¿CÓMO PUEDE MI EMPRESA INICIAR SU PROCESO DE DIGITALIZACIÓN?

Acelera tu empresa con estos consejos sobre «¿Cómo puede mi empresa iniciar su proceso de digitalización?». ¡Analiza y descubre esta TIP!

Es normal e incluso aconsejable que en la época en que vivimos las empresas empiecen a plantearse cómo dar el gran paso hacia el mundo digital. Gracias a internet y al avance de la tecnología, podemos encontrar en el mercado miles y miles de herramientas que pueden ayudarnos a agilizar procesos, automatizar tareas o a ayudarnos en las gestiones diarias.

Sin embargo, es un proceso que necesita de mucha implicación, dedicación y planificación. No se trata de algo sencillo que puede hacerse de la noche a la mañana. Es un proceso que puede modificar por completo la estructura y la manera de trabajar de nuestra empresa. Por eso, es necesario, un compromiso firme y una disponibilidad completa para llevar adelante el proceso.

A continuación, te daremos algunos pasos que puedes seguir para conseguir el objetivo de digitalizar tu empresa

Pasos a seguir para iniciar el proceso de digitalización de tu empresa

ANALIZA LA SITUACIÓN ACTUAL DE TU EMPRESA

• No podemos pretender realizar un cambio estructural de estas magnitudes sin antes conocer al detalle el estado y la situación actual de nuestra empresa.
• Sería como dar un salto al vacío, sin saber cuándo ni donde caeremos. Puede salir bien, pero lo más seguro es que salga mal y se termine perdiendo tiempo y dinero.
• No existe un proceso de digitalización común ni una guía universal. Cada empresa es un mundo, con sus situaciones y su estructura. Es un proceso individual que varía de empresa en empresa.
• Por eso, es importante estudiar, analizar y conocer a fondo en qué punto se encuentra nuestra empresa. 
• Si existen puntos más fácilmente mejorables, si hay algunos que ya funcionan de manera digital o si podemos incorporar distintos departamentos juntos son algunos de los aspectos que tendremos que analizar antes de empezar.
• Este es un trabajo previo que nos ayudará a entender dónde estamos situados y por donde debemos empezar. Nos sirve para poder crear una hoja de ruta con todos los procesos que tendremos que llevar a cabo.
• Conociendo la base y los elementos de los que disponemos como punto de partida, tendremos una gran ventaja a la hora de implementar y planificar el proceso de digitalización de nuestra empresa.

PLANIFICA

• Ya hemos mencionado mucho esta palabra en el apartado anterior, pero queremos hacer énfasis en lo importante que es tener un plan al que seguir.
• Si hemos hecho un análisis específico como hemos indicado en el punto anterior, realizar un plan de la estrategia que llevaremos a cabo no debería ser complicado.
• Una vez que ya tenemos una idea general y completa de la situación en la que se encuentra nuestra empresa y tenemos en mente cuál es el objetivo al que queremos llegar ― la digitalización, obviamente― solo nos queda pensar cómo unir ambos puntos.
• La planificación (ver+) consiste en el conjunto de procesos o acciones que tendremos que llevar a cabo para que nuestra empresa pase de su estado actual al grado de digitalización que queremos alcanzar.
• No necesariamente hay que alcanzar una digitalización completa, se puede optar por un proyecto híbrido o en el grado que mejor se adapte a nuestra empresa.
• Lo importante es no dejar lugar para la improvisación. Todos nuestros pasos deben estar previamente estudiados y calculados, ya que es la mejor manera para prevenir incidentes o sorpresas.
• Si hemos analizado bien la situación y hecho una planificación a conciencia, no debería haber imprevistos. Y, si los hay, estaremos preparados para hacerles frente intentando que nos afecten lo menos posible.

