Cuaderno editable de reactivación empresarial

Convierte el caos de la catástrofe en un expediente ordenado y una hoja de ruta ejecutable

Después de una inundación, terremoto, incendio, erupción, huracán, temporal u otra catástrofe, puedes recibir información y documentos desde muchas fuentes:

• fotografías;
• vídeos;
• informes técnicos;
• mensajes;
• facturas;
• presupuestos;
• solicitudes de ayuda;
• comunicaciones del seguro;
• datos de trabajadores;
• vencimientos;
• decisiones;
• planes;
•  

Cuando toda esa información permanece dispersa entre teléfonos, correos, carpetas y conversaciones, aumenta el riesgo de:

• perder pruebas;
• olvidar plazos;
• duplicar trabajos;
• tomar decisiones contradictorias;
• no justificar correctamente una ayuda;
• dejar sin seguimiento una negociación;
• compartir datos sensibles por canales inadecuados;
• no saber cuál es la siguiente actuación.

El Cuaderno editable de reactivación empresarial reúne en un único sistema todas las plantillas del Manual Universal de Reactivación Empresarial de mentorDay.

El manual organiza la recuperación en cuatro etapas: protocolo de impacto, recuperación de la persona, reorganización del empresario y reactivación de la empresa. También incorpora un cuaderno de trabajo para convertir las recomendaciones en actuaciones documentadas.

No es un formulario que debas completar de una sola vez. Es el espacio de trabajo donde irás construyendo tu recuperación paso a paso.

¿Para qué sirve este cuaderno?

El cuaderno te ayuda a:

• comprobar que las personas están a salvo;
• registrar las primeras actuaciones;
• clasificar la seguridad de las instalaciones;
• conservar las pruebas de los daños;
• preparar el expediente de afectación;
• identificar pérdidas materiales y económicas;
• calcular la caja disponible;
• ordenar préstamos, alquileres, impuestos y proveedores;
• controlar solicitudes de aplazamiento;
• localizar ayudas y seguros;
• definir una actividad mínima;
• recuperar las primeras ventas;
• preparar el plan de continuidad;
• construir una hoja de ruta a 30, 60 y 90 días;
• compartir información ordenada con tu mentor.

Tres formatos complementarios

El cuaderno debe estar disponible en tres formatos.

1. PDF rellenable

Pensado para:

• trabajar sin conexión;
• imprimir;
• completar desde el móvil o el ordenador;
• guardar una fotografía estable del expediente;
• enviar una versión cerrada a una entidad;
• presentar determinadas plantillas a un asesor, perito o mentor.

Ventajas

• conserva el diseño;
• facilita la impresión;
• puede utilizarse sin Google Drive;
• permite guardar una versión fechada;
• resulta adecuado para descargar o archivar.

Limitación

El PDF es una copia de trabajo o fotografía del expediente, pero no es el formato más adecuado para cálculos complejos ni colaboración continua.

2. Google Sheets para cifras y seguimiento

Pensado para:

• inventarios;
• caja;
• daños;
• costes;
• pasivos;
• ayudas;
• plazos;
• pedidos;
• indicadores;
• seguimiento de la hoja de ruta.

Ventajas

• realiza cálculos;
• permite ordenar y filtrar;
• muestra vencimientos;
• facilita actualizar estados;
• puede compartirse con un mentor;
• permite conservar un historial de cambios;
• puede generar gráficos e indicadores.

Contenido principal

• inventario de daños;
• registro de evidencias;
• fotografía de caja;
• mapa de pasivos;
• calendario de plazos;
• ayudas y seguros;
• producto mínimo de reactivación;
• control de pedidos;
• plan de tesorería;
• indicadores a 30, 60 y 90 días.

3. Google Docs para expediente y plan

Pensado para:

• explicar qué ocurrió;
• describir el impacto;
• redactar solicitudes;
• preparar comunicaciones;
• documentar decisiones;
• construir el plan de reactivación;
• recoger conclusiones de las sesiones de mentoría.

Ventajas

• permite redactar textos extensos;
• organiza el expediente mediante títulos;
• facilita comentarios del mentor;
• admite enlaces a fotografías y documentos;
• puede exportarse a Word o PDF;
• permite crear una versión final presentable.

Contenido principal

• identificación de la empresa;
• relato del impacto;
• necesidades humanas;
• resumen de daños;
• decisiones adoptadas;
• comunicaciones;
• expediente de afectación;
• justificación de la necesidad económica;
• plan de continuidad;
• plan de reactivación;
• hoja de ruta.

Importante sobre la sincronización

Los tres formatos deben utilizar:

• la misma estructura;
• los mismos nombres de campos;
• la misma numeración;
• el mismo sistema de versiones;
• las mismas instrucciones.

