AUTOMATIZACIÓN DE ACTIVIDADES

DIGITALIZACIÓN

Acelera tu empresa con estos consejos de expertos «Automatización de actividades. Digitalización». ¡Analiza y descubre esta TIP!

En tu modelo de negocio (+) has identificado muchas actividades (+) que debes de realizar para crear el valor suficiente que satisfaga a tu segmento de clientes (+).

Al principio de tu empresa realizarás todas las actividades a mano, primero lo harás tu mismo y cuando lo tengas muy muy claro y repetitivo delegar el trabajo a otras personas contratadas o subcontratadas (ver TIP delegar) empleando mucho esfuerzo manual y muchas horas de personas que te resultará muy caras. y muy poco escalables (ver TIP escalabilidad)

¿CUÁNDO DEBES EMPEZAR A AUTOMATIZAR?

Cuando superes una determinado volumen de ventas y después de alcanzar un hito que que te hayas marcado para ver tu evolución, y tengas asegurados unos cuantos clientes y puedas crecer más, es en este momento en el que debes de proceder a automatizar actividades para conseguir reducir costes y hacerte más escalable.

Además, solo debes de automatizar procesos que ya repites habitualmente, y que tienes muy claro todos sus pasos. Automatizar un proceso que no está claro, para tener que cambiarlo enseguida es una inversión extra que no te conviene. ¡¡No tiene sentido automatizar si todavía no tengo asegurados el volumen de clientes suficiente!!

¿CÓMO AUTOMATIZAR?

Clarificar, dibujar y describir el proceso que quieres automatizar, compartirlo con toda tu gente para que aporten mejoras y validen el desarrollo del proceso y después hablar con expertos para ver que soluciones existen ya desarrolladas en el mercado que puedas probar e implantar rápido y al menor coste ¡¡Cuidado con los desarrollos a medida, son caros, largos,… a veces desesperantes!! Muchas veces, es mejor aprovechar las soluciones desarrolladas estándar, que ya existe en el mercado aunque no se ajuste exactamente a lo que te gustaría.

La digitalización es una forma de automatización de procesos administrativos utilizando desarrollos informáticos estándar. Empieza a automatizar aquellos procesos que solucionen tus cuellos de botella (ver TIP), o que te den la mejor relación (reducción coste prevista/inversión requerida).

• ¿CUÁNTO CUESTA AUTOMATIZAR?

¡¡Automatizar supone mucha inversión, en dinero y tiempo!! que debes de valorar bien previamente.

• ¿VENTAJAS DE LA AUTOMATIZACIÓN?

Conseguir un modelo de negocio más escalable.

La automatización de actividades y la digitalización son aspectos clave para acelerar el crecimiento de una empresa, pero deben abordarse con cuidado y estrategia.

AQUÍ HAY ALGUNOS ASPECTOS FUNDAMENTALES QUE TODO EMPRENDEDOR DEBE TENER EN CUENTA:

¿CUÁNDO EMPEZAR A AUTOMATIZAR?

La automatización no es un proceso que deba implementarse desde el primer día. Antes de tomar cualquier medida hacia la automatización, debes tener muy claro qué actividades son fundamentales para tu modelo de negocio y añaden valor real a tu segmento de clientes. Además, estas actividades deben haberse validado a través de un volumen de ventas constante o haber alcanzado un hito específico que muestre que la actividad es crucial para la empresa.

• Regla de Oro: si no estás seguro de que una actividad es esencial y la mantendrás a futuro, no la automatices. Automatizar demasiado pronto puede llevar a inversiones inútiles si tienes que cambiar de rumbo.

¿CÓMO AUTOMATIZAR?

• Clarificar el Proceso: antes de invertir en cualquier tipo de automatización, es fundamental entender el proceso actual de principio a fin. Dibuja un mapa del proceso y comparte este conocimiento con tu equipo.
• Validación del Equipo: es crucial obtener retroalimentación de las personas que están directamente involucradas en el proceso que se va a automatizar. Ellos pueden ofrecer valiosas perspectivas sobre cómo hacer el proceso más eficiente.
• Explorar Soluciones Existentes: en la mayoría de los casos, ya habrá soluciones de automatización disponibles en el mercado. Optar por una solución ya desarrollada suele ser más rápido y menos riesgoso que crear una desde cero.

¿CUÁNTO CUESTA AUTOMATIZAR?

Automatizar es una inversión tanto de tiempo como de recursos financieros. Debes evaluar cuidadosamente el retorno de la inversión (ROI) que se espera del proceso de automatización. Este ROI no solo debe considerar el ahorro de costes sino también cómo la automatización podría hacer que tu modelo de negocio sea más escalable y competitivo.

VENTAJAS DE LA AUTOMATIZACIÓN:

La automatización puede ofrecer una serie de ventajas, incluido un modelo de negocio más escalable y un ahorro significativo de tiempo y recursos. Sin embargo, es crucial tener en cuenta que la automatización no es el fin sino un medio para llegar a un fin: un negocio más eficiente y rentable. Por lo tanto, cada decisión de automatizar debe tomarse en el contexto más amplio de tu estrategia empresarial.

En resumen, la automatización y la digitalización son herramientas poderosas para cualquier empresa en crecimiento, pero deben implementarse de manera estratégica. El enfoque debe estar siempre en añadir valor al cliente y asegurar que la inversión realizada en la automatización se traduzca en un crecimiento efectivo y sostenible para tu negocio.

