Plantilla para crear un anexo territorial de ayudas y trámites tras una catástrofe

Cómo adaptar el Manual Universal de Reactivación Empresarial a cada país, región y desastre

El Manual Universal de Reactivación Empresarial de mentorDay explica qué debe revisar y hacer una empresa afectada:

• proteger a las personas;
• asegurar las instalaciones;
• conservar las pruebas;
• documentar los daños;
• ordenar la caja;
• revisar obligaciones;
• proteger el empleo;
• solicitar ayudas;
• recuperar operaciones y ventas.

Sin embargo, no puede indicar universalmente cómo tramitar:

• prestaciones para autónomos;
• expedientes temporales de empleo;
• medidas por fuerza mayor;
• moratorias;
• aplazamientos fiscales;
• seguros;
• indemnizaciones;
• ayudas directas;
• licencias extraordinarias;
• subvenciones;
• comunicaciones de brechas de datos.

Todas estas medidas dependen del país, la región, el municipio, el tipo de catástrofe y la normativa aprobada después de cada emergencia.

Por eso, el manual universal se completa mediante anexos territoriales actualizados, como ya contempla la estructura del ebook de mentorDay.

El manual universal explica qué debes revisar. El anexo territorial explica dónde, cómo y hasta cuándo debes tramitarlo.

Qué es un anexo territorial

Un anexo territorial es una guía específica y temporal que reúne las medidas aplicables a las empresas, autónomos y trabajadores afectados por una catástrofe concreta.

Debe responder con claridad:

1. ¿Qué territorio está incluido?
2. ¿Quién se considera afectado?
3. ¿Qué ayudas y medidas existen?
4. ¿Qué requisitos deben cumplirse?
5. ¿Qué documentación se necesita?
6. ¿Dónde se presenta la solicitud?
7. ¿Cuál es el plazo?
8. ¿Qué organismo la gestiona?
9. ¿Es compatible con seguros u otras ayudas?
10. ¿Dónde puede obtenerse asesoramiento?

Ejemplo de identificación

Anexo territorial: Inundaciones de [territorio], [año]

Aplicable a empresas, autónomos y profesionales ubicados en los municipios incluidos oficialmente en [norma o declaración].

Qué no debe ser un anexo territorial

No debe ser:

• una recopilación de noticias;
• una lista de anuncios políticos;
• una copia de notas de prensa;
• un inventario de enlaces sin explicación;
• una promesa de ayudas;
• un asesoramiento jurídico personalizado;
• una guía que no indique fecha de revisión;
• un documento que mezcle medidas vigentes y caducadas;
• una lista de ayudas sin explicar incompatibilidades;
• una recopilación de trámites no verificados.

Una ayuda anunciada no debe presentarse como disponible hasta que exista una norma, convocatoria, procedimiento o canal oficial verificable.

Principios del anexo territorial

Territorialidad

Debe identificar exactamente:

• país;
• región;
• provincia o estado;
• municipio;
• zonas oficialmente declaradas;
• sectores incluidos;
• fechas del suceso.

Actualización

Toda medida debe indicar:

• fecha de comprobación;
• estado;
• plazo;
• fuente oficial;
• responsable de la revisión.

Trazabilidad

Cada afirmación debe poder relacionarse con:

• una norma;
• una convocatoria;
• una resolución;
• una sede electrónica;
• una comunicación oficial;
• una entidad competente.

Separación de medidas

Deben diferenciarse claramente:

• ayuda directa;
• indemnización;
• seguro;
• préstamo;
• aval;
• moratoria;
• aplazamiento;
• exención;
• reducción;
• prestación;
• servicio gratuito;
• asesoramiento;
• donación.

Lenguaje comprensible

El anexo debe traducir la norma a preguntas prácticas:

• ¿Puedo solicitarlo?
• ¿Cuánto puedo recibir?
• ¿Qué tengo que presentar?
• ¿Hasta qué día?
• ¿Dónde?
• ¿Qué ocurre después?

Protección del empleo y de las personas

La recuperación empresarial debe respetar:

• derechos laborales;
• seguridad y salud;
• igualdad;
• no discriminación;
• protección social;
• diálogo con trabajadores.

