COMO MINHA EMPRESA PODE INICIAR SEU PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO?

Acelere seus negócios com estas dicas sobre "Como minha empresa pode iniciar seu processo de digitalização? Analise e descubra esta DICA!

É normal e até aconselhável que, na época em que vivemos, as empresas comecem a pensar em como dar o grande passo para o mundo digital. Graças à Internet e ao avanço da tecnologia, podemos encontrar milhares e milhares de ferramentas no mercado que podem nos ajudar a simplificar processos, automatizar tarefas ou nos ajudar em nosso gerenciamento diário.

No entanto, é um processo que exige muito envolvimento, dedicação e planejamento. Não é algo simples que possa ser feito da noite para o dia. É um processo que pode mudar completamente a estrutura e a maneira de trabalhar de nossa empresa. Por esse motivo, é necessário um compromisso firme e total disposição para levar o processo adiante.

Aqui estão algumas etapas que você pode seguir para atingir a meta de digitalizar sua empresa

Etapas a serem seguidas para iniciar o processo de digitalização de sua empresa

ANALISAR A SITUAÇÃO ATUAL DE SUA EMPRESA

• Não podemos esperar fazer uma mudança estrutural dessa magnitude sem antes ter uma compreensão detalhada do estado atual e da situação de nossa empresa.
• Seria como dar um salto no vazio, sem saber quando ou onde vamos aterrissar. Pode dar certo, mas provavelmente dará errado e você acabará perdendo tempo e dinheiro.
• Não existe um processo de digitalização comum nem um guia universal. Cada empresa é diferente, com sua própria situação e estrutura. É um processo individual que varia de empresa para empresa.
• Por esse motivo, é importante estudar, analisar e conhecer a fundo a posição de nossa empresa. 
• Se há pontos que podem ser melhorados mais facilmente, se há alguns pontos que já funcionam digitalmente ou se podemos incorporar diferentes departamentos juntos são alguns dos aspectos que teremos que analisar antes de começar.
• Esse é um trabalho preliminar que nos ajudará a entender onde estamos e por onde devemos começar. Ele nos ajuda a criar um roteiro com todos os processos que teremos de realizar.
• Conhecendo a base e os elementos que temos como ponto de partida, teremos uma grande vantagem ao implementar e planejar o processo de digitalização de nossa empresa.

PLANO

• Já mencionamos essa palavra várias vezes na seção anterior, mas queremos enfatizar a importância de ter um plano a ser seguido.
• Se tivermos feito uma análise específica, conforme indicamos no ponto anterior, a elaboração de um plano da estratégia que será executada não deve ser complicada.
• Quando tivermos uma visão geral e completa da situação em que nossa empresa se encontra e tivermos em mente o objetivo que queremos alcançar - a digitalização, obviamente -, só precisaremos pensar em como vincular os dois.
• O planejamento (ver+) consiste no conjunto de processos ou ações que teremos de realizar para levar nossa empresa do estado atual para o grau de digitalização que desejamos alcançar.
• Você não precisa necessariamente realizar a digitalização completa, pode optar por um projeto híbrido ou no grau que melhor se adapte à sua empresa.
• O importante é não deixar espaço para improvisação. Todas as nossas etapas devem ser previamente estudadas e calculadas, pois essa é a melhor maneira de evitar incidentes ou surpresas.
• Se tivermos analisado bem a situação e planejado minuciosamente, não deverá haver imprevistos. E, se ocorrerem, estaremos preparados para lidar com eles de modo que nos afetem o mínimo possível.

DEPENDER DE SOFTWARE

• Um dos segredos do processo de digitalização é escolher o tipo certo de software a ser usado.
• Se tivermos analisado a empresa, nosso planejamento já especificará quais departamentos devem ser digitalizados. Sabendo disso, podemos então pesquisar diretamente o tipo de software de que precisamos e ver as ofertas que podemos encontrar no mercado.
• O principal, mais universal e mais fácil de implementar são os programas de faturamento: 

• • Com eles, todas as nossas faturas emitidas e recebidas podem ser armazenadas digitalmente.
  • Isso permitirá que o programa os conte e altere seu status automaticamente.
  • Além disso, se adicionarmos a tecnologia OCR a esses programas, também poderemos adicionar as faturas que ainda recebemos em formato físico. 

• Se você não sabe O que é reconhecimento de OCR?é aquele que analisa os caracteres e converte um arquivo de papel ou de imagem em um arquivo 100% digital e editável.
• Outro software que pode ser muito útil é o CRM. Um programa que unifica todas as interações e dados com os clientes em um único lugar. Particularmente útil para aprimorar o atendimento ao cliente e elaborar estratégias de marketing.
• Esses são apenas três exemplos bastante genéricos de software que você pode usar em sua empresa como base para a digitalização.
• A partir delas, você pode adicionar outras que melhor se adaptem à sua empresa ou usá-las como ponto de partida em sua busca por outros softwares.