APÓYATE EN SOFTWARE

• Una de las claves en el proceso de digitalización es elegir correctamente el tipo de software que queremos utilizar.
• Si hemos analizado la empresa, en nuestra planificación estarán ya especificados cuáles son los departamentos que deberán digitalizarse. Sabiendo esto, podremos buscar directamente el tipo de software que necesitamos y ver que ofertas encontramos en el mercado.
• Los principales, más universales y fáciles de implementar son los programas de facturación: 

• • Con ellos todas nuestras facturas emitidas y recibidas podrán almacenarse de manera digital.
  • Esto permitirá que el programa pueda contabilizarlas y cambiar su estado de manera automática.
  • Además, si a estos programas le sumamos la tecnología OCR, podremos también añadir las facturas que aún recibamos en formato físico. 

• Si no sabes qué es el reconocimiento OCR, es aquel que se encarga de analizar los caracteres y convertir un archivo papel o imagen, en uno 100% digital y editable.
• Otro software que puede ser muy útil son los CRM. Un programa que se encarga de unificar todas las interacciones y datos con los clientes en un solo lugar. Particularmente útil para mejorar la atención al cliente e idear estrategias de marketing.
• Estos son solo tres ejemplos bastante genéricos de softwares que puedes utilizar en tu empresa como base para digitalizar.
• A raíz de estos puedes añadir otros que encajen mejor con tu empresa, o utilizarlos como punto de partida en tu búsqueda de otros software.

ESTUDIA LA SITUACIÓN DE MERCADO

• Si bien conocer internamente nuestra empresa y su situación es útil, no podemos descuidar el entorno en que nuestra empresa está emplazada. No podemos tener un punto de vista objetivo, si no tenemos uno o varios otros puntos de vista para compararnos.
• No se trata de una competencia agresiva, sino, más bien, de saber en qué lugar estamos posicionados.
• Debemos conocer el mercado y la competencia para saber en qué punto se encuentran los demás y ver si la digitalización puede resultar, además de una ventaja propia, un diferencial frente a la competencia.
• Si el resto de la competencia aún funciona de manera analógica, la digitalización puede ser una muy buena manera de dar un paso adelante y diferenciarnos. Nuestra empresa puede funcionar de manera más eficiente y los clientes valorarlo.
• Si, por el contrario, el resto de la competencia ya se encuentra en un punto avanzado en el proceso, la digitalización se convierte en algo más imperativo.
• Podemos vernos adelantados en poco tiempo y quedarnos obsoletos. Arriesgándonos, así, a perder clientes y poner en riesgo la supervivencia de nuestra empresa.
• El análisis de la competencia puede servirnos como un incentivo para terminar de convencernos de la necesidad de digitalizar nuestra empresa y estar al día con la tecnología.

CONTROLA LOS RESULTADOS

• El proceso de digitalización no termina una vez que hemos llevado a cabo todas las acciones que teníamos planeado. Esa es solo la primera etapa. Una vez llegados al punto objetivo de digitalizar nuestra empresa es necesario analizar los resultados. 
• Debemos ver si realmente los cambios que hemos llevado a cabo han dado los resultados esperados, o si hay aún cambios por realizar. 
• Puede ser que el sistema digital que hemos implementado en determinado sector no esté funcionando o esté resultando no ser el óptimo. Por eso debemos siempre estar constantemente pendientes a los resultados.
• La parte positiva es que, al ser todo digital, es mucho más fácil obtener datos e informes que nos indiquen si vamos por el buen camino o no.
• Podemos utilizar indicadores preestablecidos y así poder ver si, en caso de que no alcancemos los resultados previstos, vamos por buen camino y necesitaremos más tiempo; o por el contrario, debemos abordarlo desde otro punto distinto.

