¿Cómo puede mi empresa iniciar su proceso de digitalización?

Es normal e incluso aconsejable que en la época en que vivimos las empresas empiecen a plantearse cómo dar el gran paso hacia el mundo digital.

Gracias a internet y al avance de la tecnología, podemos encontrar en el mercado miles y miles de herramientas que pueden ayudarnos a agilizar procesos, automatizar tareas o a ayudarnos en las gestiones diarias.

Sin embargo, es un proceso que necesita de mucha implicación, dedicación y planificación. No se trata de algo sencillo que puede hacerse de la noche a la mañana.

Es un proceso que puede modificar por completo la estructura y la manera de trabajar de nuestra empresa. Por eso es necesario un compromiso firme y una disponibilidad completa para llevar adelante el proceso.

A continuación, te daremos algunos pasos que puedes seguir para conseguir el objetivo de digitalizar tu empresa.

Pasos a seguir para iniciar el proceso de digitalización de tu empresa:

Analiza la situación actual de tu empresa

No podemos pretender realizar un cambio estructural de estas magnitudes sin antes conocer al detalle el estado y la situación actual de nuestra empresa.
Sería como dar un salto al vacío, sin saber cuándo ni donde caeremos. Puede salir bien, pero lo más seguro es que salga mal y se termine perdiendo tiempo y dinero.
No existe un proceso de digitalización común ni una guía universal. Cada empresa es un mundo, con sus situaciones y su estructura. Es un proceso individual que varía de empresa en empresa.
Por eso, es importante estudiar, analizar y conocer a fondo en qué punto se encuentra nuestra empresa.
Si existen puntos más fácilmente mejorables, si hay algunos que ya funcionan de manera digital o si podemos incorporar distintos departamentos juntos son algunos de los aspectos que tendremos que analizar antes de empezar.
Este es un trabajo previo que nos ayudará a entender dónde estamos situados y por donde debemos empezar. Nos sirve para poder crear una hoja de ruta con todos los procesos que tendremos que llevar a cabo.
Conociendo la base y los elementos de los que disponemos como punto de partida, tendremos una gran ventaja a la hora de implementar y planificar el proceso de digitalización de nuestra empresa.

Planifica

Ya hemos mencionado mucho esta palabra en el apartado anterior, pero queremos hacer énfasis en lo importante que es tener un plan al que seguir.
Si hemos hecho un análisis específico como hemos indicado en el punto anterior, realizar un plan de la estrategia que llevaremos a cabo no debería ser complicado.
Una vez que ya tenemos una idea general y completa de la situación en la que se encuentra nuestra empresa y tenemos en mente cuál es el objetivo al que queremos llegar ― la digitalización, obviamente― solo nos queda pensar cómo unir ambos puntos.
La planificación consiste en el conjunto de procesos o acciones que tendremos que llevar a cabo para que nuestra empresa pase de su estado actual al grado de digitalización que queremos alcanzar.
No necesariamente hay que alcanzar una digitalización completa, se puede optar por un proyecto híbrido o en el grado que mejor se adapte a nuestra empresa.
Lo importante es no dejar lugar para la improvisación. Todos nuestros pasos deben estar previamente estudiados y calculados, ya que es la mejor manera para prevenir incidentes o sorpresas.
Si hemos analizado bien la situación y hecho una planificación a conciencia, no debería haber imprevistos. Y, si los hay, estaremos preparados para hacerles frente intentando que nos afecten lo menos posible.

Apóyate en software

Una de las claves en el proceso de digitalización es elegir correctamente el tipo de software que queremos utilizar.
Si hemos analizado la empresa, en nuestra planificación estarán ya especificados cuáles son los departamentos que deberán digitalizarse. Sabiendo esto, podremos buscar directamente el tipo de software que necesitamos y ver que ofertas encontramos en el mercado.
Los principales, más universales y fáciles de implementar son los programas de facturación:

- Con ellos todas nuestras facturas emitidas y recibidas podrán almacenarse de manera digital.
- Esto permitirá que el programa pueda contabilizarlas y cambiar su estado de manera automática.
- Además, si a estos programas le sumamos la tecnología OCR, podremos también añadir las facturas que aún recibamos en formato físico.