Sin embargo, no debe prometerse una sincronización automática en tiempo real salvo que mentorDay desarrolle una integración técnica específica.

La solución más segura es:

• utilizar Google Sheets como fuente principal de cifras;
• utilizar Google Docs como fuente principal de narrativas y planes;
• generar el PDF como una copia fechada o versión de entrega.

Sincronizados significa que contienen la misma metodología y pueden actualizarse de forma coherente. La transferencia automática de información entre formatos requiere programación adicional.

Cómo empezar

Paso 1. Crea tu copia privada

Pulsa: CREAR MI CUADERNO PRIVADO

El sistema debe generar o facilitar:

• una copia de Google Docs;
• una copia de Google Sheets;
• el PDF rellenable;
• una carpeta recomendada para evidencias.

No trabajes directamente sobre la plantilla pública.

Paso 2. Cambia el nombre de los archivos

Formato recomendado: `REACTIVACION_[EMPRESA]_[TERRITORIO]_[FECHA]`

Ejemplo: `REACTIVACION_PANADERIA-SOL_VALENCIA_2026`

Paso 3. Completa únicamente la fase que te corresponde

Durante las primeras 48 horas

Completa:

• seguridad;
• empleados;
• evidencias;
• avisos;
• riesgos inmediatos.

Durante la primera semana

Completa:

• daños;
• caja;
• vencimientos;
• ayudas;
• obligaciones;
• actividad mínima.

Durante las semanas siguientes

Completa:

• continuidad;
• financiación;
• ventas;
• reconstrucción;
• hoja de ruta.

Paso 4. Comparte el cuaderno con tu mentor

Puedes facilitar acceso a:

• todo el cuaderno;
• solo el documento de planificación;
• únicamente la hoja que necesitas revisar;
• una copia sin datos especialmente sensibles.

El mentor puede ayudarte a:

• identificar lagunas;
• revisar prioridades;
• preparar preguntas;
• ordenar decisiones;
• comprobar la coherencia de la hoja de ruta;
• realizar seguimiento.

Qué debes completar primero

No intentes rellenar todas las hojas. Empieza por este orden:

1. Personas y seguridad.
2. Instalaciones y accesos.
3. Actividad mínima.
4. Plan de 72 horas.
5. Expediente de afectación.
6. Ayudas y financiación.
7. Hoja de ruta.

Estructura completa del cuaderno

BLOQUE 0. PORTADA Y CONTROL

Plantilla 0.1. Identificación de la empresa

• Nombre comercial:
• Razón social:
• Identificación fiscal:
• Actividad:
• Dirección afectada:
• Representante:
• Teléfono:
• Correo:
• Número de trabajadores:
• Fecha de la catástrofe:
• Tipo de catástrofe:
• Territorio:

Plantilla 0.2. Control de versiones

Estados

• Pendiente de información.
• En revisión con mentor.
• Revisada por profesional.
• Lista para presentar.

Plantilla 0.3. Índice de documentos

BLOQUE 1. FASE 0: PRIMERAS 48 HORAS

Plantilla 1.1. Control de personas

Enlace relacionado: https://mentorday.es/wikitips/aviso-emergencia-empleados-catastrofe/

Plantilla 1.2. Seguridad de las instalaciones

Enlace relacionado: https://mentorday.es/wikitips/checklist-seguridad-instalaciones-tras-catastrofe/

Plantilla 1.3. Registro cronológico

Plantilla 1.4. Registro de evidencias

Enlace relacionado: https://mentorday.es/wikitips/cadena-custodia-pruebas-danos-negocio-catastrofe/

Plantilla 1.5. Comunicaciones realizadas

Plantilla 1.6. Plan de las próximas 72 horas

Enlace relacionado: https://mentorday.es/wikitips/protocolo-primeras-48-horas-empresa-catastrofe/

BLOQUE 2. FASE 1: LA PERSONA

Plantilla 2.1. Triaje de necesidades

Plantilla 2.2. Red de apoyo

Plantilla 2.3. Señales de sobrecarga

• [ ] No puedo dormir.
• [ ] No puedo concentrarme.
• [ ] Tomo decisiones impulsivamente.
• [ ] Siento que todo debe resolverse hoy.
• [ ] Me resulta imposible delegar.
• [ ] Estoy evitando hablar con alguien.
• [ ] Necesito una evaluación profesional.

Este apartado no sustituye atención sanitaria o psicológica.