FÓRMATE CONTINUAMENTE

• La tecnología avanza a pasos de gigantes. Es una rueda en constante movimiento que no para de innovar y lanzar al mercado nuevos productos o herramientas que pueden sernos muy útiles y que desconocemos.
• Por eso se trata de una formación (+) continua. Por un lado, la propia. Debemos estar al día con todas las nuevas tecnologías y ver cómo pueden aplicarse y si se adaptan a las necesidades de nuestra empresa.
• Por otro lado, por los trabajadores de nuestra empresa. Debemos asegurarnos que todos sepan cómo utilizar las nuevas herramientas que vayamos a utilizar y que estén al día con sus actualizaciones.
• Además, un trabajador que esté al día con las tecnologías puede descubrir mejoras o nuevas herramientas que pueden hacer su trabajo más fácil. 
• Debemos estar abiertos a mejoras y consejos de todos aquellos que quieran dárnoslos. Aunque creamos estar al día con los avances tecnológicos, siempre puede haber noticias que aún no hayamos recibido y que pueden interesarnos.
• En resumen, se trata de mantener la mente abierta a realizar cambios aunque supongan modificar la estructura completa de nuestra empresa. Si creemos que pueden ser cambios positivos que, a la larga, traerán beneficios para nosotros y nuestra empresa, vale la pena intentarlo.
• Siempre y cuando se hayan hecho los análisis y planes necesarios para que todo se realice de la manera más segura, controlada y sin riesgos posible.

LA INTELIGENCIA ARTIFICIAL PUEDE AYUDARTE EN VARIOS ASPECTOS PARA DIGITALIZAR TU EMPRESA:

1. Identificación de software: Puedes utilizar la inteligencia artificial para identificar diferentes software que pueden ser útiles para la digitalización de tu empresa. Puedes hacerle preguntas específicas sobre las opciones de software disponibles para tus necesidades y obtener recomendaciones.
2. Asesoramiento sobre estrategia de digitalización: la inteligencia artificial puede ayudarte a definir una estrategia de digitalización que se adapte a las necesidades de tu empresa. Puedes hacerle preguntas sobre qué pasos específicos se deben tomar para empezar a digitalizar la empresa.
3. Identificación de los puntos de mejora: Puedes hacerle preguntas a la inteligencia artificial sobre los procesos actuales de tu empresa y obtener información sobre los puntos en los que se puede mejorar. De esta manera, puedes saber qué áreas de la empresa necesitan digitalización.
4. Asesoramiento en la formación de tus empleados: la inteligencia artificial puede ofrecer información sobre programas de formación para empleados para ayudarles a comprender cómo utilizar el nuevo software y tecnologías implementadas en la empresa.
5. Asesoramiento sobre la tecnología: la inteligencia artificialpuede ayudarte a comprender las últimas tecnologías y cómo pueden aplicarse en tu empresa para mejorar el rendimiento y la eficiencia.

En resumen, la inteligencia artificial puede ayudarte a digitalizar tu empresa proporcionándote asesoramiento y recomendaciones útiles sobre estrategias de digitalización, software, tecnología y formación para empleados. Esto te ayudará a avanzar en la transformación digital de tu empresa de manera más eficiente y efectiva.

Plan de digitalización de una empresa

Un plan de digitalización es un conjunto de estrategias, objetivos y acciones diseñadas para implementar tecnologías digitales en una empresa con el fin de mejorar su rendimiento, eficiencia y productividad. En otras palabras, es una hoja de ruta que indica cómo una empresa puede utilizar las tecnologías digitales para mejorar sus procesos, productos y servicios, y competir en un mercado cada vez más digitalizado.

Este plan incluye la evaluación de las tecnologías existentes en la empresa, identificación de las necesidades y oportunidades de digitalización, la definición de objetivos específicos a alcanzar, la selección de las herramientas y tecnologías adecuadas para su implementación y la planificación de la implementación en sí misma.

También puede incluir la formación y capacitación del personal para adaptarse a los nuevos procesos y tecnologías, la definición de indicadores para medir el impacto de la digitalización y la revisión periódica de los resultados obtenidos para ajustar el plan y asegurar su éxito a largo plazo.