EJEMPLOS PRÁCTICOS DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS QUE SUELEN SER COMUNES EN DIFERENTES TIPOS DE EMPRESAS:

• AUTOMATIZACIÓN DE ATENCIÓN AL CLIENTES CON CHATBOTS

  • Industria: Retail, Servicios, Tecnología.
  • Problema a resolver: atender a una gran cantidad de consultas de clientes de forma eficiente.
  • Solución: implementación de un chatbot para manejar preguntas frecuentes, redirigir a los clientes al departamento correcto o resolver problemas comunes.
  • Beneficios: atención 24/7, reducción de la carga de trabajo en el equipo de atención al cliente, y mejor experiencia para el usuario.

• AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE ONBOARDING DE EMPLEADOS

  • Industria: Recursos Humanos, Corporativas.
  • Problema a resolver: Agilizar y estandarizar el proceso de incorporación de nuevos empleados.
  • Solución: Utilizar software de Recursos Humanos para automatizar tareas como la asignación de recursos, capacitación, y recolección de documentos.
  • Beneficios: Reducción del tiempo y esfuerzo en la incorporación, mejora en la satisfacción del empleado y estandarización del proceso.

• AUTOMATIZACIÓN DE FACTURACIÓN Y COBROS

  • Industria: Finanzas, E-commerce.
  • Problema a resolver: Manejar grandes volúmenes de facturas y pagos de manera efectiva.
  • Solución: implementar un sistema de facturación automatizado que genere, envíe y archive facturas automáticamente.
  • Beneficios: reducción de errores humanos, mejora en la eficiencia y optimización del flujo de efectivo.

• AUTOMATIZACIÓN DE MARKETING POR CORREO ELECTRÓNICO

  • Industria: Marketing, Ventas
  • Problema a resolver: Mantener una comunicación constante y efectiva con clientes y leads.
  • Solución: Utilizar plataformas de automatización de marketing para segmentar listas de correo y enviar mensajes adaptados a las necesidades y comportamientos del usuario.
  • Beneficios: Mayor tasa de conversión, mejora en la retención de clientes y ahorro de tiempo.

• AUTOMATIZACIÓN DE INVENTARIO

• • Industria: Manufactura, Retail.
  • Problema a resolver: mantener niveles de inventario óptimos para evitar el exceso de stock o la falta de productos.
  • Solución: implementar un sistema de gestión de inventario que actualice automáticamente los niveles de stock en función de las compras y ventas.
  • Beneficios: mejora en la eficiencia de la cadena de suministro, reducción de costos y mejor servicio al cliente.

Cada uno de estos ejemplos tiene sus particularidades, y es crucial evaluar detenidamente si la automatización es la mejor opción para tu caso, especialmente en términos de retorno de inversión y valor añadido para el cliente.

LA AUTOMATIZACIÓN ES UN COMPONENTE CLAVE PARA LOGRAR UN MODELO DE NEGOCIO MÁS ESCALABLE POR VARIAS RAZONES:

• REDUCCIÓN DE COSTOS OPERATIVOS

Automatizar procesos permite a las empresas manejar más tareas sin necesidad de contratar más personal. Esto reduce los costos operativos, lo cual es especialmente crucial cuando se busca expandir el negocio.

• MAYOR EFICIENCIA Y PRODUCTIVIDAD

Los procesos automatizados son más rápidos y menos propensos a errores que los realizados manualmente. Esto permite que las empresas puedan manejar un mayor volumen de trabajo en menos tiempo, mejorando la eficiencia general.

• ENFOCARSE EN TAREAS DE MAYOR VALOR

Al automatizar tareas rutinarias, los empleados pueden dedicar más tiempo a funciones que aportan más valor al negocio, como el desarrollo de estrategias, la toma de decisiones más informada o el fortalecimiento de las relaciones con los clientes.

• MEJORA EN LA CALIDAD DEL SERVICIO

La automatización también puede mejorar la experiencia del cliente al hacer los procesos más rápidos y precisos. Esto se traduce en un servicio más eficiente, que a su vez puede contribuir al crecimiento y la escalabilidad.

• FACILITAR LA EXPANSIÓN GEOGRÁFICA

Un modelo de negocio automatizado es más fácil de replicar en diferentes ubicaciones. Los procesos estandarizados permiten una expansión más ágil y con menores obstáculos operativos.

• FLEXIBILIDAD Y ADAPTABILIDAD

Los sistemas automatizados suelen ser más fáciles de modificar y adaptar. Esto permite que la empresa pueda adaptarse más rápidamente a cambios en el mercado o en la demanda de los consumidores, un factor crucial para la escalabilidad.

• ANÁLISIS DE DATOS Y TOMA DE DECISIONES

Los sistemas automatizados generan datos que pueden ser analizados para mejorar el negocio. Este tipo de información puede ser crucial para identificar oportunidades de crecimiento y áreas que requieren mejora.

• PREVISIBILIDAD

La automatización proporciona una estructura y un orden que hacen más previsibles los costos y los ingresos. Esta previsibilidad es esencial para cualquier estrategia de escalado, ya que ayuda a planificar y asegurar la sostenibilidad del crecimiento.

En resumen, la automatización no solo aporta eficiencia sino que también permite que las empresas redirijan sus recursos hacia el crecimiento y la expansión, haciendo el modelo de negocio más escalable.