ESTUDA A SITUAÇÃO DO MERCADO

• Embora seja útil conhecer nossa empresa e sua situação internamente, não podemos negligenciar o ambiente no qual nossa empresa está localizada. Não podemos ter um ponto de vista objetivo se não tivermos um ou mais pontos de vista com os quais nos comparar.
• Não é uma questão de concorrência agressiva, mas sim de saber onde estamos posicionados.
• Devemos conhecimento do mercado e da concorrência para descobrir a posição dos outros e verificar se a digitalização pode ser não apenas uma vantagem para eles, mas também uma vantagem competitiva.
• Se o restante da concorrência ainda opera de forma analógica, a digitalização pode ser uma ótima maneira de nos destacarmos e nos diferenciarmos. Nossa empresa pode operar com mais eficiência e os clientes apreciarão isso.
• Se, por outro lado, o restante da concorrência já estiver em um estágio avançado do processo, a digitalização se torna mais imperativa.
• Podemos nos encontrar à frente da curva em um curto espaço de tempo e nos tornar obsoletos. Corremos o risco de perder clientes e colocar em risco a sobrevivência de nossa empresa.
• A análise da concorrência pode servir de incentivo para nos convencer da necessidade de digitalizar nossos negócios e acompanhar a tecnologia.

MONITORA OS RESULTADOS

• O processo de digitalização não termina depois de realizarmos todas as ações que planejamos. Essa é apenas a primeira etapa. Depois de atingirmos o objetivo de digitalizar nossa empresa, é necessário analisar os resultados. 
• Precisamos ver se as mudanças que fizemos realmente produziram os resultados esperados ou se ainda há mudanças a serem feitas. 
• Pode ser que o sistema digital que implementamos em um determinado setor não esteja funcionando ou esteja se mostrando abaixo do ideal. É por isso que devemos estar sempre atentos aos resultados.
• O lado positivo é que, como tudo é digital, é muito mais fácil obter dados e relatórios que nos informam se estamos no caminho certo ou não.
• Podemos usar indicadores preestabelecidos para ver se estamos no caminho certo e se precisamos de mais tempo, se não estamos alcançando os resultados esperados ou se precisamos abordar o assunto de um ângulo diferente.

TREINE-SE CONTINUAMENTE

• A tecnologia está avançando aos trancos e barrancos. É uma roda em constante movimento que nunca para de inovar e lançar novos produtos ou ferramentas no mercado que podem ser muito úteis para nós e que não conhecemos.
• É por isso que é um treinamento (+) continua. Por um lado, o nosso próprio. Precisamos nos manter atualizados com todas as novas tecnologias e ver como elas podem ser aplicadas e se elas se adaptam às necessidades de nossa empresa.
• Por outro lado, para os funcionários de nossa empresa. Devemos nos certificar de que todos saibam como usar as novas ferramentas que usaremos e que estejam em dia com suas atualizações.
• Além disso, um funcionário que esteja atualizado com as tecnologias pode descobrir melhorias ou novas ferramentas que podem facilitar seu trabalho. 
• Devemos estar abertos a melhorias e orientações de todos aqueles que quiserem nos dar. Mesmo que achemos que estamos atualizados com os desenvolvimentos tecnológicos, sempre pode haver notícias que ainda não recebemos e que podem ser de nosso interesse.
• Em resumo, trata-se de manter a mente aberta para fazer mudanças, mesmo que isso signifique mudar toda a estrutura de nossa empresa. Se acreditarmos que elas podem ser mudanças positivas que, em última análise, trarão benefícios para nós e para nossa empresa, vale a pena tentar.
• Desde que tenham sido feitas as análises e os planos necessários para garantir que tudo seja feito da maneira mais segura, controlada e livre de riscos possível.

A INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL PODE AJUDÁ-LO DE VÁRIAS MANEIRAS A DIGITALIZAR SEUS NEGÓCIOS:

1. Identificação do software: Você pode usar a inteligência artificial para identificar diferentes softwares que podem ser úteis para a digitalização de sua empresa. Você pode fazer perguntas específicas sobre as opções de software disponíveis para suas necessidades e obter recomendações.
2. Assessoria na estratégia de digitalização: A inteligência artificial pode ajudá-lo a definir uma estratégia de digitalização adaptada às necessidades da sua empresa. Você pode fazer perguntas sobre as etapas específicas que precisam ser tomadas para começar a digitalizar sua empresa.
3. Identificação de pontos de melhoria: Você pode fazer perguntas à inteligência artificial sobre os processos atuais da sua empresa e obter informações sobre onde há espaço para melhorias. Dessa forma, você pode descobrir quais áreas da empresa precisam de digitalização.
4. Assessoria no treinamento de seus funcionários: A inteligência artificial pode fornecer informações sobre programas de treinamento para os funcionários a fim de ajudá-los a entender como usar novos softwares e tecnologias implementados na empresa.
5. Conselhos sobre tecnologia: A inteligência artificial pode ajudá-lo a entender as tecnologias mais recentes e como elas podem ser aplicadas em sua empresa para melhorar o desempenho e a eficiência.