En resumen, un plan de digitalización es esencial para que las empresas puedan mantenerse competitivas y aprovechar al máximo las oportunidades que ofrece el mundo digital en constante evolución.

ALGUNOS EJEMPLOS DE NECESIDADES EMPRESARIALES QUE PUEDEN SER CUBIERTAS CON UN PLAN DE DIGITALIZACIÓN:

1. Mejora de la eficiencia operativa: la digitalización puede ayudar a automatizar procesos y reducir el tiempo y el costo de las tareas manuales, permitiendo a la empresa ser más eficiente en sus operaciones.
2. Mejora de la experiencia del cliente: a través de la digitalización, una empresa puede mejorar la experiencia del cliente al ofrecer servicios en línea, chats en vivo, soporte técnico en línea y la posibilidad de realizar compras en línea.
3. Mayor capacidad de análisis y toma de decisiones: la digitalización permite a una empresa recopilar y analizar grandes cantidades de datos en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones basadas en datos y la identificación de tendencias y oportunidades de crecimiento.
4. Flexibilidad y adaptabilidad: la digitalización permite a una empresa adaptarse más rápidamente a los cambios del mercado y de los clientes, lo que puede ser especialmente importante en un entorno empresarial altamente cambiante.
5. Mejora de la colaboración y la comunicación interna: la digitalización permite a una empresa mejorar la comunicación y la colaboración interna a través de herramientas en línea, como chats y videoconferencias.

Estos son solo algunos ejemplos de las muchas necesidades empresariales que pueden ser abordadas con un plan de digitalización adecuado.

A CONTINUACIÓN, SE PRESENTA UN POSIBLE PLAN DE DIGITALIZACIÓN PARA UNA NUEVA EMPRESA:

1. Análisis de la situación actual: Antes de empezar cualquier plan de digitalización, es necesario hacer un análisis de la situación actual de la empresa. Esto incluye identificar las áreas de la empresa que se pueden digitalizar, los procesos que se pueden automatizar y los datos que se pueden recopilar y analizar para tomar decisiones informadas.
2. Definición de objetivos: Una vez que se ha identificado qué se puede digitalizar, es necesario definir los objetivos que se quieren lograr con la digitalización. Por ejemplo, mejorar la eficiencia de los procesos, reducir costos, mejorar la experiencia del cliente, aumentar las ventas, etc.
3. Selección de herramientas y tecnologías: Una vez que se han definido los objetivos, es necesario seleccionar las herramientas y tecnologías adecuadas para lograrlos. Esto puede incluir herramientas de automatización de procesos, plataformas de comercio electrónico, herramientas de análisis de datos, entre otras.
4. Implementación y capacitación: Después de seleccionar las herramientas y tecnologías, es necesario implementarlas en la empresa y capacitar a los empleados para que puedan utilizarlas de manera efectiva. Esto puede incluir capacitaciones en línea, tutoriales, manuales de usuario, entre otros recursos.
5. Monitoreo y evaluación: Una vez que se han implementado las herramientas y tecnologías, es necesario monitorear su desempeño y evaluar si se están logrando los objetivos establecidos. Esto permite hacer ajustes y mejoras en caso de ser necesario.
6. Mejora continua: La digitalización es un proceso continuo que requiere de una mejora constante. Por lo tanto, es importante tener un enfoque de mejora continua en el plan de digitalización, para asegurarse de que la empresa siga evolucionando en el mundo digital.

En resumen, un plan de digitalización de una nueva empresa requiere de un análisis cuidadoso de la situación actual, la definición de objetivos claros, la selección de herramientas y tecnologías adecuadas, la implementación y capacitación, el monitoreo y evaluación y un enfoque de mejora continua. Todo esto con el fin de lograr una transformación digital efectiva y exitosa.

¿Cómo puede ayudar la inteligencia artificial a realizar un plan de digitalización?

La inteligencia artificial puede ser una herramienta útil para ayudar en la realización de un plan de digitalización de una empresa.

