Cómo crear un plan de continuidad de negocio simplificado tras una catástrofe

Mantén lo esencial, recupera las funciones críticas y evita que una interrupción temporal destruya todo el negocio

Una catástrofe puede dejar inutilizable tu local, bloquear carreteras, interrumpir suministros, afectar a trabajadores, destruir datos o paralizar a un proveedor esencial.

En ese momento no necesitas un documento técnico de cien páginas.

Necesitas poder responder:

1. ¿Qué actividad es imprescindible recuperar?
2. ¿Cuánto tiempo puede permanecer interrumpida?
3. ¿Qué capacidad mínima debemos mantener?
4. ¿Qué personas y recursos necesitamos?
5. ¿Qué alternativa utilizaremos si el sistema habitual falla?
6. ¿Quién activa el plan y comunica las decisiones?

El plan de continuidad de negocio simplificado de mentorDay se apoya en una plantilla interna que organiza el trabajo alrededor de los procesos críticos, un análisis de impacto simplificado, los cuatro salvavidas del negocio, soluciones manuales, comunicación y un paquete “listo para llevar”.

La continuidad no significa funcionar exactamente igual que antes. Significa mantener o recuperar una capacidad mínima aceptable hasta que sea posible normalizar la actividad.

Qué es un plan de continuidad de negocio

Un plan de continuidad de negocio, también denominado PCN o BCP, es un documento que establece cómo seguirá funcionando una organización cuando una interrupción grave afecte a su actividad.

Debe permitir:

• proteger a las personas;
• mantener los productos o servicios prioritarios;
• recuperar los procesos críticos;
• utilizar espacios, equipos o sistemas alternativos;
• proteger los datos;
• mantener la comunicación;
• reducir pérdidas;
• volver progresivamente a la normalidad.

ISO 22301 es la referencia internacional para los sistemas de gestión de la continuidad. Su enfoque consiste en preparar, aplicar, supervisar, revisar y mejorar un sistema documentado que ayude a responder y recuperarse de incidentes disruptivos. Esta TIP simplifica ese enfoque para autónomos y pequeñas empresas y no equivale a una certificación ISO.

UNDRR publicó en 2026 orientaciones específicas para pymes y microempresas con plantillas básica, intermedia y avanzada. Su versión básica busca que empresas con pocos recursos puedan disponer de un plan útil que incluya prevención, respuesta y recuperación sin resultar excesivamente complejo. 

Qué no es un plan de continuidad

No es:

• un plan de evacuación;
• una póliza de seguro;
• un plan de prevención de riesgos;
• una lista de teléfonos;
• una copia de seguridad;
• un plan financiero;
• un plan de reactivación comercial.

Todos estos elementos pueden formar parte de la continuidad, pero ninguno la cubre por sí solo.

Diferencias esenciales

Ready.gov recomienda que la preparación empresarial combine respuesta de emergencia, comunicación de crisis, recuperación tecnológica y continuidad de negocio, porque cada componente responde a una necesidad diferente. 

Cuándo activar el plan

Puedes activar el plan cuando exista una interrupción que supere la capacidad ordinaria del negocio.

Posibles desencadenantes

• El local no puede utilizarse.
• Se interrumpe la electricidad durante varias horas.
• No hay conexión a internet.
• Se pierde el acceso a datos críticos.
• Falta una persona imprescindible.
• Se bloquea el principal proveedor.
• La maquinaria principal deja de funcionar.
• No se puede acceder al municipio.
• Un incendio, inundación o terremoto impide operar.
• La autoridad ordena el cierre.
• Existe una emergencia sanitaria.
• Se produce un ciberataque.
• El sistema de cobro queda inoperativo.

Criterio de activación

Completa esta frase: 

Activaremos el plan de continuidad cuando ____________________________ permanezca interrumpido durante más de ____________________________.

Ejemplo

Activaremos el plan cuando no podamos fabricar o vender desde el local principal durante más de cuatro horas.

Qué debe contener la versión simplificada

Tu primer plan debe caber en pocas páginas y contener:

• Datos básicos y responsables.
• Productos o servicios críticos.
• Tiempo máximo de interrupción.
• Tiempo objetivo de recuperación.
• Capacidad mínima aceptable.
• Personas imprescindibles y sustitutos.
• Local, equipos y sistemas alternativos.
• Proveedores y alternativas.
• Procedimientos manuales.
• Comunicación.
• Caja mínima.
• Criterios para volver a la normalidad.