La OIT establece que la respuesta a las crisis debe integrar empleo, trabajo decente, seguridad y recuperación de empresas, y que estos principios se aplican a trabajadores y empleadores afectados por desastres. ([ilo.org][1])

Ficha de identificación del anexo

Datos principales

• Nombre del anexo:
• Catástrofe:
• País:
• Región, estado o comunidad:
• Provincia, departamento o isla:
• Municipios incluidos:
• Fecha o periodo de la catástrofe:
• Fecha de primera publicación:
• Última actualización:
• Próxima revisión prevista:
• Versión:
• Entidad coordinadora:
• Responsable de contenidos:
• Contacto para comunicar errores:

Estado general de la emergencia

Declaraciones oficiales

• [ ] Emergencia declarada.
• [ ] Zona catastrófica o equivalente.
• [ ] Municipios oficialmente delimitados.
• [ ] Daños pendientes de evaluación.
• [ ] Convocatorias publicadas.
• [ ] Medidas anunciadas, pero no reguladas.
• [ ] Plazos abiertos.
• [ ] Plazos finalizados.
• [ ] Nuevas medidas previstas.

Registro

Resumen para el empresario

Tu empresa podrá acceder a determinadas medidas si se encuentra en __________, ha sufrido daños entre __________ y __________ y puede acreditar __________.

No publiques esta frase hasta comprobar los requisitos oficiales.

Resumen de urgencia en una página

El inicio del anexo debe permitir encontrar rápidamente las actuaciones que tienen un plazo próximo.

Plazos más urgentes

Contactos esenciales

Matriz general del contenido territorial

Plantilla de empleo y relaciones laborales

Estado del centro de trabajo

• [ ] Puede abrir con normalidad.
• [ ] Solo puede abrir parcialmente.
• [ ] Está pendiente de inspección.
• [ ] Tiene acceso restringido.
• [ ] Está cerrado por orden oficial.
• [ ] Ha quedado inutilizable.
• [ ] La actividad puede trasladarse.
• [ ] Es posible el trabajo a distancia.
• [ ] Existen riesgos para los trabajadores.

Preguntas territoriales

• ¿Quién debe autorizar la reapertura?
• ¿Existe una inspección obligatoria?
• ¿Qué documentación debe conservarse?
• ¿Quién debe evaluar los riesgos?
• ¿Debe actualizarse el plan de prevención?
• ¿Qué debe comunicarse a los trabajadores?
• ¿Existen permisos retribuidos?
• ¿Puede modificarse temporalmente el lugar de trabajo?
• ¿Puede implantarse teletrabajo?
• ¿Qué medidas existen para personas con responsabilidades familiares?
• ¿Qué derechos tienen las personas que no pueden desplazarse?

Medidas temporales de empleo

Registrar las figuras aplicables en el territorio:

Documentación

• [ ] Relación de trabajadores.
• [ ] Contratos.
• [ ] Nóminas.
• [ ] Horarios.
• [ ] Centro de trabajo.
• [ ] Evidencias de daños.
• [ ] Orden de cierre.
• [ ] Informe técnico.
• [ ] Comunicación a trabajadores.
• [ ] Solicitud a la autoridad.
• [ ] Resolución.
• [ ] Registro de reincorporación.

El anexo debe proteger el empleo sin presuponer que una medida temporal existe en todos los países. La OIT recomienda integrar la seguridad laboral, la continuidad de negocio, la protección social y el trabajo decente en la respuesta a las crisis. ([ilo.org][2])

Plantilla para autónomos y profesionales independientes

Preguntas

• ¿Existe prestación por cese o interrupción?
• ¿Se exige cierre total o basta una reducción de ingresos?
• ¿Qué porcentaje de caída debe demostrarse?
• ¿Qué periodo se compara?
• ¿Debe mantenerse el alta?
• ¿Se suspenden las cotizaciones?
• ¿Existe reducción de cuotas?
• ¿Es compatible con trabajar parcialmente?
• ¿Es compatible con ayudas directas?
• ¿Cuál es la duración?
• ¿Cómo se solicita?
• ¿Qué plazo existe?
• ¿Quién resuelve?
• ¿Cómo se reclama una denegación?

Ficha

Plantilla fiscal

Tributos que deben revisarse

• impuestos sobre la renta;
• impuesto sobre sociedades;
• IVA o impuesto al consumo;
• retenciones;
• impuestos municipales;
• tasas;
• tributos sobre vehículos;
• impuestos inmobiliarios;
• aduanas;
• cotizaciones;
• anticipos o pagos fraccionados.

