¿Lo hago yo o lo subcontrato?

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¿LO HAGO YO O LO SUBCONTRATO?

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Outsourcing o subcontratación se refiere a la práctica de contratar a otra empresa o individuo para realizar una tarea específica en lugar de hacerlo dentro de la propia empresa. Esta estrategia se utiliza para reducir costos y mejorar la eficiencia en áreas no esenciales del negocio.

Cuando una nueva empresa decide utilizar la subcontratación, debe tener en cuenta varios factores, como el costo, la calidad del trabajo y la confidencialidad de los datos. Es importante encontrar el equilibrio adecuado entre los costos y la calidad del trabajo para asegurarse de que la subcontratación sea rentable.

Algunos ejemplos de áreas que se pueden subcontratar en una nueva empresa incluyen el desarrollo web, el diseño gráfico, la contabilidad, la limpieza, el mantenimiento de equipos y la gestión de redes sociales.

Es importante recordar que la subcontratación no es adecuada para todas las áreas del negocio y que ciertas actividades clave deben ser realizadas internamente para mantener el control y la calidad. Además, es importante asegurarse de que se tiene un contrato claro y detallado con la empresa o individuo contratado para evitar malentendidos o problemas legales en el futuro.

En resumen, la subcontratación puede ser una estrategia eficaz para reducir costos y mejorar la eficiencia en áreas no esenciales del negocio en una nueva empresa, pero es importante encontrar el equilibrio adecuado entre los costos y la calidad del trabajo y recordar que ciertas actividades clave deben ser realizadas internamente.

¿Cómo puede saber un emprendedor que actividades debe de subcontratar?

Un emprendedor puede determinar qué actividades debe subcontratar siguiendo los siguientes pasos:

  1. Identificar las actividades clave: El emprendedor debe primero identificar las actividades clave para su empresa, aquellas que son esenciales para llevar a cabo su propuesta de valor y generar ingresos.
  2. Evaluar sus capacidades y recursos: El emprendedor debe evaluar sus capacidades y recursos actuales para determinar si es capaz de llevar a cabo todas las actividades clave por sí mismo o si necesita ayuda externa.
  3. Analizar el costo-beneficio: El emprendedor debe analizar el costo-beneficio de subcontratar una actividad en lugar de realizarla él mismo. Debe considerar los costos de subcontratación y el impacto que esto tendrá en la calidad y eficiencia del trabajo.
  4. Identificar posibles proveedores externos: Una vez que el emprendedor ha decidido qué actividades subcontratar, debe buscar proveedores externos que sean confiables, eficientes y que ofrezcan un precio justo.
  5. Establecer un contrato claro: Es importante que el emprendedor establezca un contrato claro con el proveedor externo que incluya plazos, especificaciones detalladas de la actividad y cualquier otra condición necesaria.

Al seguir estos pasos, el emprendedor podrá tomar una decisión informada sobre qué actividades subcontratar y asegurarse de que su empresa tenga las mejores oportunidades de éxito.

ALGUNOS EJEMPLOS PRÁCTICOS DE SUBCONTRATACIÓN EN UNA NUEVA EMPRESA SON:

  1. Servicios de contabilidad y finanzas: Muchas empresas subcontratan servicios de contabilidad y finanzas para llevar a cabo la gestión de sus cuentas y manejar temas fiscales, ya que requiere un conocimiento especializado.
  2. Servicios de marketing y publicidad: La subcontratación de servicios de marketing y publicidad permite a las empresas contar con un equipo especializado en la materia para desarrollar campañas publicitarias y estrategias de marketing que impulsen su crecimiento.
  3. Servicios de desarrollo de software: Para muchas empresas, la subcontratación de servicios de desarrollo de software es una forma de ahorrar costos y contar con personal altamente calificado para desarrollar aplicaciones, páginas web y otros sistemas informáticos.
  4. Servicios de logística: Las empresas que requieren de un proceso de distribución y envío de productos a nivel nacional o internacional pueden subcontratar servicios de logística para llevar a cabo estas actividades.
  5. Servicios de limpieza y mantenimiento: Las empresas pueden subcontratar servicios de limpieza y mantenimiento para mantener sus instalaciones en buenas condiciones sin tener que contratar a un equipo de limpieza a tiempo completo.
  6. Servicios de recursos humanos: Las empresas pueden subcontratar servicios de recursos humanos para llevar a cabo actividades como la selección y contratación de personal, la elaboración de nóminas, el control de asistencia, entre otras.