La guía de APEC para pymes utiliza diez pasos y formularios acumulativos: al cumplimentarlos, la empresa termina disponiendo de su propio plan. 

Datos de identificación y control de versiones

Ficha del plan

• Empresa:
• Actividad:
• Centro de trabajo:
• Responsable del plan:
• Teléfono:
• Sustituto:
• Fecha de elaboración:
• Última revisión:
• Ubicación de la copia digital:
• Ubicación de la copia impresa:

Control de versiones

Actualiza el plan cuando cambien:

• trabajadores;
• responsables;
• teléfonos;
• proveedores;
• maquinaria;
• software;
• instalaciones;
• productos principales;
• riesgos;
• legislación.

Identifica el corazón financiero de tu negocio

No todos tus productos y servicios tienen la misma importancia para la supervivencia.

Identifica cuáles:

• generan más ingresos;
• aportan más margen;
• conservan clientes;
• protegen contratos importantes;
• pueden recuperarse rápidamente;
• permiten cobrar antes;
• sostienen otros procesos.

Plantilla

Pregunta clave

¿Qué producto o servicio, si permanece detenido, pone en peligro la supervivencia de la empresa?

SBA recomienda identificar y documentar las funciones esenciales, sus dependencias y las estrategias necesarias para recuperarlas después de una interrupción. 

Realiza un análisis de impacto simplificado

El análisis de impacto en el negocio, o BIA, permite decidir qué proceso debe recuperarse primero.

No necesitas un estudio complejo. Para cada actividad crítica identifica:

• pérdida económica diaria;
• impacto sobre clientes;
• impacto sobre trabajadores;
• obligaciones incumplidas;
• daño reputacional;
• tiempo máximo soportable;
• objetivo de recuperación.

Plantilla BIA simplificada

Define el tiempo máximo soportable

El periodo máximo tolerable de interrupción, PMTI, es el tiempo tras el cual la paralización puede causar un daño inaceptable o difícilmente reversible.

Ejemplos

• Una cámara frigorífica puede soportar dos horas sin energía.
• La atención comercial puede mantenerse manualmente un día.
• Una asesoría puede funcionar varios días sin oficina, pero no sin datos.
• Un hotel puede perder reservas futuras si no responde durante horas.
• Una tienda puede soportar un día cerrada, pero no varias semanas.

Mi PMTI

El PMTI no indica cuándo deseas recuperar la actividad, sino cuánto tiempo puedes permitirte tenerla interrumpida.

Fija el tiempo objetivo de recuperación

El tiempo objetivo de recuperación, RTO, establece cuándo debe estar funcionando nuevamente el proceso.

El RTO debe ser inferior al tiempo máximo soportable.

Ejemplo

• Tiempo máximo soportable: cinco días.
• Objetivo de recuperación: 24 horas.
• Capacidad inicial: 30 %.

Plantilla

Evita objetivos irreales

• No escribas: “Recuperación inmediata.”
• Escribe: “Responderemos a los clientes en cuatro horas utilizando teléfonos móviles y una hoja compartida.”

Define la capacidad mínima aceptable

La continuidad no exige recuperar el 100 % desde el primer día.

Ejemplos de capacidad mínima

• Atender únicamente a clientes prioritarios.
• Ofrecer tres productos en lugar de treinta.
• Abrir cuatro horas diarias.
• Entregar dos días a la semana.
• Facturar manualmente.
• Trabajar desde una ubicación temporal.
• Mantener un único canal de contacto.
• Producir mediante un colaborador.
• Atender por teléfono o videollamada.

Plantilla

Durante la interrupción mantendremos una capacidad mínima de __________ % para prestar __________ a __________ mediante __________.

Cómo crear un producto mínimo de reactivación y recuperar tus primeras ventas

Los cuatro salvavidas del negocio

La plantilla de mentorDay agrupa los recursos esenciales en cuatro salvavidas:

• Personas.
• Espacio.
• Sistemas y datos.
• Socios y proveedores.