Posibles medidas

• ampliación de plazos;
• aplazamiento;
• fraccionamiento;
• exención;
• bonificación;
• reducción;
• suspensión de recargos;
• devolución anticipada;
• deducción por pérdidas;
• tratamiento fiscal de las ayudas;
• tratamiento fiscal de las indemnizaciones.

Plantilla

Preguntas esenciales

• ¿Hay que presentar igualmente la declaración?
• ¿La medida es automática?
• ¿Debe solicitarse antes del vencimiento?
• ¿Genera intereses?
• ¿Exige garantías?
• ¿Qué ocurre con las domiciliaciones?
• ¿Las ayudas tributan?
• ¿Las indemnizaciones tributan?
• ¿Cómo se registran contablemente las pérdidas?
• ¿Qué documentación debe conservarse?

Plantilla de contratos y fuerza mayor

El anexo debe explicar qué debe revisar el empresario, pero no concluir automáticamente que existe fuerza mayor.

Contratos que deben analizarse

• alquiler;
• préstamos;
• leasing;
• renting;
• suministros;
• proveedores;
• clientes;
• distribución;
• franquicia;
• licencias;
• mantenimiento;
• construcción;
• transporte;
• tecnología;
• seguros;
• contratos públicos.

Preguntas

• ¿Cómo define la legislación territorial la fuerza mayor?
• ¿La catástrofe cumple sus requisitos?
• ¿El contrato contiene una cláusula específica?
• ¿Existe obligación de notificación?
• ¿Cuál es el plazo?
• ¿Debe mitigarse el daño?
• ¿Puede suspenderse la obligación?
• ¿Puede renegociarse?
• ¿Puede resolverse?
• ¿Qué ocurre con los anticipos?
• ¿Qué prueba debe aportarse?
• ¿Qué jurisdicción es competente?

Plantilla

Advertencia

La existencia de una catástrofe no elimina automáticamente todas las obligaciones contractuales. Cada contrato, daño, imposibilidad y legislación debe revisarse individualmente.

Plantilla de seguros e indemnizaciones

Identifica el sistema territorial

• aseguradoras privadas;
• sistema público de compensación;
• fondo de catástrofes;
• seguro agrícola;
• seguro de crédito;
• seguro de vehículos;
• seguro de responsabilidad;
• cobertura de interrupción;
• ayuda pública subsidiaria.

Datos de cada póliza

Preguntas territoriales

• ¿Qué catástrofes están cubiertas por el sistema ordinario?
• ¿Existe un organismo compensador?
• ¿Debe existir una póliza privada previa?
• ¿Qué plazo existe para comunicar?
• ¿Se pueden realizar reparaciones urgentes?
• ¿Qué bienes deben conservarse?
• ¿Pueden desecharse bienes contaminados?
• ¿Qué documentos exige el perito?
• ¿Cubre la pérdida de beneficios?
• ¿Cubre el traslado provisional?
• ¿Cubre la retirada de escombros?
• ¿Cómo se reclama una discrepancia?

Documentación

• póliza;
• recibo pagado;
• fotografías;
• vídeos;
• inventario;
• facturas;
• presupuestos;
• informe técnico;
• prueba de ventas;
• registro de reparaciones;
• comunicaciones;
• datos bancarios.

Plantilla de préstamos, moratorias y financiación

Medidas que deben investigarse

• moratoria de principal;
• moratoria de intereses;
• carencia;
• ampliación del plazo;
• novación;
• préstamos bonificados;
• avales públicos;
• microcréditos;
• anticipos;
• financiación puente;
• ayudas reembolsables;
• ayudas no reembolsables;
• capital semilla;
• donaciones productivas.

Ficha

Preguntas

• ¿Es deuda o ayuda?
• ¿Se generan intereses?
• ¿Hay comisiones?
• ¿Qué garantías exige?
• ¿Existe aval personal?
• ¿Qué gastos financia?
• ¿Es compatible con el seguro?
• ¿Exige mantener empleos?
• ¿Exige justificar el gasto?
• ¿Cuándo debe devolverse?
• ¿Qué ocurre si no se ejecuta el proyecto?