En resumen, la subcontratación permite a las empresas contar con personal altamente calificado para llevar a cabo actividades específicas que no son parte de su core business, lo que les permite ahorrar costos y enfocarse en su actividad principal.

¿Qué actividades no hay que subcontratar?

Las actividades que son críticas para el éxito de la empresa y que están relacionadas con su propuesta de valor única, su ventaja competitiva o su identidad de marca no deben ser subcontratadas. Estas actividades son las que diferencian a la empresa de sus competidores y son las que le permiten ofrecer un valor agregado a sus clientes.

Por ejemplo, si una empresa se enfoca en ofrecer productos de alta calidad y sostenibles, no debería subcontratar la producción de esos productos ya que esto puede poner en riesgo su calidad y su identidad de marca. De manera similar, si una empresa se enfoca en ofrecer un servicio excepcional al cliente, no debería subcontratar la atención al cliente ya que esto puede afectar negativamente su capacidad para brindar ese servicio excepcional.

SUBCONTRATACIONES TÍPICAS EN UNA STARTUP:

  1. Servicios contables y financieros: Una startup podría subcontratar servicios contables y financieros a una empresa especializada para manejar su contabilidad, impuestos, nóminas y otros aspectos financieros.
  2. Desarrollo de software y tecnología: Si la startup no tiene experiencia técnica, puede subcontratar el desarrollo de software y tecnología a un equipo externo.
  3. Servicios legales: Una startup podría subcontratar servicios legales a un abogado o firma de abogados para ayudar con la estructuración de la empresa, acuerdos de inversión y propiedad intelectual.
  4. Diseño gráfico y branding: Una startup podría subcontratar el diseño gráfico y la creación de la marca a una agencia o diseñador gráfico para crear un logo y otros elementos de marca visual.
  5. Marketing digital: Una startup podría subcontratar el marketing digital a una agencia especializada para ayudar con la estrategia de marketing, publicidad en línea y redes sociales.

Es importante destacar que las subcontrataciones que una startup necesitará pueden variar según la naturaleza de la empresa, sus necesidades específicas y su presupuesto disponible.

Las subcontrataciones típicas en una internacionalización pueden variar según la empresa y el sector en el que se encuentre.

ALGUNAS D ELAS SUBCONTRATACIONES MÁS COMUNES INCLUYEN:
  1. Consultoría: una empresa puede subcontratar a consultores especializados en la expansión internacional para ayudar en la identificación de mercados potenciales, las regulaciones y leyes de cada país, los proveedores, la logística y otros factores importantes.
  2. Servicios legales: la empresa puede necesitar subcontratar servicios legales para asesoramiento sobre cuestiones fiscales, propiedad intelectual, leyes y regulaciones comerciales, y otras cuestiones legales relevantes.
  3. Traducción: la empresa puede necesitar subcontratar servicios de traducción para adaptar su sitio web, documentos, contratos y otros materiales a los idiomas locales de los países objetivo.
  4. Marketing: la empresa puede subcontratar servicios de marketing digital para crear una estrategia de marketing en línea que se adapte a los mercados objetivo y alcance a los clientes potenciales.
  5. Logística: la empresa puede subcontratar servicios de logística para manejar la cadena de suministro y asegurarse de que los productos lleguen a tiempo a los clientes internacionales.

Es importante que la empresa evalúe cuidadosamente las necesidades de subcontratación y seleccione proveedores de confianza y con experiencia para asegurar una transición sin problemas en la internacionalización.

Subcontratación, outsourcing, externalización de recursos. La subcontratación es un acuerdo por el que una empresa contrata a otra para que sea responsable de una actividad planificada o existente que se realiza o podría realizarse internamente y, en ocasiones, implica la transferencia de empleados y activos de una empresa a otra.

Es por tanto, la externalización, de actividades complementarias a la actividad principal de tu empresa. Su objetivo, básicamente, consiste en reducir costes recurriendo a otra empresa especializada en esa actividad, con lo que la empresa puede concentrar sus esfuerzos en la actividad principal de su negocio. 