Plantilla

Salvavidas 1: personas y conocimiento

Identifica a las personas sin las cuales el proceso no puede funcionar.

• ¿Quién conoce el proceso?
• ¿Quién tiene las claves?
• ¿Quién puede autorizar pagos?
• ¿Quién habla con los clientes?
• ¿Quién puede manejar la maquinaria?
• ¿Existe un sustituto?
• ¿Las instrucciones están documentadas?
• ¿Puede realizarse la tarea de forma remota?

Plantilla

Medidas de continuidad

• Formar a una segunda persona.
• Documentar los pasos.
• Compartir credenciales de forma segura.
• Crear turnos.
• Mantener teléfonos actualizados.
• Prever transporte alternativo.
• Preparar trabajo remoto.
• Establecer relevo y descanso.

Ningún plan debe depender exclusivamente de una persona.

Salvavidas 2: local y espacio alternativo

• ¿Puede operarse sin el local?
• ¿Existe otro centro?
• ¿Puede utilizarse un espacio compartido?
• ¿Puede trasladarse parte del equipo?
• ¿Puede prestarse el servicio a domicilio?
• ¿Puede trabajarse remotamente?
• ¿Qué autorizaciones se necesitan?
• ¿Qué seguro cubre la ubicación alternativa?

Alternativas

• domicilio profesional autorizado;
• coworking;
• local de un colaborador;
• cocina compartida autorizada;
• almacén temporal;
• taller alquilado;
• atención móvil;
• producción externa;
• venta digital;
• punto de recogida.

Plantilla

No utilices un espacio alternativo sin comprobar:

• seguridad;
• licencias;
• seguros;
• higiene;
• accesibilidad;

Salvavidas 3: datos y sistemas

Identifica qué información necesita la empresa para operar.

Datos críticos

• clientes;
• pedidos;
• facturas;
• contratos;
• contabilidad;
• nóminas;
• inventario;
• productos;
• precios;
• proveedores;
• licencias;
• credenciales;
• documentación técnica.

Sistemas críticos

• correo;
• CRM;
• ERP;
• facturación;
• página web;
• teléfono;
• terminal de venta;
• aplicaciones bancarias;
• almacenamiento en la nube;
• software sectorial.

Plantilla

Pregunta de recuperación de datos

¿Cuántas horas o días de información podríamos permitirnos perder?

Esta respuesta determina la frecuencia necesaria de las copias.

Ready.gov recomienda que el plan de recuperación tecnológica se diseñe junto con el plan de continuidad y permita recuperar hardware, aplicaciones y datos dentro del tiempo que exige la operación. 

Salvavidas 4: proveedores y socios críticos

Identifica dependencias

• proveedor único;
• transportista;
• suministrador de energía;
• proveedor tecnológico;
• fabricante;
• almacén;
• pasarela de pago;
• asesoría;
• distribuidor;
• servicio de mantenimiento.

Plantilla

• ¿El proveedor está en la misma zona de riesgo?
• ¿Puede sufrir la misma catástrofe?
• ¿Existe un segundo proveedor?
• ¿Tenemos precios y condiciones?
• ¿Puede entregar en otra ubicación?
• ¿Existe stock mínimo?
• ¿Podemos sustituir el material?
• ¿Puede otro negocio compartir recursos?

APEC señala que las estrategias de continuidad pueden incluir la reubicación temporal y otras alternativas que permitan reanudar las operaciones afectadas con rapidez. 

Añade un quinto elemento transversal: la caja

Aunque la plantilla agrupa los recursos operativos en cuatro salvavidas, todas las alternativas necesitan financiación.

Calcula

• dinero disponible;
• cobros seguros;
• pagos imprescindibles;
• coste de activar alternativas;
• días de caja;
• límite máximo de gasto;
• financiación necesaria.

Plantilla de continuidad financiera

Cómo ordenar las deudas y solicitar moratorias después de una catástrofe

Fotografía de caja de siete días

Evalúa las amenazas más relevantes

No necesitas preparar el mismo plan para todos los riesgos. Selecciona los que realmente pueden afectar a tu empresa.