BLOQUE 3. FASE 2: EL EMPRESARIO

Plantilla 3.1. Hechos, temores y decisiones

Plantilla 3.2. Matriz de urgencia e impacto

Plantilla 3.3. Inventario de daños

Plantilla 3.4. Fotografía de caja de siete días

Plantilla 3.5. Mapa de pasivos y moratorias

Enlace relacionado: https://mentorday.es/wikitips/mapa-pasivos-moratorias-catastrofe-empresa/

Plantilla 3.6. Registro de solicitudes de aplazamiento

Plantilla 3.7. Decisiones congeladas

Plantilla 3.8. Comunicaciones con grupos de interés

BLOQUE 4. EXPEDIENTE DE AFECTACIÓN

Plantilla 4.1. Resumen del impacto

• Qué ocurrió:
• Fecha y lugar:
• Cómo afectó a la actividad:
• Días de cierre:
• Empleos afectados:
• Principales daños:
• Necesidad económica inmediata:

Plantilla 4.2. Daños por categoría

Plantilla 4.3. Pérdida de ingresos

Plantilla 4.4. Gastos extraordinarios

Plantilla 4.5. Fuentes de cobertura

BLOQUE 5. AYUDAS Y ANEXO TERRITORIAL

Plantilla 5.1. Ayudas localizadas

Plantilla 5.2. Matriz de elegibilidad

Plantilla 5.3. Calendario de plazos

Enlace relacionado: https://mentorday.es/wikitips/plantilla-anexo-territorial-reactivacion-empresarial/

BLOQUE 6. FASE 3: LA EMPRESA

Plantilla 6.1. Recursos conservados

Plantilla 6.2. Producto mínimo de reactivación

Puedo volver a vender __________ a __________ utilizando __________, mediante __________ y cobrando __________.

Enlace relacionado: https://mentorday.es/wikitips/producto-minimo-reactivacion-ventas-emergencia/

Plantilla 6.3. Control de pedidos

Plantilla 6.4. Plan de continuidad simplificado

Enlace relacionado: https://mentorday.es/wikitips/plan-continuidad-negocio-simplificado-catastrofes/

Plantilla 6.5. Personas y sustitutos

Plantilla 6.6. Proveedores críticos

Plantilla 6.7. Sistemas y datos

BLOQUE 7. FINANCIACIÓN DE LA REACTIVACIÓN

Plantilla 7.1. Necesidad de financiación

Plantilla 7.2. Comparación de alternativas

Plantilla 7.3. Uso de los fondos

BLOQUE 8. HOJA DE RUTA A 30, 60 Y 90 DÍAS

Plan de 30 días

Plan de 60 días

Plan de 90 días

BLOQUE 9. SEGUIMIENTO CON EL MENTOR

Plantilla de sesión

• Fecha:
• Situación desde la última sesión:
• Avances:
• Bloqueos:
• Decisión que necesito contrastar:
• Tres acciones acordadas:
• Responsable:
• Próxima sesión:

Panel de seguimiento

Estados

• No iniciada.
• En curso.
• Pendiente de tercero.

BLOQUE 10. INDICADORES DE RECUPERACIÓN

Panel de situación general

🔴 Emergencia

• existen riesgos humanos;
• el acceso no es seguro;
• faltan pruebas;
• no hay responsable;
• la caja es crítica.

🟠 Organización

• las personas están protegidas;
• los daños se están documentando;
• faltan valoraciones;
• se están negociando obligaciones;
• todavía no existe actividad estable.

🟡 Reactivación inicial

• existe una oferta mínima;
• comienzan las ventas;
• existe un plan de continuidad;
• se tramitan ayudas y financiación.

🟢 Recuperación controlada

• la actividad es estable;
• existe caja;
• se conservan empleos;
• el plan de 90 días está en ejecución;
• se han reducido vulnerabilidades.

Cómo compartir el cuaderno con el mentor

Acceso recomendado

En Google Drive utiliza:

• Lector, cuando solo deba consultar;
• Comentador, cuando deba hacer observaciones sin modificar;
• Editor, únicamente cuando trabajéis conjuntamente sobre el documento.

Recomendación

Otorga al mentor acceso de comentador al principio. Concede edición solo cuando sea necesario.

Antes de compartir

• comprueba los destinatarios;
• evita enlaces públicos;
• elimina datos personales innecesarios;
• limita el acceso a carpetas sensibles;
• no compartas contraseñas;
• utiliza versiones anonimizadas cuando proceda;
• revisa los permisos después de finalizar el acompañamiento.

Protección de información sensible

El cuaderno puede contener:

• documentos de identidad;
• datos de trabajadores;
• información bancaria;
• contratos;
• pólizas;
• números de cuenta;
• datos de clientes;
• información sanitaria;
• contraseñas;
• fotografías del sistema de seguridad.

No incluyas directamente

• contraseñas;
• claves bancarias;
• códigos de alarma;
• datos médicos innecesarios;
• documentos completos cuando basta una referencia;
• información personal en hojas compartidas ampliamente.