A veces la externalización de servicios está permitiendo a las empresas conseguir altos niveles de competitividad a través de la innovación y la flexibilidad de sus actividades.

Empezamos subcontratando lo que menos valor aporte al cliente, las actividades secundarias, en ningún caso nuestro core o aquella tarea de donde nace nuestra ventaja competitiva (ver actividades clave (+)) que pueden traducirse en una gran ventaja competitiva. Dentro de este contexto, el outsourcing tiene una función eminentemente estratégica. Sacar todo el partido al outsourcing exige cumplir una serie de requisitos básicos, es decir, respetar su esencia para que así cumpla su función de la mejor manera posible. 

Para obtener un resultado positivo que se traduzca en una ventaja competitiva será el fruto de unas decisiones inteligentes a la hora de decidir qué actividades deben subcontratarse y a qué empresas. En algunos casos, por ejemplo, podría convenir externalizar actividades claves (que no esenciales) en las que la empresa no puede ser la mejor. El criterio, por lo tanto, será distinto para cada empresa.

En términos generales, es fundamental, relegar al outsourcing a actividades que no sean fundamentales para la empresa, como control de proveedores, de calidad, seguridad, estrategia, funciones de control de la empresa o de su propia imagen. Contar con servicios especializados, hacer frente a un mercado cambiante o evitar el uso intensivo de recursos, gastos o inversión de capital son algunas de las razones de peso que resultan decisivos a la hora de decidirse.

Ventajas del outsourcing

  • Se opta por servicios especializados, lo que deriva en una mayor efectividad.
  • Un menor coste laboral y de inversión, que repercutirá en la empresa subcontratada.
  • Incremento de la efectividad en la actividad principal de la empresa.
  • Resultado más elaborado que revierte en un producto de mayor calidad.
  • Posibilidad de ahorro en logística y costes laborales en caso de presencia en el exterior.
  • Reducción de costes y sustitución de gastos fijos por variables.

RIESGOS DEL OUTSOURCING:

Lejos de paralizarnos ante los posibles inconvenientes de la subcontratación, conviene conocerlos para saber prevenirlos.

  • Riesgo de resultar perjudicados por una empresa subcontratada que no comparte nuestra cultura.
  • Costes mayores, en especial si se utiliza de forma no estratégica, como subcontratación de personal (ETT).
  • Contingencias y dificultad para negociar precios, sobre todo si se depende de unos pocos proveedores.
  • Problemas de calidad u otras deficiencias por falta de la orientación y control adecuado.
  • Casos de corrupción, explotación, robo o fraude.

Aunque las desventajas son numerosas, la realidad empresarial demuestra que el outsourcing es muy ventajoso y puede ser una pieza clave si buscamos un crecimiento rápido, habida cuenta, además, de las facilidades que ofrecen las nuevas tecnologías de la información para una comunicación fluida en todo el mundo. 

En el actual escenario de alta competitividad a nivel local y mundial, el outsourcing que se lleva a cabo con éxito refuerza la calidad y reduce los costos del producto o servicio.  

Outsourcing en la internacionalización

Aunque son muchos los desafíos con los que se topa una compañía a la hora de establecerse en un nuevo país quizá el principal lo encontrará a la hora de descubrir información sobre el que será su nuevo mercado y entorno. Las ventajas que supone externalizar un servicio dentro de nuestra compañía pero; ¿Cómo realizarlo si estamos pensando en internacionalizar nuestro negocio?

¿Qué podré externalizar y qué no? ¿Cómo podemos estar seguros de que esa nueva empresa cumplirá los estándares de calidad a los que nuestra organización está acostumbrada? Aunque serán muchas las preguntas que nos vendrán a la cabeza, también encontraremos muchas ventajas a la hora de subcontratar alguna actividad en otro país.

¿Has pensado en las posibilidades que daría a tu negocio el tener socios que favorezcan y contribuyan a la entrada en un nuevo entorno? Al hacer este tipo de acuerdos con proveedores extranjeros, tu empresa se pondrá en contacto directo con socios que manejan ese nuevo mercado y que pueden guiarte a la hora de instalarte.