ALGUNAS FORMAS EN QUE PUEDE AYUDAR SON:

1. Identificar las áreas de la empresa que pueden beneficiarse de la digitalización: puede proporcionar información y análisis sobre las diferentes áreas de la empresa que pueden ser digitalizadas para mejorar su eficiencia y productividad.
2. Recomendar herramientas y tecnologías adecuadas: puede ofrecer recomendaciones sobre las herramientas y tecnologías digitales que pueden ser útiles para la empresa, teniendo en cuenta el sector en el que se encuentra y sus necesidades específicas.
3. Elaborar un plan de implementación: puede ayudar a crear un plan de implementación que incluya objetivos específicos, plazos y presupuesto para llevar a cabo la digitalización.
4. Proporcionar información sobre las mejores prácticas: puede ofrecer información sobre las mejores prácticas en la digitalización de empresas, incluyendo cómo maximizar el retorno de la inversión y minimizar los riesgos asociados con la implementación de tecnologías digitales.
5. Brindar soluciones a problemas específicos: puede ayudar a identificar soluciones a problemas específicos relacionados con la digitalización de la empresa, como la seguridad de datos, la integración de sistemas o la formación de empleados.

En general, la inteligencia artificial puede ser una herramienta útil para ayudar en la planificación y ejecución de un plan de digitalización de una empresa, proporcionando información, recomendaciones y soluciones para optimizar la implementación de tecnologías digitales en la empresa.

ALGUNOS EJEMPLOS DE CÓMO LA INTELIGENCIA ARTIFICIAL PUEDE SER ÚTIL PARA DIGITALIZAR UNA EMPRESA:

1. Asistente virtual: puede ser utilizado para crear un asistente virtual para la empresa, lo que permitiría a los clientes interactuar con la empresa de manera más eficiente y rápida, sin tener que esperar por un agente de servicio al cliente. Además, la inteligencia artificial puede ser programado para responder preguntas comunes, proporcionar información sobre productos y servicios, y llevar a cabo tareas simples, como reservar una cita o realizar un pedido.
2. Análisis de datos: la inteligencia artificial puede ser programado para analizar grandes cantidades de datos y proporcionar información valiosa a la empresa. Por ejemplo, si la empresa quiere conocer más sobre sus clientes, la inteligencia artificial puede analizar las redes sociales, las búsquedas en línea y los datos de compra para proporcionar información útil sobre los patrones de compra y preferencias de los clientes.
3. Automatización de procesos: la inteligencia artificial puede ser utilizado para automatizar los procesos empresariales, lo que puede aumentar la eficiencia y reducir los costos. Por ejemplo, la inteligencia artificial puede ser programado para enviar correos electrónicos automáticos a los clientes después de una compra, para realizar el seguimiento de los pedidos y proporcionar actualizaciones sobre el estado de los mismos.
4. Chatbots: son una herramienta útil para mejorar la experiencia del cliente. La inteligencia artificial puede ser utilizado para crear chatbots personalizados que puedan interactuar con los clientes y ayudarles a encontrar lo que están buscando. Además, los chatbots pueden ser programados para llevar a cabo tareas simples, como realizar pedidos o reservar citas.
5. Análisis del comportamiento del usuario: puede ser programado para analizar el comportamiento del usuario en la página web de la empresa y proporcionar información útil sobre el uso del sitio web. Por ejemplo, el la inteligencia artificial puede determinar qué páginas son las más visitadas, qué productos o servicios son los más populares, y cómo los usuarios interactúan con el sitio web. Esta información puede ser utilizada para mejorar la experiencia del usuario y aumentar las ventas.

Estos son solo algunos ejemplos de cómo la inteligencia artificial puede ser utilizado para digitalizar una empresa. Con la programación adecuada y la integración en los procesos empresariales, la inteligencia artificial puede ser una herramienta muy valiosa para mejorar la eficiencia, la experiencia del cliente y la rentabilidad.