Si no sabes qué es el reconocimiento OCR, es aquel que se encarga de analizar los caracteres y convertir un archivo papel o imagen, en uno 100% digital y editable.
Otro software que puede ser muy útil son los CRM. Un programa que se encarga de unificar todas las interacciones y datos con los clientes en un solo lugar. Particularmente útil para mejorar la atención al cliente e idear estrategias de marketing.
Estos son solo tres ejemplos bastante genéricos de softwares que puedes utilizar en tu empresa como base para digitalizar.
A raíz de estos puedes añadir otros que encajen mejor con tu empresa, o utilizarlos como punto de partida en tu búsqueda de otros software.

Estudia la situación del mercado

Si bien conocer internamente nuestra empresa y su situación es útil, no podemos descuidar el entorno en que nuestra empresa está emplazada. No podemos tener un punto de vista objetivo, si no tenemos uno o varios otros puntos de vista para compararnos.
No se trata de una competencia agresiva, sino, más bien, de saber en qué lugar estamos posicionados.
Debemos conocer el mercado y la competencia para saber en qué punto se encuentran los demás y ver si la digitalización puede resultar, además de una ventaja propia, un diferencial frente a la competencia.
Si el resto de la competencia aún funciona de manera analógica, la digitalización puede ser una muy buena manera de dar un paso adelante y diferenciarnos. Nuestra empresa puede funcionar de manera más eficiente y los clientes valorarlo.
Si, por el contrario, el resto de la competencia ya se encuentra en un punto avanzado en el proceso, la digitalización se convierte en algo más imperativo.
Podemos vernos adelantados en poco tiempo y quedarnos obsoletos. Arriesgándonos, así, a perder clientes y poner en riesgo la supervivencia de nuestra empresa.
El análisis de la competencia puede servirnos como un incentivo para terminar de convencernos de la necesidad de digitalizar nuestra empresa y estar al día con la tecnología.

Controla los resultados

El proceso de digitalización no termina una vez que hemos llevado a cabo todas las acciones que teníamos planeado. Esa es solo la primera etapa. Una vez llegados al punto objetivo de digitalizar nuestra empresa es necesario analizar los resultados.
Debemos ver si realmente los cambios que hemos llevado a cabo han dado los resultados esperados, o si hay aún cambios por realizar.
Puede ser que el sistema digital que hemos implementado en determinado sector no esté funcionando o esté resultando no ser el óptimo. Por eso debemos siempre estar constantemente pendientes a los resultados.
La parte positiva es que, al ser todo digital, es mucho más fácil obtener datos e informes que nos indiquen si vamos por el buen camino o no.
Podemos utilizar indicadores preestablecidos y así poder ver si, en caso de que no alcancemos los resultados previstos, vamos por buen camino y necesitaremos más tiempo; o por el contrario, debemos abordarlo desde otro punto distinto.

Fórmate continuamente

La tecnología avanza a pasos de gigantes. Es una rueda en constante movimiento que no para de innovar y lanzar al mercado nuevos productos o herramientas que pueden sernos muy útiles y que desconocemos.
Por eso se trata de una formación continua. Por un lado, la propia. Debemos estar al día con todas las nuevas tecnologías y ver cómo pueden aplicarse y si se adaptan a las necesidades de nuestra empresa.
Por otro lado, por los trabajadores de nuestra empresa. Debemos asegurarnos que todos sepan cómo utilizar las nuevas herramientas que vayamos a utilizar y que estén al día con sus actualizaciones.
Además, un trabajador que esté al día con las tecnologías puede descubrir mejoras o nuevas herramientas que pueden hacer su trabajo más fácil.
Debemos estar abiertos a mejoras y consejos de todos aquellos que quieran dárnoslos. Aunque creamos estar al día con los avances tecnológicos, siempre puede haber noticias que aún no hayamos recibido y que pueden interesarnos.
En resumen, se trata de mantener la mente abierta a realizar cambios aunque supongan modificar la estructura completa de nuestra empresa. Si creemos que pueden ser cambios positivos que, a la larga, traerán beneficios para nosotros y nuestra empresa, vale la pena intentarlo.
Siempre y cuando se hayan hecho los análisis y planes necesarios para que todo se realice de la manera más segura, controlada y sin riesgos posible.