No obstante, la elección de un proveedor en la externalización de un servicio es un momento muy delicado para tu empresa. Ser cauteloso con la información que se brinda a esta compañía será una salvaguarda a la hora de internacionalizar. Te mueves en un entorno desconocido y no conoces ni a tus clientes ni su reputación

Si los recursos humanos de su empresa o su experiencia internacional es limitada, o tu  equipo de exportación trabaja al máximo de sus capacidades en otros mercados pero entiende que la internacionalización es una necesidad básica para la diversificación y el aumento de las ventas de sus productos, te conviene buscar un buen proveedor para subcontratar un equipo de expertos con larga experiencia en comercio exterior y exportación para que le ayudará a iniciar el proceso de internacionalización de su empresa 

VENTAJAS:

  • Te puedes beneficiar de una aportación de valor, de experiencia y de expertise pero con un compromiso flexible. 
  • No es necesario la contratación de nuevos empleados y otras infraestructuras fijas, 
  • Se ahorra dinero y costes de oportunidad, permitiendo a su empresa centrarse en su core business (actividad principal) mientras que las tareas comerciales y de desarrollo de negocio a nivel internacional quedan a cargo de expertos externos.  
  • Algunos de los costes fijos se convierten en variables. Entrevistas, leads, ventas, informes, proyectos finalizados, etc., tendrán un coste dependiendo del grado de aceptación y calidad del trabajo. Solo se paga por aquello que cumple estándares acordados, con lo que se elimina gran parte del riesgo.
  • El outsourcing hace que el riesgo de errores (salvo los propios) recaiga sobre la empresa subcontratada. En estos acuerdos siempre se desea que todo vaya bien, pero es importante delimitar bien los posibles riesgos.
  • La subcontratación de acciones de internacionalización permite centrar el talento propio en otras áreas. Así, se descarga a la organización para que pueda acometer otras tareas críticas.

Su empresa convierte su experiencia en mejores prácticas. Adquirir esas mejores prácticas es fundamental para innovar y avanzar sobre la competencia y se aprovechan las economías de escala de la consultora de internacionalización subcontratada, cuyos costes serán siempre inferiores debido a su especialización.

APLICA ESTE TIP EN TU PROYECTO

TAREA

CASO PRÁCTICO

María es una emprendedora que ha lanzado su propia tienda en línea de productos orgánicos. A medida que su negocio comienza a crecer, se encuentra cada vez más ocupada y le falta tiempo para manejar todas las áreas de su empresa. María se da cuenta de que necesita subcontratar algunas actividades para poder enfocarse en la estrategia y el crecimiento de su negocio.

DESPUÉS DE REALIZAR UN ANÁLISIS DETALLADO DE SU MODELO DE NEGOCIO, MARÍA DECIDE SUBCONTRATAR LAS SIGUIENTES ACTIVIDADES:
  1. Logística y envío: María se da cuenta de que pasar tiempo empacando y enviando pedidos es una tarea que le consume demasiado tiempo. Decide buscar un proveedor externo que se encargue de la logística y el envío para poder enfocarse en la atención al cliente y la adquisición de nuevos clientes.
  2. Diseño gráfico: María también se da cuenta de que la creación de contenido gráfico para su sitio web y redes sociales es una tarea que le lleva mucho tiempo y que necesita de habilidades especializadas. Decide subcontratar a un diseñador gráfico para que le ayude a crear contenido atractivo y de alta calidad para su empresa.
  3. Contabilidad: María no tiene experiencia en contabilidad y no quiere cometer errores que puedan afectar negativamente a su negocio. Decide subcontratar a un contador para que se encargue de la contabilidad y los informes financieros de su empresa.
  4. Marketing digital: María sabe que el marketing es crucial para el éxito de su negocio, pero no tiene el tiempo ni las habilidades necesarias para manejar las campañas publicitarias y de redes sociales por su cuenta. Decide subcontratar a una agencia de marketing digital para que le ayude a crear y ejecutar campañas de marketing efectivas.

Con estas decisiones, María podrá enfocarse en las actividades clave de su negocio, mientras que proveedores externos se encargarán de las actividades que no son críticas para el éxito de su empresa. De esta manera, María podrá manejar mejor su tiempo y llevar su negocio al siguiente nivel.

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Jaime Cavero

Presidente de la Aceleradora mentorDay. Inversor en startups e impulsor de nuevas empresas a través de Dyrecto, DreaperB1 y mentorDay.
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