Em poucas palavras, A inteligência artificial pode ajudá-lo a digitalizar sua empresa, fornecendo conselhos e recomendações úteis sobre estratégias de digitalização, software, tecnologia e treinamento de funcionários. Isso o ajudará a levar adiante a transformação digital da sua empresa de forma mais eficiente e eficaz.

Plano de digitalização de uma empresa

Um plano de digitalização é um conjunto de estratégias, objetivos e ações criadas para implementar tecnologias digitais em uma empresa a fim de melhorar seu desempenho, eficiência e produtividade. Em outras palavras, é um roteiro que indica como uma empresa pode usar as tecnologias digitais para aprimorar seus processos, produtos e serviços e competir em um mercado cada vez mais digitalizado.

Esse plano inclui a avaliação das tecnologias existentes na empresa, a identificação das necessidades e oportunidades de digitalização, a definição de objetivos específicos a serem alcançados, a seleção das ferramentas e tecnologias apropriadas para a implementação e o planejamento da própria implementação.

Também pode incluir o treinamento e a capacitação da equipe para se adaptar aos novos processos e tecnologias, a definição de indicadores para medir o impacto da digitalização e a revisão periódica dos resultados obtidos para ajustar o plano e garantir seu sucesso a longo prazo.

Em resumo, um plano de digitalização é essencial para que as empresas permaneçam competitivas e aproveitem ao máximo as oportunidades oferecidas pelo mundo digital em constante evolução.

ALGUNS EXEMPLOS DE NECESSIDADES COMERCIAIS QUE PODEM SER ATENDIDAS POR UM PLANO DE DIGITALIZAÇÃO:

1. Melhoria da eficiência operacional: A digitalização pode ajudar a automatizar processos e reduzir o tempo e o custo das tarefas manuais, permitindo que a empresa seja mais eficiente em suas operações.
2. Melhorar a experiência do cliente: Por meio da digitalização, uma empresa pode melhorar a experiência do cliente oferecendo serviços on-line, bate-papos ao vivo, suporte técnico on-line e a possibilidade de fazer compras on-line.
3. Aumento da capacidade de análise e tomada de decisões: A digitalização permite que uma empresa colete e analise grandes quantidades de dados em tempo real, facilitando a tomada de decisões baseadas em dados e a identificação de tendências e oportunidades de crescimento.
4. Flexibilidade e adaptabilidade: A digitalização permite que uma empresa se adapte mais rapidamente às mudanças do mercado e dos clientes, o que pode ser particularmente importante em um ambiente de negócios que muda rapidamente.
5. Melhorar a colaboração e a comunicação interna: A digitalização permite que a empresa melhore a comunicação e a colaboração internas por meio de ferramentas on-line, como chats e videoconferências.

Esses são apenas alguns exemplos das muitas necessidades comerciais que podem ser atendidas com um plano de digitalização adequado.

A SEGUIR, UM POSSÍVEL PLANO DE DIGITALIZAÇÃO PARA UMA NOVA EMPRESA:

1. Análise da situação atual: Antes de iniciar qualquer plano de digitalização, é necessário fazer uma análise da situação atual da empresa. Isso inclui identificar as áreas da empresa que podem ser digitalizadas, os processos que podem ser automatizados e os dados que podem ser coletados e analisados para tomar decisões informadas.
2. Definição de objetivos: Depois de identificar o que pode ser digitalizado, você precisa definir os objetivos que deseja alcançar com a digitalização. Por exemplo, melhorar a eficiência do processo, reduzir custos, melhorar a experiência do cliente, aumentar as vendas, etc.
3. Seleção de ferramentas e tecnologias: Uma vez definidos os objetivos, é necessário selecionar as ferramentas e tecnologias certas para alcançá-los. Isso pode incluir ferramentas de automação de processos, plataformas de comércio eletrônico, ferramentas de análise de dados, entre outras.
4. Implementação e treinamento: Depois de selecionar as ferramentas e tecnologias, elas precisam ser implementadas na empresa e os funcionários precisam ser treinados para usá-las de forma eficaz. Isso pode incluir treinamento on-line, tutoriais, manuais do usuário e outros recursos.
5. Monitoramento e avaliação: Depois que as ferramentas e tecnologias forem implementadas, é necessário monitorar seu desempenho e avaliar se estão atingindo os objetivos definidos. Isso permite que sejam feitos ajustes e melhorias, se necessário.
6. Melhoria contínua: A digitalização é um processo contínuo que exige aprimoramento constante. Portanto, é importante ter uma abordagem de melhoria contínua no plano de digitalização, para garantir que a empresa continue a evoluir no mundo digital.