Sistema recomendado

En lugar de adjuntar información especialmente sensible, utiliza:

Documento almacenado en carpeta restringida: [nombre o referencia].

Organización recomendada de la carpeta

• 00_LEEME_E_INSTRUCCIONES
• 01_PRIMERAS_48_HORAS
• 02_PERSONAS
• 03_EVIDENCIAS
• 04_DANOS
• 05_CAJA_Y_PASIVOS
• 06_AYUDAS_Y_SEGUROS
• 07_OPERACIONES_Y_VENTAS
• 08_CONTINUIDAD
• 09_FINANCIACION
• 10_PLAN_30_60_90
• 11_SESIONES_CON_MENTOR
• 12_VERSIONES_PRESENTADAS

Reglas

• No mezcles originales y copias de trabajo.
• No edites fotografías originales.
• Utiliza nombres fechados.
• No borres una versión presentada.
• Guarda cada entrega en una carpeta separada.
• Conserva una copia fuera del dispositivo principal.

Sistema de nombres

• Documentos: `AAAA-MM-DD_TIPO_EMPRESA_VERSION`
  • Ejemplo: `2026-08-03_INVENTARIO_PANADERIA-SOL_V01`
• Evidencias: `FECHA_EMPRESA_ZONA_TIPO_NUMERO`
  • Ejemplo: `20260803_PANADERIA-SOL_ALMACEN_FOTO_001`
• Solicitudes: `FECHA_ORGANISMO_MEDIDA_ESTADO`
  • Ejemplo: `20260805_AYUNTAMIENTO_AYUDA-DIRECTA_PRESENTADA`

Flujo de trabajo recomendado

1. Recoger: Guarda datos, fotografías, comunicaciones y documentos.
2. Clasificar: Sitúa cada elemento en la hoja o carpeta correspondiente.
3. Verificar: Distingue:
   1. confirmado;
   2. pendiente;
   3. estimado;
   4. no aplicable.
4. Decidir: Convierte la información en una actuación
5. Asignar: Indica responsable y plazo.
6. Ejecutar: Realiza la acción.
7. Registrar: Guarda el resultado y el justificante
8. Revisar con el mentor: Analiza avances, bloqueos y siguientes pasos.

Qué debe revisar el mentor

El mentor no debe limitarse a leer el expediente.

Debe ayudar a comprobar:

• si las prioridades son coherentes;
• si faltan evidencias;
• si la caja está actualizada;
• si las decisiones están justificadas;
• si existe sobrecarga;
• si la financiación tiene un uso definido;
• si la primera oferta es viable;
• si el plan tiene responsables;
• si los plazos son realistas;
• si la recuperación depende demasiado de una sola persona.

Checklist antes de compartir

• [ ] He creado mi propia copia.
• [ ] El nombre del archivo identifica a mi empresa.
• [ ] Los permisos no son públicos.
• [ ] He eliminado contraseñas.
• [ ] He limitado los datos personales.
• [ ] Las cifras están actualizadas.
• [ ] He indicado qué datos son estimaciones.
• [ ] He señalado qué decisión necesito contrastar.
• [ ] He incluido las tres prioridades actuales.
• [ ] He fijado la próxima revisión.

Checklist semanal del empresario

• [ ] Actualizar caja.
• [ ] Revisar próximos vencimientos.
• [ ] Registrar nuevas evidencias.
• [ ] Actualizar ayudas.
• [ ] Revisar solicitudes pendientes.
• [ ] Registrar ventas.
• [ ] Actualizar indicadores.
• [ ] Cerrar acciones completadas.
• [ ] Preparar la sesión con el mentor.
• [ ] Guardar una nueva versión.

Errores que debes evitar

• Completar todas las plantillas el primer día.
• Trabajar sobre la plantilla pública.
• Compartir el enlace con acceso abierto.
• Guardar contraseñas dentro del cuaderno.
• Mezclar cifras estimadas y verificadas.
• Sobrescribir una versión presentada.
• No registrar las fuentes.
• No asignar responsables.
• No actualizar los plazos.
• Utilizar el PDF como única copia.
• Duplicar cifras diferentes en varios archivos.
• Compartir información sensible con demasiadas personas.
• Confiar en que los tres formatos se actualizan automáticamente.
• No preparar copias de seguridad.
• Convertir el cuaderno en un archivo enorme que nadie revisa.
• Confundir completar plantillas con ejecutar acciones.

Microacción de diez minutos

Haz ahora únicamente estas acciones:

• Crea tu copia privada.
• Cambia el nombre de los archivos.
• Completa los datos de la empresa.
• Registra tus tres prioridades.
• Añade el plazo más próximo.
• Comparte el documento con tu mentor como comentador.

Ya has convertido una situación dispersa en un espacio de trabajo ordenado.