Cómo ordenar las deudas y solicitar moratorias después de una catástrofe

Plantilla de ayudas directas

Ficha estándar de cada ayuda

• Nombre oficial
• Estado
  • [ ] Anunciada.
  • [ ] Regulada.
  • [ ] Convocatoria publicada.
  • [ ] Plazo abierto.
  • [ ] Cerrada.
  • [ ] Pendiente de resolución.
  • [ ] Agotada.
  • [ ] Ampliada.
  • [ ] Derogada.
• Organismo responsable
• Beneficiarios
• Territorio
• Daños incluidos
• Gastos subvencionables
• Gastos excluidos
• Cuantía
• Criterio de cálculo
• Documentos
• Plazo
• Canal
• Compatibilidades e incompatibilidades
• Justificación posterior
• Fuente oficial
• Fecha de verificación

Matriz de elegibilidad

El empresario debe poder comprobar rápidamente si reúne los requisitos.

Resultado

• [ ] Elegibilidad probable.
• [ ] Falta documentación.
• [ ] Existe una duda relevante.
• [ ] No parece elegible.
• [ ] Requiere revisión profesional.

Esta matriz es orientativa. La elegibilidad final corresponde al organismo competente.

Plantilla de licencias, reapertura y actividad

Preguntas

• ¿Puede utilizarse el inmueble?
• ¿Qué inspección es necesaria?
• ¿Debe solicitarse una nueva licencia?
• ¿Puede trasladarse temporalmente la actividad?
• ¿Puede utilizarse otro local?
• ¿Existen autorizaciones sanitarias?
• ¿Se permite vender en la vía pública?
• ¿Existen permisos temporales?
• ¿Debe comunicarse un cambio de domicilio?
• ¿Qué requisitos tiene la reapertura parcial?
• ¿Qué sectores tienen reglas especiales?

Sectores que pueden necesitar revisión específica

• alimentación;
• restauración;
• turismo;
• sanidad;
• farmacia;
• educación;
• transporte;
• agricultura;
• ganadería;
• industria;
• construcción;
• productos químicos;
• alojamiento;
• servicios sociales.

Registro

Plantilla de protección de datos

Una catástrofe puede provocar:

• pérdida de ordenadores;
• pérdida de expedientes;
• destrucción de servidores;
• robo de dispositivos;
• acceso no autorizado;
• pérdida de disponibilidad;
• divulgación de información;
• desaparición de copias de seguridad.

Preguntas territoriales

• ¿La pérdida constituye una brecha de datos?
• ¿Quién es la autoridad competente?
• ¿Existe un plazo de notificación?
• ¿Debe informarse a las personas?
• ¿Qué información debe facilitarse?
• ¿Qué debe registrarse?
• ¿Existe un responsable o delegado de protección de datos?
• ¿Se han visto afectados datos de varios países?

Ficha

En el Espacio Económico Europeo, determinadas brechas con riesgo para las personas deben notificarse a la autoridad competente dentro de las 72 horas desde que la organización tiene conocimiento razonable del incidente. Todas las brechas deben documentarse, incluso cuando no sea necesaria la notificación. Este plazo es un ejemplo territorial y no debe trasladarse automáticamente a otros países.

Plantilla de residuos y limpieza

Investiga

• retirada de escombros;
• residuos peligrosos;
• amianto;
• productos químicos;
• alimentos contaminados;
• medicamentos;
• combustibles;
• equipos electrónicos;
• baterías;
• animales muertos;
• aguas residuales;
• lodos;
• mercancías aseguradas.

Preguntas

• ¿Quién puede retirar estos residuos?
• ¿Existen puntos autorizados?
• ¿Debe conservarse una muestra?
• ¿Qué bienes deben permanecer para el peritaje?
• ¿Existe recogida municipal gratuita?
• ¿Qué gastos pueden reembolsarse?
• ¿Qué justificantes deben conservarse?
• ¿Qué sanciones existen por una retirada incorrecta?

Directorio

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Directorio territorial de ayuda

Organismos públicos

Organizaciones empresariales

Apoyo especializado

Calendario maestro de plazos

Plantilla

Semáforo

• 🔴 Menos de 72 horas: Actuar hoy.
• 🟠 Menos de siete días: Preparar y presentar esta semana.
• 🟡 Menos de treinta días: Iniciar el expediente.
• 🟢 Más de treinta días: Programar seguimiento.

Alertas

• [ ] Aviso siete días antes.
• [ ] Aviso tres días antes.
• [ ] Aviso el día anterior.
• [ ] Confirmación de presentación.
• [ ] Seguimiento de subsanación.
• [ ] Seguimiento de resolución.
• [ ] Justificación posterior.