Ejemplos

• inundación;
• incendio;
• terremoto;
• erupción;
• huracán;
• temporal;
• deslizamiento;
• ola de calor;
• apagón;
• corte de agua;
• caída de internet;
• bloqueo de carreteras;
• ciberataque;
• ausencia de personal;
• interrupción de proveedor.

Matriz

Nivel de riesgo = probabilidad × severidad

Interpretación orientativa

• 1-5: bajo.
• 6-10: moderado.
• 11-15: alto.
• 16-25: crítico.

La puntuación sirve para priorizar. No sustituye una evaluación técnica de riesgos.

Diseña una estrategia para cada proceso crítico

Plantilla

Tipos de estrategia

• Sustituir.
• Trasladar.
• Simplificar.
• Trabajar manualmente.
• Subcontratar.
• Compartir.
• Reducir capacidad.
• Cambiar de canal.
• Reprogramar.
• Priorizar clientes.
• Suspender temporalmente.

Prepara procedimientos manuales de emergencia

Un procedimiento manual permite funcionar temporalmente sin un sistema habitual.

Actividades posibles

• tomar pedidos;
• emitir comprobantes;
• registrar ventas;
• controlar inventario;
• autorizar gastos;
• registrar horas;
• recibir mercancía;
• gestionar reservas;
• atender incidencias.

Plantilla

Control imprescindible

Cada registro manual debe contener:

• fecha;
• hora;
• número correlativo;
• cliente;
• importe;
• responsable;
• estado;
• incorporación posterior al sistema.

Define quién puede activar el plan

Estructura mínima

Declaración de activación

A las ______ del día ______, debido a ________________________, se activa el Plan de Continuidad versión ______.

Decisiones que debe registrar el responsable

• procesos activados;
• zonas prohibidas;
• recursos utilizados;
• personas movilizadas;
• comunicaciones;
• gastos autorizados;
• siguiente revisión.

Crea un directorio de emergencia

Mantén:

• una copia digital;
• una copia impresa;
• una copia fuera del local;
• los teléfonos esenciales guardados por más de una persona.

Prepara mensajes antes de necesitarlos

Mensaje a empleados

PLAN DE CONTINUIDAD ACTIVADO — [EMPRESA]

No acudas al centro de trabajo de [DIRECCIÓN].

La actividad prioritaria será [ACTIVIDAD] mediante [ALTERNATIVA].

Tu responsable es [NOMBRE]. Confirma por privado que has recibido el mensaje y si puedes participar de forma segura.

Próxima actualización: [FECHA Y HORA].

Mensaje a clientes

Debido a [INCIDENTE], nuestras instalaciones habituales se encuentran temporalmente [SITUACIÓN].

Continuaremos atendiendo [PRODUCTO O SERVICIO] mediante [CANAL], con una capacidad limitada de [CAPACIDAD].

Para pedidos o consultas: [CONTACTO].

Próxima actualización: [FECHA Y HORA].

Mensaje a proveedores

Hemos activado nuestro plan de continuidad por [INCIDENTE]. Durante los próximos días operaremos desde [ALTERNATIVA].

Necesitamos confirmar [ENTREGA, CAMBIO DE DIRECCIÓN, PLAZO O SUMINISTRO].

Persona responsable: [NOMBRE Y CONTACTO].

Crea el paquete “listo para llevar”

La plantilla interna de mentorDay propone conservar en una carpeta, caja o mochila portátil los documentos y recursos críticos que puedan retirarse de forma segura durante una evacuación.

Contenido recomendado

• [ ] Copia impresa del plan.
• [ ] Directorio de contactos.
• [ ] Pólizas y números de expediente.
• [ ] Documentación legal básica.
• [ ] Copia cifrada de datos.
• [ ] Inventario de equipos críticos.
• [ ] Llaves duplicadas.
• [ ] Cargador portátil.
• [ ] Linterna.
• [ ] Libreta.
• [ ] Bolígrafo.
• [ ] Formularios manuales.
• [ ] Credenciales de emergencia protegidas.
• [ ] Lista de proveedores alternativos.

Seguridad

No guardes juntos y sin protección:

• contraseñas;
• tarjetas bancarias;
• llaves;
• datos personales;
• copias no cifradas;
• códigos de alarma.

El paquete solo debe recogerse cuando sea seguro y nunca debe retrasar una evacuación.

