La Planificación y Gestión de Proyectos, clave del triunfo en el alcance de los objetivos fijados.
Toda empresa o emprendedor se debe enfrentar continuamente a la elaboración de grandes proyectos. Las necesidades clave para definir y planificar proyectos para que sean exitosos son:
- Análisis de viabilidad del proyecto, en términos comerciales, técnicos y económicos. Plantearnos preguntas como: ¿Tiene sentido? ¿Contamos con recursos adecuados? ¿Es posible? ¿Somos capaces? ¿Tenemos tiempo?
- Construcción de acuerdos, para determinar el alcance, los objetivos y aspectos que deben quedar aclarados para arrancar y planificar el proyecto.
- Correcta gestión de conflictos, generando acuerdos con el equipo y clientes para enfocar adecuadamente los esfuerzos.
- Desarrollo o gestión de equipos, para obtener el máximo de cada uno de ellos y por lo tanto el máximo resultado.
- Gestión de riesgos y oportunidades, detectando los riesgos del proyecto y teniendo medidas que eliminen, reduzcan o palien los efectos negativos.
Las Fases de un Proyecto son:
- El primer paso es la definición del proyecto: la esencia de la idea, viabilidad, procedimientos, riesgos y oportunidades. Se debe de redactar un documento resumen del proyecto tras la puesta en común de todos los participantes. Para evitar problemas desde el inicio del proyecto se tiene que:
- Adecuar las herramientas necesarias y los recursos a utilizar.
- Definir adecuadamente los riesgos del proyecto.
- Establecer un liderazgo adecuado, con seguimiento y control.
- Establecer y definir correctamente los roles, medios necesarios y vías de comunicación de las partes involucradas.
- Apertura y participación de todos los stakeholders afectados.
- Le sigue la fase de Planificación que necesita de Análisis y reflexión constante para iterar sobre el proyecto y su adaptación continua de manera ágil. Para ello, necesitas desarrollar un plan de comunicación que garantice la eficacia y fluidez e incluya a todos los afectados, así como elaborar cuatro líneas o grandes planes de actuación:
- Primero el Plan de Compras y gastos previstos en el proyecto.
- Un segundo Plan de Gestión de las Personas involucradas.
- El Plan de Acción de donde podremos extraer las tareas y los recursos a necesitar.
- Y finalmente, el Plan de Contingencia para actuar ante las desviaciones, riesgos e imprevistos.
- La parte crucial vienen con la Ejecución del proyecto, donde:
- Debes controlar el progreso y cumplimiento de cada fase, tomando medidas paliativas de ser necesario.
- Elaborar y ajustar el presupuesto según necesidades, prioridades y objetivos, con seguimiento constante mes a mes.
- Se debe negociar y renegociar con los proveedores.
- Monitorización del proyecto donde:
- Elaborar informes de seguimiento y activar plan de contingencia de ser necesario.
- Por último, el Cierre donde podremos revisar y comparar el resultado final del mismo con los participantes del proyecto.