Control de fuentes y verificación

Jerarquía recomendada

Nivel 1. Fuente primaria

• boletín oficial;
• norma;
• sede electrónica;
• convocatoria;
• resolución;
• autoridad competente.

Nivel 2. Fuente institucional

• guía oficial;
• preguntas frecuentes;
• nota de la administración;
• manual del organismo.

Nivel 3. Fuente orientativa

• cámara;
• asociación empresarial;
• asesoría;
• medio de comunicación.

Nivel 4. No utilizar como única fuente

• redes sociales;
• mensajes reenviados;
• capturas sin enlace;
• declaraciones informales;
• rumores;
• publicaciones no fechadas.

Ficha de verificación

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Control de cambios

Cada actualización debe quedar registrada.

Aviso visible

Última actualización: [fecha y hora].

Las medidas pueden cambiar. Comprueba siempre la fuente oficial antes de presentar una solicitud.

Estados que deben utilizarse

Para evitar confusión, asigna un estado a cada medida.

• ANUNCIADA: Existe una declaración pública, pero no un procedimiento verificable.
• REGULADA: Existe una norma, pero puede faltar la convocatoria.
• ABIERTA: La solicitud puede presentarse.
• PENDIENTE: Todavía no existe canal o formulario.
• CERRADA: El plazo ha terminado.
• AMPLIADA: El plazo o territorio se ha modificado.
• AGOTADA: No quedan fondos, salvo nueva dotación.
• SUSPENDIDA: El procedimiento está detenido.
• EN REVISIÓN: La información debe ser comprobada.

Control de calidad antes de publicar

• [ ] El territorio está claramente delimitado.
• [ ] La catástrofe y fechas están identificadas.
• [ ] Todas las medidas tienen fuente oficial.
• [ ] Los enlaces han sido probados.
• [ ] Los plazos están comprobados.
• [ ] Las cuantías están verificadas.
• [ ] Se distingue anuncio de convocatoria.
• [ ] Se diferencian ayudas y préstamos.
• [ ] Se explican incompatibilidades.
• [ ] Se indica si la solicitud es automática.
• [ ] Se han revisado los requisitos fiscales.
• [ ] Se han revisado los requisitos laborales.
• [ ] Se ha incluido protección de datos.
• [ ] Se ha incluido seguro.
• [ ] Hay fecha de actualización.
• [ ] Existe una persona responsable.
• [ ] El texto ha sido revisado por profesionales territoriales.
• [ ] No se garantiza la concesión.
• [ ] No se incluyen datos personales innecesarios.
• [ ] Existe un canal para informar de errores.

Errores que debes evitar

• Publicar una ayuda basándote únicamente en una noticia.
• No indicar el municipio o territorio aplicable.
• Confundir ayudas anunciadas con ayudas abiertas.
• No actualizar los plazos.
• Copiar normas sin explicarlas.
• No identificar incompatibilidades.
• Incluir enlaces rotos.
• No distinguir préstamo y subvención.
• Afirmar que una empresa “tiene derecho” sin comprobarlo.
• Ocultar que la medida tiene intereses.
• No explicar cómo debe justificarse el gasto.
• No indicar quién gestiona la solicitud.
• Mezclar medidas de catástrofes diferentes.
• Mantener medidas caducadas como vigentes.
• No registrar la versión.
• Utilizar formularios no oficiales.
• Solicitar datos personales excesivos.
• Dar asesoramiento jurídico individual sin habilitación.
• No revisar los efectos sobre seguros o fiscalidad.
• No prever la actualización del documento.

Plantilla de resumen personal del empresario

• Mi anexo territorial aplicable
• Catástrofe y territorio
• Asesor o entidad que debo contactar
• Plazo más próximo
• Medida prioritaria
• Documentos que me faltan
• Próxima acción
• Fecha y hora en que volveré a comprobar la información

Plan personal de trámites

Regla

No abras diez solicitudes simultáneamente. Empieza por:

• El plazo más próximo.
• La medida que protege más caja.
• La que exige conservar pruebas.
• La que protege empleos.
• La que puede evitar una pérdida irreversible.

Microacción de diez minutos

Completa ahora solo estos campos:

• País y municipio.
• Nombre de la catástrofe.
• Fecha del daño.
• Primer plazo conocido.
• Organismo responsable.
• Documento que debes conseguir.
• Persona a la que llamarás hoy.

Resultado: ya sabes qué anexo necesitas y cuál es el primer trámite que no debes dejar vencer.