Plan de continuidad resumido en una página

PLAN DE CONTINUIDAD — VERSIÓN RÁPIDA

• Empresa:
• Incidente que activa el plan:
• Responsable:
• Sustituto:
• Producto o servicio prioritario:
• Tiempo máximo sin operar:
• Objetivo de recuperación:
• Capacidad mínima:
• Equipo mínimo:
• Ubicación alternativa:
• Sistema alternativo:
• Proveedor alternativo:
• Canal de atención:
• Caja necesaria para siete días: 
• Próxima revisión:

Comprueba que la estrategia es viable

Para cada alternativa responde:

• ¿Es segura?
• ¿Es legal?
• ¿Está autorizada?
• ¿Puede activarse dentro del RTO?
• ¿Disponemos de personas?
• ¿Disponemos de dinero?
• ¿El proveedor la ha confirmado?
• ¿Protege los datos?
• ¿El cliente la aceptará?
• ¿Puede mantenerse durante varios días?

Semáforo

• 🔴 No viable: Existe riesgo, falta autorización o no puedes cumplir.
• 🟠 Viable con condiciones: Necesita recursos, permisos o acuerdos pendientes.
• 🟢 Viable y preparada: Existe responsable, recursos, instrucciones y prueba realizada.

Prueba el plan antes de la próxima crisis

Un plan que nunca se ha probado puede contener:

• teléfonos incorrectos;
• contraseñas caducadas;
• proveedores no disponibles;
• copias que no pueden recuperarse;
• procesos manuales que no funcionan;
• objetivos imposibles.

Ejercicio de treinta minutos

Plantea:

“El local estará cerrado durante tres días y no tendremos acceso al sistema durante ocho horas.”

Pregunta al equipo:

• ¿Quién activa el plan?
• ¿A quién avisamos?
• ¿Qué actividad mantenemos?
• ¿Dónde trabajamos?
• ¿Cómo accedemos a los datos?
• ¿Cómo cobramos?
• ¿Qué proveedor utilizamos?
• ¿Qué coste tendrá?

UNDRR y la Cámara de Comercio de Barcelona publicaron en 2026 una miniguía específica para que las pymes realicen ejercicios de crisis y utilicen los resultados para actualizar su plan de continuidad.

Registro del ejercicio

Después de cada prueba

• actualiza el documento;
• cambia los teléfonos;
• corrige instrucciones;
• asigna responsables;
• repite los elementos fallidos;
• registra la nueva versión.

Plan de recuperación progresiva

• Nivel 0. Actividad detenida: Solo se realizan actuaciones de seguridad y documentación.
• Nivel 1. Servicio mínimo: Se mantiene una capacidad de entre el 10 % y el 30 %.
• Nivel 2. Operación parcial: Se recuperan clientes y procesos prioritarios.
• Nivel 3. Operación ampliada: Se reincorporan productos, personas y canales.
• Nivel 4. Nueva normalidad: Se ha alcanzado una capacidad estable y se revisa el modelo.

Plantilla

Define cuándo desactivar el plan

El plan puede desactivarse cuando:

• las instalaciones son seguras;
• los sistemas principales funcionan;
• la plantilla puede operar;
• los proveedores críticos están disponibles;
• la capacidad es estable;
• no se necesita la estructura extraordinaria;
• las incidencias están controladas.

Declaración

A las ______ del día ______ se desactiva el Plan de Continuidad versión ______ y se inicia la fase de operación normal o recuperación ampliada.

Antes de cerrar

• [ ] Registrar gastos.
• [ ] Guardar evidencias.
• [ ] Actualizar inventario.
• [ ] Informar al equipo.
• [ ] Informar a clientes.
• [ ] Revisar contratos.
• [ ] Documentar aprendizajes.
• [ ] Actualizar el plan.

Caso práctico: comercio afectado por una inundación

Situación

Un comercio no puede acceder al local durante siete días.

Proceso crítico

Venta de productos básicos a clientes recurrentes.

PMTI

Tres días antes de que se produzcan cancelaciones importantes y problemas de caja.

RTO

Ocho horas para recuperar la atención al cliente.

Capacidad mínima

30 % de las ventas habituales.

