trabajador que esté al día con las tecnologías puede descubrir mejoras o nuevas herramientas que pueden hacer su trabajo más fácil. 
• Debemos estar abiertos a mejoras y consejos de todos aquellos que quieran dárnoslos. Aunque creamos estar al día con los avances tecnológicos, siempre puede haber noticias que aún no hayamos recibido y que pueden interesarnos.
• En resumen, se trata de mantener la mente abierta a realizar cambios aunque supongan modificar la estructura completa de nuestra empresa. Si creemos que pueden ser cambios positivos que, a la larga, traerán beneficios para nosotros y nuestra empresa, vale la pena intentarlo.
• Siempre y cuando se hayan hecho los análisis y planes necesarios para que todo se realice de la manera más segura, controlada y sin riesgos posible.