Em resumo, um plano de digitalização para uma nova empresa requer uma análise cuidadosa da situação atual, a definição de objetivos claros, a seleção de ferramentas e tecnologias apropriadas, implementação e treinamento, monitoramento e avaliação, e um foco na melhoria contínua. Tudo isso para que se obtenha uma transformação digital eficaz e bem-sucedida.

Como a inteligência artificial pode ajudar a concretizar um plano de digitalização?

A inteligência artificial pode ser uma ferramenta útil para auxiliar na realização do plano de digitalização de uma empresa.

ALGUMAS MANEIRAS PELAS QUAIS ELE PODE AJUDAR SÃO:

1. Identificar as áreas da empresa que podem se beneficiar da digitalização: pode fornecer informações e análises sobre as diferentes áreas da empresa que podem ser digitalizadas para melhorar a eficiência e a produtividade.
2. Recomendar ferramentas e tecnologias adequadas: pode fornecer recomendações sobre ferramentas e tecnologias digitais que podem ser úteis para a empresa, levando em conta o setor em que ela está localizada e suas necessidades específicas.
3. Desenvolver um plano de implementação: pode ajudar a criar um plano de implementação que inclua objetivos específicos, cronogramas e orçamento para a realização da digitalização.
4. Fornecer informações sobre práticas recomendadas: pode fornecer informações sobre as práticas recomendadas de digitalização de negócios, incluindo como maximizar o retorno sobre o investimento e minimizar os riscos associados à implementação de tecnologias digitais.
5. Fornecimento de soluções para problemas específicos: pode ajudar a identificar soluções para problemas específicos relacionados à digitalização da empresa, como segurança de dados, integração de sistemas ou treinamento de funcionários.

Em geral, A inteligência artificial pode ser uma ferramenta útil para auxiliar no planejamento e na execução do plano de digitalização de uma empresa, fornecendo informações, recomendações e soluções para otimizar a implementação de tecnologias digitais na empresa.

ALGUNS EXEMPLOS DE COMO A INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL PODE SER ÚTIL PARA DIGITALIZAR UMA EMPRESA:

1. Assistente virtual: pode ser usada para criar um assistente virtual para a empresa, o que permitiria que os clientes interagissem com a empresa de forma mais eficiente e rápida, sem ter de esperar por um agente de atendimento ao cliente. Além disso, a inteligência artificial pode ser programada para responder a perguntas comuns, fornecer informações sobre produtos e serviços e executar tarefas simples, como marcar uma consulta ou fazer um pedido.
2. Análise de dados: A inteligência artificial pode ser programada para analisar grandes quantidades de dados e fornecer informações valiosas para a empresa. Por exemplo, se a empresa quiser saber mais sobre seus clientes, a inteligência artificial pode analisar a mídia social, as pesquisas on-line e os dados de compra para fornecer informações úteis sobre os padrões e as preferências de compra dos clientes.
3. Automação de processos: A inteligência artificial pode ser usada para automatizar processos de negócios, o que pode aumentar a eficiência e reduzir custos. Por exemplo, a inteligência artificial pode ser programada para enviar e-mails automáticos aos clientes após uma compra, para rastrear pedidos e fornecer atualizações sobre o status do pedido.
4. Chatbots: são uma ferramenta útil para melhorar a experiência do cliente. A inteligência artificial pode ser usada para criar chatbots personalizados que podem interagir com os clientes e ajudá-los a encontrar o que estão procurando. Além disso, os chatbots podem ser programados para realizar tarefas simples, como fazer pedidos ou agendar compromissos.
5. Análise do comportamento do usuário: podem ser programados para analisar o comportamento do usuário no site da empresa e fornecer informações úteis sobre o uso do site. Por exemplo, a inteligência artificial pode determinar quais páginas são as mais visitadas, quais produtos ou serviços são os mais populares e como os usuários interagem com o site. Essas informações podem ser usadas para melhorar a experiência do usuário e aumentar as vendas.

Esses são apenas alguns exemplos de como a inteligência artificial pode ser usada para digitalizar uma empresa. Com a programação e a integração corretas nos processos de negócios, a inteligência artificial pode ser uma ferramenta valiosa para melhorar a eficiência, a experiência do cliente e a lucratividade.