Alternativa

• Catálogo reducido.
• Pedidos por WhatsApp.
• Inventario almacenado en otra ubicación.
• Entrega desde un punto colaborador.
• Registro manual de pedidos.
• Cobro mediante enlace de pago.

Personas

• Propietario: coordinación.
• Empleado comercial: pedidos.
• Colaborador externo: entregas.
• Gestoría: facturación y control.

Resultado

El negocio no recupera inmediatamente la operación completa, pero conserva clientes, genera caja y evita que la interrupción destruya toda su actividad.

Indicadores del plan

Preguntas de evaluación

• ¿Activamos el plan a tiempo?
• ¿Se entendieron las instrucciones?
• ¿Los responsables estaban disponibles?
• ¿Las copias funcionaron?
• ¿El lugar alternativo era adecuado?
• ¿El coste fue asumible?
• ¿Se protegieron los datos?
• ¿Se cumplieron los plazos?
• ¿Qué dependencia no habíamos identificado?

Checklist maestra

Procesos

• [ ] He identificado los productos y servicios críticos.
• [ ] He fijado el PMTI.
• [ ] He fijado el RTO.
• [ ] He definido la capacidad mínima.

Personas

• [ ] Existe responsable.
• [ ] Existe sustituto.
• [ ] Las funciones críticas tienen respaldo.
• [ ] Los contactos están actualizados.

Recursos

• [ ] Existe ubicación alternativa.
• [ ] Los equipos críticos están identificados.
• [ ] Existen procedimientos manuales.
• [ ] Los datos tienen copia recuperable.

Proveedores

• [ ] He identificado proveedores críticos.
• [ ] Existe una alternativa.
• [ ] Conozco el tiempo de sustitución.
• [ ] Las condiciones están verificadas.

Finanzas

• [ ] He calculado el coste de continuidad.
• [ ] He calculado la caja de siete días.
• [ ] He priorizado pagos.
• [ ] Sé qué financiación necesitaría.

Comunicación

• [ ] Existe canal oficial.
• [ ] He preparado mensajes.
• [ ] Existe directorio impreso.
• [ ] He fijado frecuencia de actualizaciones.

Prueba

• [ ] Se ha realizado un ejercicio.
• [ ] Se han registrado fallos.
• [ ] El plan está actualizado.
• [ ] Existe una copia fuera del local.

Errores que debes evitar

• Preparar un plan demasiado complejo.
• Intentar mantener todas las actividades.
• No distinguir lo crítico de lo importante.
• Fijar tiempos de recuperación irreales.
• Depender de una sola persona.
• Depender de un único proveedor.
• Guardar el plan únicamente en el local.
• Tener copias que nunca se han probado.
• No calcular el coste de las alternativas.
• Confundir una solución temporal con la normalidad.
• No comprobar licencias y seguros.
• Reabrir instalaciones inseguras.
• No limitar la capacidad comercial.
• Aceptar más pedidos de los que puedes cumplir.
• No registrar las operaciones manuales.
• No actualizar teléfonos y responsables.
• No ensayar el plan.
• No documentar las lecciones aprendidas.

Microacción de diez minutos

Completa ahora estas seis frases:

• Nuestro producto o servicio más crítico es __________________.
• Podemos permanecer sin ofrecerlo durante __________________.
• Debemos recuperarlo en __________________.
• Nuestra capacidad mínima será __________________.
• Operaremos temporalmente desde o mediante __________________.
• La persona responsable será __________________.

Ya tienes el núcleo de tu plan de continuidad.

Preguntas poderosas

• ¿Qué actividad mantiene viva la empresa?
• ¿Cuánto tiempo puedo estar realmente sin operar?
• ¿Qué cliente no puedo dejar sin respuesta?
• ¿Qué persona concentra demasiado conocimiento?
• ¿Qué proveedor no tiene sustituto?
• ¿Dónde está la única copia de mis datos?
• ¿Cómo cobraría sin el sistema habitual?
• ¿Dónde trabajaría sin el local?
• ¿Cuál es la capacidad mínima suficiente?
• ¿Qué alternativa puedo activar en menos de 24 horas?
• ¿Cuánto cuesta mantenerla durante siete días?
• ¿Hemos probado alguna vez este plan?